Wat is een Board Portal?

Een board portal is een online managementoplossing voor (bestuurs)leden van een organisatie. Je kunt het zien als een veilige vergaderoplossing, waarmee je vergaderingen kunt organiseren, informatie kunt delen en onderling kunt communiceren. Een board portal bezit handige functies die directeuren en andere betrokkenen vóór, tijdens en na meetings kunnen gebruiken.

Functies van een board portal

Board portals ondersteunen alle bestuursgerelateerde functies. Dit zijn de basis mogelijkheden van deze management software: 

• Documenten veilig delen: Met board portals kunnen documenten en andere informatie op een veilige manier worden gedeeld. Bestuursleden en andere belanghebbenden kunnen zo bedrijfsdocumenten inzien, delen en synchroniseren, zonder bang te zijn dat informatie in verkeerde handen valt.
• Samenwerken in real-time: Directe updates zorgen ervoor dat bestuursleden in real-time met elkaar kunnen samenwerken, zelfs als ze niet op dezelfde plek zijn. Dit zorgt voor meer productiviteit, omdat het geven en verwerken van feedback veel sneller is.
• Vergaderingen en agenda’s beheren: Board portals zorgen ervoor dat vergaderingen automatisch kunnen worden gepland, doordat de agenda’s van alle deelnemers worden gesynchroniseerd. Een vergaderoplossing biedt ook een aantal handige functies voor alledaagse taken. Zo kunnen leden met een enkele klik een vergaderagenda maken en anderen uitnodigen om deze te bewerken. 
• Goedkeuren van documenten: Met functies als digitale handtekeningen en online stemmen, zorgen board portals ervoor dat bestuursleden van een organisatie ook onderweg officiële documenten kunnen goedkeuren en ondertekenen.
• Managen van notulen: Vaak heeft een board portal ook de optie om automatisch notulen te maken. Leden kunnen hier vervolgens taken aan toevoegen en toewijzen. 
• Besluiten en actiepunten beheren: Board portals stroomlijnen het beheer van alle acties en besluiten. Administrateuren kunnen bijvoorbeeld actiepunten aan een agenda toevoegen en dankzij de bijbehorende deadlines kunnen ze makkelijk worden opgevolgd. De mogelijkheid om online te stemmen zorgt ervoor dat ieder lid gehoord wordt en alle meningen worden meegenomen in de besluitvorming. 
• Mobiele toegang: Board portals maken het mogelijk om alle taken uit te voeren vanaf ieder apparaat. Hierdoor is het voor bestuursleden makkelijker om deel te nemen en belangrijke taken af te ronden als face-to-face meetings geen optie zijn.

Voordelen van een board portal 

Er zitten erg veel voordelen aan het gebruik van een board portal, ten opzichte van traditionele bestuursmanagement software, waaronder:

Geoptimaliseerde communicatie en samenwerking

Vanwege het “altijd en overal” aspect van board portals, hebben teamleden veel meer flexibiliteit. Ze hebben eigenlijk altijd en overal toegang tot belangrijke informatie, en kunnen hun taken uitvoeren vanaf ieder apparaat met online toegang. Deze mate van beschikbaarheid zorgt voor een verbeterde communicatie, samenwerking en betrokkenheid. 

Verhoogde beveiliging

Tegenwoordig kan iedereen het slachtoffer worden van een cyberaanval. Door het gebruik van een veilig board portal met data encryptie, zijn bestuursleden er zeker van dat alle beveiligingsmaatregelen worden nageleefd. 

Verbeterd bestuur

Directeuren kunnen efficiënter werken, als alle activiteiten worden beheerd via een enkel platform. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en uiteindelijk ook voor een verbeterde governance. 

Besparing van tijd en kosten

Online vergaderingen helpen organisaties om tijd, geld en andere middelen te besparen. Met een board portal kunnen vergaderingen veel sneller worden gepland en tijdens meetings kunnen besluiten sneller worden genomen. Al deze kleine verbeteringen besparen organisaties vaak meerdere uren.