Een board portal is een online managementoplossing voor (bestuurs)leden van een organisatie. Je kunt het zien als een veilige vergaderoplossing, waarmee je vergaderingen kunt organiseren, informatie kunt delen en onderling kunt communiceren. Een board portal bezit handige functies die directeuren en andere betrokkenen vóór, tijdens en na meetings kunnen gebruiken.
Functies van een board portal
Board portals ondersteunen alle bestuursgerelateerde functies. Dit zijn de basis mogelijkheden van deze management software:
Documenten veilig delen: Met board portals kunnen documenten en andere informatie op een veilige manier worden gedeeld. Bestuursleden en andere belanghebbenden kunnen zo bedrijfsdocumenten inzien, delen en synchroniseren, zonder bang te zijn dat informatie in verkeerde handen valt.
Samenwerken in real-time: Directe updates zorgen ervoor dat bestuursleden in real-time met elkaar kunnen samenwerken, zelfs als ze niet op dezelfde plek zijn. Dit zorgt voor meer productiviteit, omdat het geven en verwerken van feedback veel sneller is.
Vergaderingen en agenda’s beheren: Board portals zorgen ervoor dat vergaderingen automatisch kunnen worden gepland, doordat de agenda’s van alle deelnemers worden gesynchroniseerd. Een vergaderoplossing biedt ook een aantal handige functies voor alledaagse taken. Zo kunnen leden met een enkele klik een vergaderagenda maken en anderen uitnodigen om deze te bewerken.
Goedkeuren van documenten: Met functies als digitale handtekeningen en online stemmen, zorgen board portals ervoor dat bestuursleden van een organisatie ook onderweg officiële documenten kunnen goedkeuren en ondertekenen.
Managen van notulen: Vaak heeft een board portal ook de optie om automatisch notulen te maken. Leden kunnen hier vervolgens taken aan toevoegen en toewijzen.
Besluiten en actiepunten beheren: Board portals stroomlijnen het beheer van alle acties en besluiten. Administrateuren kunnen bijvoorbeeld actiepunten aan een agenda toevoegen en dankzij de bijbehorende deadlines kunnen ze makkelijk worden opgevolgd. De mogelijkheid om online te stemmen zorgt ervoor dat ieder lid gehoord wordt en alle meningen worden meegenomen in de besluitvorming.
Mobiele toegang: Board portals maken het mogelijk om alle taken uit te voeren vanaf ieder apparaat. Hierdoor is het voor bestuursleden makkelijker om deel te nemen en belangrijke taken af te ronden als face-to-face meetings geen optie zijn.
Voordelen van een board portal
Er zitten erg veel voordelen aan het gebruik van een board portal, ten opzichte van traditionele bestuursmanagement software, waaronder:
Geoptimaliseerde communicatie en samenwerking
Vanwege het “altijd en overal” aspect van board portals, hebben teamleden veel meer flexibiliteit. Ze hebben eigenlijk altijd en overal toegang tot belangrijke informatie, en kunnen hun taken uitvoeren vanaf ieder apparaat met online toegang. Deze mate van beschikbaarheid zorgt voor een verbeterde communicatie, samenwerking en betrokkenheid.
Verhoogde beveiliging
Tegenwoordig kan iedereen het slachtoffer worden van een cyberaanval. Door het gebruik van een veilig board portal met data encryptie, zijn bestuursleden er zeker van dat alle beveiligingsmaatregelen worden nageleefd.
Verbeterd bestuur
Directeuren kunnen efficiënter werken, als alle activiteiten worden beheerd via een enkel platform. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en uiteindelijk ook voor een verbeterde governance.
Besparing van tijd en kosten
Online vergaderingen helpen organisaties om tijd, geld en andere middelen te besparen. Met een board portal kunnen vergaderingen veel sneller worden gepland en tijdens meetings kunnen besluiten sneller worden genomen. Al deze kleine verbeteringen besparen organisaties vaak meerdere uren.
Een bestuursbesluit is een geschreven document waarin alle belangrijke beslissingen en bijbehorende acties, die zijn genomen door het bestuur, officieel worden vastgelegd. Het is een rechtsgeldig nalevingsdocument over belangrijke onderwerpen binnen de organisatie. Simpel gezegd is het dus een schriftelijk bewijs van een genomen besluit door het bestuur. Soorten bestuursbesluiten In totaal zijn er drie...
Statuten zijn een reeks interne regels binnen een organisatie die helpen bepalen hoe deze moet functioneren. Deze regels verduidelijken de rollen van verschillende personen en geven structuur aan het bedrijf. Statuten worden uiteengezet in een formeel document dat later wordt aangenomen door de raad van bestuur. Ze vermelden kort de hiërarchie van de organisatie en...
De benoemingscommissie, ook wel een benoemingscomité genoemd, bestaat uit meerdere bestuursleden die verantwoordelijk zijn voor de corporate governance van een organisatie. De commissie heeft de taak om de beste kandidaten te selecteren als er posities in het bestuur moeten worden ingevuld, inclusief het analyseren van de bestuurskwaliteiten en de prestaties van huidige bestuursleden. Wie zitten...
iBabs Meeting Insights
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
