Sono molte le abilità che un presidente di successo deve sviluppare per assicurarsi che tutto si svolga senza intoppi, compreso il modo di concludere una riunione del CdA. Sapere quando aggiornare la riunione e come assicurarsi che gli amministratori abbiano trattato tutti i punti importanti dell'ordine del giorno è un'arte a sé. Sicuramente i membri del CdA non vogliono che la riunione si protragga troppo a lungo, ma possono divagare. È responsabilità del presidente aiutarli a rimanersi concentrati sull'ordine dei lavori e a svolgere i loro compiti essenziali.
Questo articolo spiega i motivi per cui la riunione può giungere a termine, i passaggi da compiere per concludere i lavori e le formule più utilizzate dai presidenti per dichiarare conclusa la seduta. Continua a leggere per scoprire tutto questo e molto altro su come gestire in modo produttivo le riunioni del consiglio di amministrazione.
Chi è responsabile di chiudere una riunione del CdA?
Spetta al presidente aprire e chiudere le riunioni del CdA. Il compito del presidente è quello di gestire l'intero evento, dal benvenuto agli amministratori, alla spiegazione dei vari punti all'ordine del giorno e alla conclusione dell'evento.
In alcune circostanze il presidente o un altro amministratore può proporre di chiudere anticipatamente l’incontro. I motivi possono essere diversi: il sorgere di un’emergenza, un membro che perturba l'incontro, un problema medico o qualche altro motivo che rende inopportuno proseguire. Tuttavia, questo funziona solo in alcune situazioni, a seconda delle procedure assembleari.
Ad esempio, se si utilizzano le Robert’s Rules of Order, il presidente o un consigliere può proporre di sospendere la riunione solo in caso di pericolo imminente. Se la situazione sorta non pone a rischio la vita, la proposta deve essere appoggiata da un altro amministratore, e il Consiglio deve votare all'unanimità per rinviare la sessione senza discussione. Solo se sussiste un pericolo per la vita il presidente del consiglio può prendere questa decisione unilateralmente.
Motivi per cui una riunione giunge a termine
I motivi principali per cui una riunione del consiglio di amministrazione giunge a termine sono due:
1. Sono stati trattati tutti i punti all'ordine del giorno
Una volta che il consiglio ha discusso e votato su tutti i punti all’ordine del giorno, ha ricevuto i rendiconti finanziari e le relazioni delle commissioni e ha esaminato proposte e raccomandazioni, la riunione può terminare. Alla fine dell’incontro è possibile discutere delle questioni varie ed eventuali e, una volta che il presidente ha gestito gli ultimi interventi a riguardo, consentendo un dibattito o promettendo di aggiungerle all'ordine del giorno della riunione successiva, può dichiarare conclusa la seduta.
2. Il tempo a disposizione è scaduto
I membri del consiglio di amministrazione conducono vite impegnate, spesso svolgono un ulteriore impiego full-time e ricoprono altri ruoli consiliari, quindi il loro tempo è prezioso. Quando stabilisci una durata per una riunione del CdA, è opportuno che sia rispettata. Non solo rappresenta un segno di rispetto verso il tempo prezioso dei consiglieri, ma evita che l’incontro si trascini troppo a lungo con il pericolo che si disinteressino delle questioni.
Possibilmente, i due motivi sopra illustrati dovrebbero manifestarsi allo stesso momento. Un bravo presidente deve sapere come strutturare l’ordine del giorno adattandolo alla durata richiesta, e deve essere in grado di guidare la conversazione per mantenerne l’impeto, in modo che i lavori si concludano al momento giusto.
Ma c'è anche un altro motivo per cui potrebbe essere necessario porre fine a una riunione:
3. Non è stato raggiunto il quorum
Se il conseguimento del quorum è previsto dalla legge nazionale o dall'atto costitutivo e dallo statuto della società, in sua mancanza potresti essere tenuto a rinviare la seduta. Per esempio, nel Regno Unito, se non è possibile conseguire il quorum previsto, è necessario sospendere la riunione e riprogrammarla per un'altra data.
Guida passo passo: porre fine a una riunione del CdA
- Discuti l'ultimo punto all'ordine del giorno.
- Chiedi se vi sono altre questioni eventuali.
- In caso affermativo, scegli se discuterle ora o se aggiungerle all'ordine del giorno della riunione successiva. Questo dipende spesso dal tempo che rimane.
- Fai le osservazioni finali, riepiloga le delibere e assicurati che tutti sappiano cosa è stato deciso e cosa deve accadere prima dell’incontro successivo.
- Dichiara la sessione ufficialmente conclusa.
Quali formule usare per dichiarare conclusa una riunione (con esempi)
Il presidente deve dichiarare conclusi i lavori affinché l’incontro possa ufficialmente giungere a termine. Può farlo utilizzando una serie di formule diverse. Ecco alcuni esempi di formule per dichiarare conclusa una riunione:
- "Dichiaro conclusa la riunione."
- “Propongo di aggiornare la seduta, e non essendoci obiezioni, dichiaro conclusi i lavori."
- "La riunione è rinviata alle ore [ORA]"
- “Se non vi sono obiezioni, concludiamo la riunione.” “Non essendo state sollevate obiezioni, dichiaro conclusa la riunione.”
- "Non essendoci altre questioni da sottoporre al Consiglio, la riunione è conclusa"
Robert’s Rules per concludere una riunione
Secondo il protocollo delle Robert’s Rules of Order, il presidente può dichiarare conclusa una riunione senza presentare una mozione di aggiornamento se il tempo a disposizione si è esaurito o se tutti i punti all'ordine del giorno sono stati discussi. Inoltre, non è necessario presentare una mozione di aggiornamento se sussiste un pericolo imminente per i partecipanti.
Nelle altre circostanze è invece necessario presentare una mozione di aggiornamento, che deve essere approvata all'unanimità. Ne esistono tre tipi diversi:
| Forma della mozione | Cosa comporta |
| Aggiornamento immediato | Mozione privilegiata (ossia può avere luogo anche se non sono ancora stati discussi tutti i punti all’ordine del giorno). Basta che un membro dica semplicemente "Propongo di aggiornare". Se il consiglio approva la mozione, il presidente pone fine all’incontro. |
| Rinvio ad un momento successivo | Non trattandosi di una mozione privilegiata, è necessario attendere di aver concluso la discussione dell’ordine del giorno. Il membro chiede di rinviare la riunione a un'ora specifica, in cui riprenderà dal punto in cui è stata interrotta. |
| Aggiornamento sine die (letteralmente: “senza giorno”) | Non trattandosi di una mozione privilegiata, è necessario attendere di aver concluso la discussione dell’ordine del giorno. Il membro propone di rinviare la riunione a una data e ora da destinarsi. È spesso utilizzato per la seduta finale di un organo. |
Suggerimenti per porre correttamente fine a una riunione
Pianifica per tempo
Dedicando tempo e impegno alla pianificazione dell'ordine del giorno, è più probabile che la riunione si concluda nei tempi previsti. Il tuo team esecutivo lo apprezzerà. Da un’indagine condotta tra presidenti di CdA da parte di INSEAD, un’università privata, è emerso che un numero di punti all'ordine del giorno da discutere compreso tra cinque e otto coinvolge più efficacemente gli amministratori e contribuisce a far rispettare la tabella di marcia della riunione.
Assicurati che tutti siano esaurientemente informati
Un altro passaggio per porre correttamente fine a una riunione consiste nello svolgere il lavoro di base in anticipo. Assicurati che i documenti della riunione e le altre note informative siano chiare e facili da assimilare. Quando gli amministratori possono documentarsi in anticipo sugli argomenti, dedicano più tempo alla discussione e meno a rispondere a domande la cui risposta avrebbe dovuto essere contenuta nella documentazione assembleare. Inviala insieme all’avviso di convocazione, in modo da fornire tutto il tempo necessario per assimilarne i dettagli.
Dimostra una forte leadership
Il presidente del consiglio di amministrazione deve mandare avanti la riunione consentendo a tutti coloro che vogliono intervenire di farsi avanti. Il suo ruolo richiede di essere costantemente consapevoli di ciò che deve ancora essere discusso e del tempo necessario per rendere giustizia a ciascun argomento. Se un punto all'ordine del giorno suscita un dibattito più intenso del previsto, il presidente può decidere di sospendere la discussione e dedicarvi più tempo nell’incontro successivo, in modo da mandare avanti la riunione e produrre risultati efficaci.
Risolvi i conflitti e concludi con una nota positiva
Un consiglio unito è un consiglio più efficace. Ciò non significa, tuttavia, che non possano esserci disaccordi al suo interno. L’importante è che una volta concluso il dibattito tutti i membri appoggino le decisioni prese dai direttori aziendali. In caso di conflitto importante, spetta al presidente trovare un terreno comune tra i dirigenti e promuovere l’operato del CdA a beneficio del futuro dell'azienda.
Chiedi un riscontro
Al termine della riunione, puoi chiedere un riscontro al consiglio, che ti servirà per pianificare la riunione successiva. Questo responsabilizza i membri e dimostra che possono contribuire a dare forma alle riunioni future. Potresti ricevere suggerimenti utili per rendere più efficiente il processo decisionale futuro, il che è nell'interesse dell'azienda.
DOMANDE FREQUENTI
Chi ha il potere di dichiarare conclusa una riunione?
Solo il presidente può dichiarare ufficialmente conclusa una riunione. Tuttavia, i membri possono presentare e appoggiare una mozione di aggiornamento. Una votata la mozione all'unanimità, la riunione deve essere obbligatoriamente aggiornata, ma è il presidente che deve farlo.
Conclusione
La questione di come chiudere una riunione del CdA non riguarda solo l'atto di concludere l’incontro. Si tratta di impegnarsi per garantire che la riunione finisca per tempo, dopo che sono stati trattato tutti gli argomenti necessari, e con il consiglio unito e desideroso di fare del proprio meglio per l'azienda.
Il presidente deve essere positivo, deciso, corretto, e avere sempre il controllo della situazione. Non si tratta di un compito facile, ma vale la pena impegnarsi per svolgere questo ruolo al meglio delle proprie possibilità. Se vuoi rendere più efficaci le tue riunioni del consiglio di amministrazione, prova il software per la gestione del CdA iBabs. Ti aiuterà a collaborare, coinvolgere e preparare esaurientemente tutti i membri nelle riunioni del CdA inviando le informazioni direttamente ai loro dispositivi.