Come tenere traccia degli “action item” e dei “follow-up” nelle riunioni + modello - iBabs

Come tenere traccia degli “action item” e dei “follow-up” nelle riunioni + modello

Le riunioni possono essere molto impegnative e, con così tante discussioni e questioni da trattare, è facile dimenticare gli accordi verbali presi e le decisioni intraprese. Questo può influire sulla produttività e causare spreco di risorse preziose, tempo, fatica ed energia.

Quando le riunioni si svolgono in questo modo, ci vuole più tempo per completare ricerche e progetti. Questo è spesso  dovuto a scadenze non rispettate o a errori di comunicazione tra le parti. Se le scadenze per le azioni decise non sono chiare, non è possibile dar seguito o verificare questi elementi.

Pertanto, come possiamo, noi amministratori e segretari, evitare che queste situazioni si verifichino? Un approccio consiste nell’annotare nel verbale della riunione un elenco di action item (ossia azioni da portare a termine) e assicurarsi che siano gestite in modo appropriato. Questo renderà le riunioni molto più efficienti, evitando di passare il tempo a discutere di action item precedenti che non sono stati portati a termine.

In questo articolo analizzeremo come tenere traccia degli action item concordati durante la riunione con un relativo modello di follow-up. Cominciamo...

Cos'è un action item di una riunione?

Un action item è un compito discusso e concordato tra coloro che hanno preso parte a una riunione. Potrebbe semplicemente trattarsi di fissare un altro incontro per approfondire un argomento che è stato toccato solo brevemente. Potrebbe trattarsi di un'azione immediata come inviare un'e-mail o contattare un determinato cliente o partner. 

Alcuni action item potrebbero includere la pianificazione di progetti o presentazioni, mentre altri sono basati sui dati. In ogni caso, i dettagli e i risultati attesi degli interventi devono essere discussi nel momento in cui tali action item vengono assegnati. 

Tutti gli action item di una riunione devono essere assegnati a un individuo o a un team, con una persona responsabile di portare a termine quel particolare item. Ad esempio, un compito relativo ai post sui social media potrebbe essere assegnato al team di marketing digitale, con il manager del marketing digitale indicato come il soggetto responsabile di quel lavoro. Evidenzia gli action item negli appunti e nel verbale della riunione per assicurarti di averli registrati tutti.

L'importanza degli action item nelle riunioni

Se ognuno fa la sua parte per portare a termine gli action item nel rispetto delle scadenze, i progetti avanzano rapidamente. È importante mantenere lo slancio impostando delle scadenze e un solido processo di follow-up. 

A volte, un action item completato porta a sua volta all’action item successivo. Ad esempio, se il team di vendita ha creato un foglio di calcolo che illustra l'attività del mese e il motivo per cui non ha soddisfatto gli obiettivi di fatturato, le azioni successive per gli altri membri del team potrebbero essere:

  • Organizzare un incontro formale con il responsabile del reparto.
  • Organizzare sessioni di formazione sulle vendite.
  • Ricercare potenziali nuovi partner di tecnologia di vendita o di sistemi telefonici.
  • Creare una ripartizione dei dati per mostrare la performance di ciascun membro del team, utilizzando le scorecard della performance di vendita.
  • Interloquire con la Logistica o con le Operazioni su eventuali difficoltà con i livelli di scorte e di fornitura.
  • Assumere (o promuovere) un responsabile del team di vendita che fornisca un maggiore supporto quotidiano al team.

Queste azioni possono contribuire a incrementare la performance di vendita, e, di conseguenza, i ricavi e la crescita dell'azienda.

Esempi di action item di una riunione

Normalmente, gli action item di una riunione dipendono dal tipo di azienda che si gestisce e dai team coinvolti. Alcuni esempi in relazione alle riunioni sono:

  • Seguire un potenziale cliente o un cliente finale o prospect particolare
  • Gestire una problematica con un cliente
  • Preparare una presentazione o un lancio di vendita
  • Trovare nuove fonti di dati sui clienti da collegare al tuo strumento CRM (gestione delle relazioni con i clienti)
  • Esplorare una nuova tecnologia o un nuovo strumento
  • Completare un preventivo per un nuovo cliente
  • Correggere un software o riparare un’apparecchiatura hardware
  • Preparare l’ordine del giorno della riunione del CdA successiva
  • Trovare una risposta a una domanda specifica
  • Trovare una soluzione a un problema specifico
  • Finalizzare un piano
  • Apportare modifiche a una relazione
  • Creare documenti modello
  • Organizzare file e cartelle
  • Condurre un colloquio o scrivere un blog post
  • ... e l'elenco continua!

Come gestire in modo efficiente gli action item

1. Assicurati che l'action item sia chiaro

Il primo passo consiste nell’assicurarsi che l'action item sia il più chiaro e dettagliato possibile. Cerca di non assegnare action item vaghi, del tipo "Preparare una presentazione di vendita", con una scadenza. Spesso, durante l'incontro, vengono discusse ulteriori informazioni su cosa includere.

Se l'action item assegnato non è chiaro, contatta i soggetti coinvolti per assicurarti che il documento informativo e i risultati attesi siano chiari. Un action item ben formulato e corredato da una descrizione o delle note contribuirà a evitare qualsiasi confusione.

2. Conserva tutti gli action item in un unico posto

Se i vari action item vengono conservati in posti diversi, è probabile che questo crei problemi e confusione tra i team. 

Questo può anche essere demoralizzante per chi aveva delle responsabilità e le ha accidentalmente disattese. Per evitare questo inconveniente, archivia tutti gli action item in un unico posto, in modo da renderli più facili da gestire e da seguire così che siano completati in tempo.

3. Ordina gli action item

Suggerimento: Trai spunto dal modello e dallo schema della sezione successiva!

Esistono diversi modi per ordinare i tuoi action item, a seconda del metodo di tracking che utilizzi. Puoi ordinarli per:

  • Stato (in corso, in sospeso, completato, ecc.)
  • Priorità o urgenza
  • Scadenza (più vicina o più lontana)
  • Soggetto responsabile
  • Team responsabile
  • In scadenza/in ritardo

Con la flessibilità organizzativa che ti consente questo metodo, è facile visualizzare le azioni ancora da portare a termine e rintracciare i colleghi interessati. 

4. Assegna un responsabile e una scadenza

Per ogni azione, assegna chiaramente un individuo o un membro del team e una scadenza ragionevole. Potresti dover comunicare con questa persona per fissare una scadenza in base all'urgenza o meno dell'azione e al suo attuale carico di lavoro e disponibilità. Oppure, l’action item potrebbe essere vincolato da limiti di tempo, laddove stabilito dal responsabile della riunione. 

La comunicazione è fondamentale per muoversi in maniera corretta, così come lo è la chiarezza, per assicurarsi che ogni individuo sia consapevole delle proprie responsabilità.

5. Comunica eventuali problemi o cambiamenti di priorità

Durante le riunioni, gli action item possono essere assegnati senza una conoscenza completa dell'intero processo. A volte, solo quando il soggetto a cui è stata assegnata l’azione inizia a lavorarvici si rende conto che mancano parti essenziali, come alcuni dati, l'accesso alle informazioni, o che un membro del team è in congedo. 

Devi dare l'opportunità alle persone coinvolte, nel tuo sistema di tracking delle azioni o altrove, di condividere queste informazioni, e magari aggiungere un action item precedente da completare prima che il loro action item possa essere portato a termine. Questo potrebbe modificare la scadenza finale.

Allo stesso modo, devi assicurarti di informare i membri del tuo team di qualsiasi modifica apportata a un action item o alla sua priorità. Questo avrà un impatto sull'individuo/team responsabile, che potrebbe estendersi anche ad altri action item.

6. Monitora i progressi

Infine, monitora l’avanzamento degli action item. Avere tutto in un unico posto con compiti, appunti, priorità, responsabilità e scadenze chiare dovrebbe mantenere l'intero team allineato riguardo alle attività da portare a termine e le relative scadenze. 

Controlla abbastanza regolarmente il documento di tracking, e non esitare a interpellare il responsabile assegnato riguardo agli action item ancora da completare prima della scadenza o alla scadenza specificata. Per esempio, è possibile che tale soggetto responsabile non abbia fornito aggiornamenti riguardo all’avanzamento dell’action item sul documento di tracking. Spronalo per mantenerlo in carreggiata!

Modello per gli action item di una riunione

Molte aziende utilizzano fogli elettronici o strumenti di gestione dei progetti per tenere traccia degli action item. Puoi utilizzare la seguente tabella (o un foglio di calcolo con uno schema simile) per applicare questo sistema per la tua azienda. Ti consigliamo di utilizzare un software per fogli elettronici collaborativo, come ad esempio Google Sheets o un portale per la gestione dei CdA come iBabs per consentire a tutti gli interessati di aggiornare lo stato dei singoli action item. 

Puoi anche utilizzare codici cromatici e la formattazione condizionale per fornire un'idea chiara dello stato di avanzamento dell’action item, ad esempio assegnando dei colori alle colonne Stato, Priorità e Data di scadenza.

StatoAction itemAssegnato aPrioritàScadenzaNote
Non iniziatoItem 1Direttore MarketingAlta00/00/00In attesa di informazioni
In corsoItem 2CFOAlta00/00/00Contattato cliente
CompletatoItem 3Dipartimento ITMedia00/00/00Errore #4324 corretto
In sospesoItem 4Responsabile MarketingBassa00/00/00In attesa dei dati
In ritardoItem 5Team di venditaBassa00/00/00Presentazione di vendita
In corsoItem 6Risorse UmaneAlta00/00/00Iniziata attività di sensibilizzazione
CompletatoItem 7Dipartimento ITMedia00/00/00Errore #6979 corretto

Come può aiutarti iBabs

Come piattaforma di gestione dei CdA, iBabs è stata progettata per far risparmiare tempo a direttori e segretari. Puoi annotare le azioni su un blocco note o su Google Docs durante la riunione, ma dovrai anche creare un documento di tracking delle azioni e aggiornarlo manualmente. Con iBabs è diverso...

Durante la riunione stessa (o subito dopo), gli amministratori possono catturare ogni azione, corredarla di note esplicative, assegnare azioni a singoli individui e impostare scadenze, il tutto utilizzando iBabs. Ogni azione sarà allegata al verbale della riunione e notificata ai destinatari sul loro profilo iBabs. iBabs monitora lo stato di avanzamento delle azioni evidenziandole in rosso, ambra o verde. Puoi anche creare e-mail automatiche di follow-up per risparmiare tempo quando devi dare seguito alle azioni manualmente contattando i colleghi. 

Se sei pronto a risparmiare ore di tempo nei compiti amministrativi, richiedi una demo di iBabs oggi stesso.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un compito e un action item?

Un compito è un’operazione da portare a termine, e può diventare un action item se vi aggiungi una scadenza e un soggetto responsabile. In genere, gli action item formano parte di una sequenza di azioni che possono susseguirsi una volta compiuta l'azione iniziale.

Come dare seguito agli action item tra un incontro e quello successivo?

Se utilizzi un foglio elettronico o una piattaforma di gestione per CdA, puoi sfruttare questo strumento come documento di tracking generale per gli action item. Poco prima della riunione successiva, riassumi le azioni concordate nella riunione precedente (facendo riferimento al tuo documento di tracking), e chiedi a tutti gli interessati di aggiornare il documento di tracking prima della riunione. In questo modo avrai a disposizione informazioni aggiornate, e le azioni successive potranno essere decise in quella riunione.

Una volta terminata la riunione, come puoi assicurarti che gli action item vengano verificati e portati a termine?

Entro un giorno lavorativo o poco più dalla riunione, il verbale della riunione (o un breve riepilogo) dovrebbe essere condiviso con tutti coloro che vi hanno preso parte, e dovrebbe includere l'elenco degli action item. Assicurati di aggiungere gli action item a uno strumento di monitoraggio attivo e di condividerne l'accesso a tutti coloro che hanno delle responsabilità assegnate alle azioni. Serve a gestire bene i tempi e consente un follow-up efficace.

Conclusione

Per tenere riunioni produttive e stimolanti, l’impiego di un modello di follow-up degli action item concordati in riunione può aiutare a mantenere tutti gli interessati allineati e al passo con le proprie responsabilità. Invitando il responsabile della riunione a riepilogare le azioni in corso, in scadenza e in ritardo all'inizio di ogni incontro, risparmierai tempo prezioso e manterrai l'intero team in carreggiata.

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Bibliografia e approfondimenti

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