Il ruolo del presidente in una riunione del consiglio di amministrazione è estremamente importante. Deve guidare il consiglio affinché prenda decisioni nell'interesse dell'azienda, assicurarsi che tutti gli argomenti importanti vengano discussi entro un determinato tempo e portare avanti la riunione con decisione in modo da utilizzare al meglio il prezioso tempo dei membri. Per questo motivo abbiamo messo a punto questa guida su come presiedere una riunione del consiglio di amministrazione con un script d’esempio per facilitarti.
Sotto molti aspetti, il lavoro del presidente è unico. Come Roger Parry, presidente di MSQ partners, ha dichiarato a Management Today:
“Le persone fanno ciò che l'amministratore delegato chiede perché si sentono obbligate nei confronti del loro datore di lavoro. Ma il ruolo del presidente ha a che fare con l'influenza e la persuasione; si tratta di assicurarsi che il consiglio di amministrazione tenga un dibattito adeguato su ciò che conta davvero.”
Un presidente non solo si trova spesso a operare in situazioni delicate, ma deve anche possedere una serie di competenze. Tra queste: essere un ottimo ascoltatore, saper essere influente, comprendere a fondo l'azienda, avere un carattere forte ed essere un ottimo comunicatore. Continua a leggere per saperne di più sul ruolo del presidente, sui suoi compiti durante e dopo la riunione e per alcuni consigli esperti per svolgere al meglio questo ruolo.
Il ruolo del presidente
Secondo l’Institute of Directors, il ruolo principale del presidente è quello di "garantire che il consiglio di amministrazione svolga efficacemente il proprio compito di definire e attuare la direzione e la strategia della società" Inoltre, il presidente si assume i seguenti compiti:
- Gestisce le assemblee generali e le riunioni del consiglio di amministrazione. Per quanto riguarda le riunioni del consiglio di amministrazione, è coinvolto nella pianificazione dell'ordine del giorno, si assicura che le informazioni che i membri ricevono e su cui basano le loro decisioni, siano accurate, monitora gli interventi degli amministratori, promuove la presa decisionale a maggioranza, ed espone chiaramente ciò che è stato deciso in modo chiaro per tutti.
- Funge da collegamento tra il consiglio di amministrazione e il mondo esterno. Il presidente condivide i risultati delle discussioni riguardo l’andamento aziendale con gli interlocutori esterni.
- Gestisce la composizione del consiglio di amministrazione cercando di reclutare gli elementi che servano al meglio l'azienda.
- Gestisce la comunicazione tra il consiglio di amministrazione e gli azionisti.
- Contribuisce allo sviluppo e sostiene i nuovi amministratori.
- Supporta il CEO dell'azienda.
Come svolgere una riunione del consiglio di amministrazione + script
Molte riunioni del consiglio funzionano secondo le Robert's Rules of Order, anche note come un tipo di procedura parlamentare. Segue un script tipico per lo svolgimento di una riunione del CdA:
1. Richiamo all’ordine
Il presidente batte il martelletto e dichiara aperta la seduta, constatando la presenza o meno del quorum. Molto semplicemente, afferma:
“L’odierna riunione del Consiglio di amministrazione di [SOCIETÀ] è aperta alle ore [ORA E DATA] e il quorum [È/NON È] presente.”
Questo è anche il momento opportuno per aggiungere eventuali punti come indicare gli assenti, dare il benvenuto ai visitatori, agli ospiti speciali o ai nuovi membri, o anche augurare buona fortuna agli amministratori uscenti.
2. Formalità di apertura
Questa parte della riunione è facoltativa. Alcune aziende amano iniziare le riunioni del CdA con un discorso edificante, una reiterazione dei valori o della missione aziendale, una poesia o qualche altro convenevole, ma non è obbligatorio. Negli Stati Uniti, molte riunioni del consiglio di amministrazione si aprono con il Giuramento di fedeltà alla bandiera nazionale.
3. Approvazione dell'ordine del giorno
Il fascicolo assembleare dovrebbe contenere il programma e l'ordine dei lavori proposti per la riunione. Sebbene i membri possano suggerire modifiche al programma in qualsiasi momento tra quando lo ricevono e l'inizio della riunione, questo è il momento in cui hanno l'ultima parola.
“L'ordine del giorno della riunione è stato incluso nel fascicolo distribuito. Ci sono modifiche all'ordine del giorno?”
[NESSUNA MODIFICA] “L'ordine del giorno si svolgerà come indicato"
Se ci sono modifiche, possono essere approvate senza bisogno di votare.
4. Verbale della riunione precedente
In questa fase viene approvato il verbale della riunione precedente. Il verbale deve essere inviato ai consiglieri come parte del fascicolo assembleare di preparazione alla riunione attuale. In questo modo i consiglieri hanno la possibilità di sollevare domande e suggerire modifiche al verbale prima della riunione, risparmiando tempo prezioso durante l’incontro. Tuttavia, a questo punto della riunione i membri possono ancora suggerire modifiche, che devono essere introdotte nel verbale prima che possa essere approvato e archiviato.
“La bozza di verbale è inclusa nel vostro fascicolo. Desiderate apportare correzioni o modifiche?”
[NESSUNA MODIFICA] "Non essendo proposte modifiche, il verbale è messo agli atti come presentato."
[CON MODIFICHE] "Il verbale è messo agli atti come modificato."
| A proposito… Utilizzando un software di gestione per CdA come iBabs, gli amministratori possono annotare direttamente le loro modifiche al verbale, e tu puoi modificarlo nel cloud prima che la riunione abbia luogo. In questo modo tutti i membri possono visionare l’ultima versione del verbale e risparmiare tempo prezioso. |
5. Relazione del tesoriere
Il presidente presenta il tesoriere, che espone la propria relazione al consiglio. La relazione deve essere precedentemente inviata come parte del fascicolo assembleare per consentire agli amministratori di assimilare le informazioni e di preparare eventuali domande.
PRESIDENTE: "[NOME DEL TESORIERE], Tesoriere, presenterà ora la relazione finanziaria"
TESORIERE: [PRESENTA LA RELAZIONE]
PRESIDENTE: "Grazie. Ci sono domande?”
[SE CI SONO DOMANDE]: Rispondi alle domande dei membri del consiglio.
[SE NON CI SONO DOMANDE]: "La relazione finanziaria è messa agli atti ai fini della riconciliazione contabile."
6. Relazione del direttore esecutivo
Il presidente presenta il direttore esecutivo, che espone la propria relazione.
PRESIDENTE: "[NOME DEL DIRETTORE ESECUTIVO], Direttore Esecutivo, presenterà ora la propria relazione"
DIRETTORE ESECUTIVO: [PRESENTA LA RELAZIONE]
PRESIDENTE: "Grazie. Esamineremo le proposte contenute nella Sua relazione una per una"
SEGRETARIO: "La prima raccomandazione è [RACCOMANDAZIONE]"
PRESIDENTE: "Si propone di adottare la raccomandazione appena letta. Vi sono osservazioni in merito?"
Si discutono tutte le osservazioni sollevate.
PRESIDENTE: "Chi vota a favore dica “sì” [PAUSA PER LA RISPOSTA], chi vota a sfavore dica “no” [PAUSA].
La mozione [È APPROVATA/È RESPINTA] e [ADOTTATA/NON ADOTTATA]"
Si ripete la procedura per ogni raccomandazione.
7. Relazioni dei comitati
Durante la riunione devono essere ascoltate le relazioni del comitato permanente e dei comitati speciali. Le relazioni devono essere messe agli atti a meno che il comitato non formuli una raccomandazione, nel qual caso il membro referente ne propone l’adozione. Si procede quindi alla discussione e alla votazione come per la relazione del direttore esecutivo.
PRESIDENTE: "Ora, la parola a [NOME DELL’AMMINISTRATORE] che presenterà la relazione di [NOME DEL COMITATO]"
L’amministratore presenta la relazione e tu gestisci le proposte una alla volta. Ripeti la procedura per tutte le relazioni degli amministratori. Una volta completate, puoi passare al punto dell’ordine del giorno successivo.
8. Questioni precedenti
Qualsiasi questione già discussa in precedenza ma non votata viene discussa in questo momento. Il presidente annuncia la questione in questa parte del programma, ma senza invitare i membri a discuterne. Se una questione necessita di essere ulteriormente discussa, i membri chiedono di spostarla nella parte dedicata alle "Nuove questioni". Se non viene presentata alcuna richiesta in tal senso, il presidente invita i membri a votare a voce o per alzata di mano per approvare le questioni precedentemente discusse o rinviarle. A volte vengono chiamate “questioni in sospeso”.
PRESIDENTE: "La mozione è stata rinviata a questa riunione per [DETTAGLI DELLA MOZIONE]. Chi vota a favore dica “sì” [FARE UNA PAUSA PER ASPETTARE LE RISPOSTE], chi vota a sfavore dica “no” [PAUSA].
La mozione [È APPROVATA/È RESPINTA] e [ADOTTATA/NON ADOTTATA]"
9. Nuove questioni
A questo punto il presidente chiede di discutere di nuove questioni e i membri possono presentare delle proposte. Se qualcuno le appoggia, il consiglio può discutere la proposta e votarla.
PRESIDENTE: "Vi sono nuove questioni da discutere?"
[UN MEMBRO ALZA LA MANO]
PRESIDENTE: "Il presidente invita [MEMBRO] a parlare"
[IL MEMBRO PRESENTA LA PROPOSTA]
[UN ALTRO MEMBRO APPOGGIA LA PROPOSTA]
PRESIDENTE: "È stata presentata e appoggiata la seguente proposta [DETTAGLI DELLA PROPOSTA]. Vi sono osservazioni in merito?"
Si discutono tutte le osservazioni sollevate.
PRESIDENTE: "Chi vota a favore dica “sì” [FARE UNA PAUSA PER ASPETTARE LE RISPOSTE], chi vota a sfavore dica “no” [PAUSA].
La mozione [È APPROVATA/È RESPINTA] e [ADOTTATA/NON ADOTTATA]"
Ripetere la procedura per ogni proposta.
10. Comunicazioni e varie ed eventuali
Eventuali comunicazioni vengono effettuate in questa parte. Queste possono riguardare informazioni sugli eventi futuri e la data, l'ora e il luogo della riunione successiva. I membri possono anche aggiungere altre questioni che non necessitano di essere dibattute o messe ai voti.
PRESIDENTE: "Vi sono altre questioni?"
MEMBRO: [MENZIONA UN ARGOMENTO DA DISCUTERE IN UNA RIUNIONE FUTURA]
PRESIDENTE: "L’argomento è sottoposto all’attenzione dei membri e aggiunto all'ordine del giorno della prossima riunione. La prossima riunione è prevista per il 12 novembre. In linea con il programma abituale, si propone di tenere la riunione del Consiglio di amministrazione alle 14:00 del 12 novembre presso la sala riunioni. Se non ci sono obiezioni, ci troviamo il 12 novembre alle 14:00 in sala riunioni"
11. Aggiornamento della riunione
Chiudi la riunione dopo aver dato ai membri la possibilità di esporre le loro osservazioni finali.
PRESIDENTE: “Se non ci sono obiezioni, concludiamo la riunione.”
[SE NON CI SONO OBIEZIONI] “Non essendo state sollevate obiezioni, dichiaro conclusa la riunione.”
Il presidente dà un colpo di martelletto per indicare la chiusura dei lavori.
Dopo la riunione
Dopo la riunione, il presidente deve incontrarsi con il segretario per effettuare un debriefing e iniziare a pianificare l'ordine del giorno della riunione successiva. Questo includerà tutte le questioni in sospeso e le nuove questioni menzionate nella riunione appena conclusa, o che emergono da altri contesti.
È un buon momento per concentrarsi su ciò che ha funzionato bene e su ciò che può essere migliorato al fine di rendere le riunioni più efficaci nell'interesse dell'azienda. Il presidente e il segretario devono verificare costantemente le prestazioni dei comitati e dei membri che li compongono, considerando eventualmente come modificando la composizione si possa contribuire al raggiungimento dei loro obiettivi.
Subito dopo la riunione, il presidente invia un'e-mail ai membri in cui elenca gli action point assegnati a ciascun consigliere. Questi saranno sorti dalle discussioni svolte durante la riunione, e i membri devono portarli a termine entro la riunione successiva L'azienda può anche richiedere al presidente di partecipare a eventi, funzioni e incontri per rappresentare pubblicamente l'organizzazione.
Qualità e attributi di un presidente del consiglio di amministrazione efficace
Le qualità di un presidente del consiglio di amministrazione efficace sono molteplici. Il presidente deve:
Praticare la moderazione
Il ruolo del presidente è l'opposto di quello del CEO, che di solito prende decisioni ambizione ed è al centro dell'attenzione. Come ha riferito un presidente di CdA americano in un sondaggio del Corporate Governance Centre presso INSEAD: "Se vuoi occupare il centro della scena, cercati un altro lavoro. I grandi presidenti creano le condizioni che permettono agli altri di brillare"
Ciò significa sapere quando stare in silenzio lasciando che la discussione fluisca, e quando intervenire. Il presidente deve facilitare la conversazione e impartire regole e le procedure, e non partecipare alle controversie.
Dimostrarsi paziente
Il compito del consiglio di amministrazione, guidato dal presidente, è quello di garantire il futuro a lungo termine dell'azienda. Ciò significa che, anche se tutti vogliono vederne subito i risultati, il presidente deve resistere all'impulso di cambiare repentinamente strategia o di cercare di giudicare il successo o meno dell’assemblea nell’immediato.
Comprendere l'importanza della preparazione
Sebbene gestire la riunione e assicurarsi che abbia successo siano compiti importanti per un presidente, la maggior parte del lavoro deve essere fatto in anticipo. La pianificazione è fondamentale per il successo di una riunione. Dal garantire che l'ordine del giorno sia adeguato all'inviare il fascicolo assembleare con buon anticipo, è responsabilità del presidente assicurarsi che il processo si svolga senza intoppi. Una riunione ben preparata ha più probabilità di tenersi entro i tempi prestabiliti e apportare benefici all'azienda.
Mostrarsi obiettivo
Il presidente deve far sì che il dibattito scorra, e questo significa concedere alle parti il tempo per dire la loro. Se il presidente favorisce palesemente un punto di vista, sbilancia la discussione e può compromettere l’efficacia della riunione.
Promuovere il rispetto dei tempi
Rispettare i tempi di una riunione significa rispettare gli amministratori e il loro tempo prezioso, mantenendo al contempo lo slancio necessario per raggiungere i risultati richiesti dalla riunione.
Ecco alcune delle cose da fare e da non fare per essere un efficace presidente del consiglio di amministrazione:
| Un buon presidente fa | Un buon presidente non fa |
|---|---|
| Offre a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire. | Consente a un numero limitato di membri di intervenire. |
| Sostiene i nuovi membri invitandoli a partecipare alla conversazione. | Ignora i nuovi membri. |
| Porta la discussione verso un consenso spontaneo | Impone il proprio punto di vista. |
| Rimane calmo e tranquillo. | Alza la voce e mostra rabbia o frustrazione. |
| Capisce che il suo ruolo è quello di guidare il business. | Pensa che il suo ruolo sia quello di gestire l’azienda. |
Consigli per eseguire riunioni efficaci
Gestire i punti all’ordine del giorno nei tempi previsti
Gli elementi principali che consentono di gestire i punti all’ordine del giorno nei tempi previsti sono due: In primo luogo, la fase di pianificazione è fondamentale. Assicurati di non sovraccaricare l'ordine del giorno per dedicare a tutti gli argomenti il tempo e l'attenzione necessari, senza mettere fretta ai partecipanti. Gli intervistati del sondaggio INSEAD hanno indicato che possibilmente il numero di punti all'ordine del giorno dovrebbe essere compreso tra cinque e otto. In secondo luogo, un presidente efficace deve fare in modo che il dibattito scorra senza intoppi e che consenta a tutti di offrire il proprio punto di vista, incluse eventuali osservazioni ripetute, portando avanti la discussione in maniera educata ma decisa.
Coinvolgere tutti i partecipanti
Ci saranno sempre dei membri che amano contribuire al dibattito, mentre altri hanno bisogno di essere spronati. Potrebbero avere ottimi argomenti da esporre, ma la loro personalità li trattiene dal lanciarsi nella discussione. Sul suo blog, il biologo molecolare John Medina afferma che passano dieci minuti prima che il livello di attenzione si abbassi.
Ciò significa che dovresti coinvolgere ogni partecipante per almeno ogni dieci minuti. Invita i membri a intervenire chiedendo la loro opinione. Tutti devono poter dire la loro e interagire.
Raggiungere le decisioni
Per aiutare il consiglio a prendere decisioni, un buon presidente deve saper ascoltare attentamente. È improbabile che una persona riesca a far cambiare completamente idea a un collega, ma ascoltando il dibattito, il presidente può trovare i punti di accordo e cercare di forgiare un consenso che, sebbene non perfetto per tutti, produca almeno un risultato accettabile per tutti e consenta di andare avanti. È importante raccogliere le opinioni e poi analizzarle mentre il dibattito procede.
Gestire i soggetti difficili
In una riunione del consiglio di amministrazione tutti possono dire la loro, ma non si deve permettere a nessuno di dominare. Quando le persone diventano difficili da gestire, il presidente deve ascoltare le loro argomentazioni e assicurarsi che tutti gli altri possano rispondere.
Il presidente deve ricordare ai membri il regolamento della riunione e spiegare le conseguenze per chi disturba l'ordine. Dovrebbe anche essere pronto ad agire per evitare tali conseguenze, se le cose si mettono male. Ancora una volta, per trovare una soluzione è importante cercare di scoprire i punti su cui i membri convengono, piuttosto che ciò che li divide.
Mantenere un buon equilibrio
Nessuno è in grado di concentrarsi completamente per un'intera riunione piena di argomenti difficili e seri. Mantieni un buon equilibrio all’interno dell'ordine del giorno inserendo argomenti più divertenti e leggeri per rendere l’incontro più dinamico.
Domande frequenti
Chi può approvare un verbale di riunione?
Il verbale viene approvato da tutti i membri del consiglio, che potranno anche suggerire correzioni o modifiche. Spetta comunque al presidente e al segretario firmarlo prima che venga archiviato.
Questa è un'altra parte del processo che può essere ottimizzata con un portale per le riunioni del CdA come iBabs. Consente ai membri di accedere al verbale, controllarlo e inviare le modifiche dal loro dispositivo. Il segretario aggiorna il verbale, che è così pronto per essere approvato nella riunione successiva. In questo modo si risparmia tempo durante la riunione, in quanto tutti hanno avuto la possibilità di verificare anticipatamente la correttezza del verbale. Il verbale può anche essere firmato online con la firma elettronica, risparmiando così altri minuti preziosi.
Come puoi rendere più interessante una riunione del CdA?
Cercare l'aspetto umano dell’operato del consiglio contribuisce ad aumentare il coinvolgimento. Lascia che i partecipanti mostrino i risultati del loro lavoro, i traguardi conseguiti e il loro impatto generale sull'azienda. Guarda oltre le aride cifre e offri loro un contesto che renda la riunione più interessante.
In futuro potresti tematizzare le riunioni per fornire una prospettiva ogni volta diversa. Assicurati che tutti i punti all'ordine del giorno si riferiscano in qualche modo al tema scelto; questo renderà la riunione più dinamica e coinvolgente.
Conclusione
Ci auguriamo che questa guida su come presiedere le riunioni del consiglio con il relativo script ti aiuti a rendere gli incontri futuri del tuo CdA più efficaci, interessanti e coinvolgenti. Il ruolo del presidente è di ampio respiro. Con la sua presenza calma e affidabile in sala riunioni, può aiutare il consiglio a prendere le decisioni necessarie per difendere i migliori interessi dell'azienda in futuro.