Newquay Town Council

De Gemeenteraad van Newquay is een relatief nieuwe lokale autoriteit, opgericht in 1987. Gedurende het grootste deel van haar bestaan kende de organisatie een gestage maar trage groei en kon deze moeiteloos beheren. In de afgelopen jaren veranderde dit echter dramatisch toen de Gemeenteraad van Newquay een aantal nieuwe wettelijke taken moest overnemen. Om de toenemende hoeveelheid werk aan te kunnen, werd het personeel uitgebreid tot 47 medewerkers.

De groei was onverwacht en bracht nieuwe, unieke uitdagingen met zich mee waarover we spraken met Callum Rowley, de IT Service Manager van de organisatie.

De noodzaak voor verandering

Terwijl de Raad groeide, werd de communicatiekloof tussen leden en inwoners groter. Beslissingen, acties, vergaderingen - veel van de belangrijke informatie werd op papier aangekondigd en bereikte veel van de 60.000 burgers van Newquay niet.

Het was tijd om ze digitaal te proberen te bereiken.

“In het afgelopen jaar hebben we geprobeerd onze digitale betrokkenheid bij onze inwoners te vergroten. Ons voornaamste doel van alle technologie die we recentelijk hebben aangenomen, is om beter te communiceren zodat we wat transparanter kunnen zijn.”

Maar externe communicatie was niet het enige probleem. Ook de interne communicatie was een uitdaging omdat deze gebaseerd was op een tijdrovend papieren proces. Een commissievergadering organiseren betekende bijvoorbeeld een volledige werkdag voor twee leden, evenals het printen van tientallen vellen papier.

Zoals je je kunt voorstellen, resulteerde dit ook in een aanzienlijke CO2-voetafdruk. Zoals de heer Rowley zei:

“We gebruiken elk jaar enkele honderdduizenden vellen papier, wat neerkomt op ongeveer 63 bomen per jaar. We zijn momenteel diep in onze klimaatstrategie aan het duiken en 63 bomen per jaar kappen alleen voor de manier waarop de Raad vergaderingen houdt, is niet duurzaam. Dit aantal zou in de komende jaren toenemen met meer activiteiten en meer diensten die we zouden moeten leveren.”

De Gemeenteraad van Newquay had de juiste technologie nodig om haar vergaderingen te digitaliseren en tegelijkertijd open te stellen voor het publiek.

De zoektocht naar een geschikte oplossing was iets moeilijker dan verwacht omdat er niet veel opties waren. Uiteindelijk besloot de Raad voor iBabs te kiezen, na gebruik te hebben gemaakt van de gratis proefperiode.

Hoe was de implementatie van iBabs?

Adoptie was eenvoudig omdat er geen nieuwe hardware nodig was.

Leden en personeel hadden al een breed scala aan apparaten die in vergaderingen werden gebruikt. Dus een van de belangrijkste zorgen was het vinden van een oplossing die compatibel was met alle bestaande apparatuur en geen nieuwe hardware-aankopen vereiste.

Aangezien iBabs op alle platforms draait, konden leden doorgaan met werken op de apparaten waaraan ze gewend waren.

De behoefte aan IT-ondersteuning werd verminderd.

Het IT-team ontdekte dat iBabs minimaal onderhoud vereiste, wat vooral belangrijk was in een divers, snelgroeiend team. Leden en personeel hadden niet veel ondersteuning nodig omdat ze de oplossing intuïtief vonden.

“Het was vrij eenvoudig te onderhouden en het was vrij simpel voor leden. Toen ik personeel en leden benaderde met het platform, waren ze meer dan bereid om het te proberen en, voor zover ik weet, hebben ze helemaal geen problemen gehad. Het is de eenvoud en de gebruikerservaring die het platform biedt die best geweldig zijn.”

In feite, toen het constante printen stopte, was het minder waarschijnlijk dat de printers binnen de organisatie reparaties nodig hadden.

De Raad werd flexibeler.

iBabs stelt de Gemeenteraad in staat om vergaderingen op elke gewenste locatie te houden. De app werkt op mobiele apparaten en desktopcomputers en het enige dat leden nodig hebben, is inloggen op iBabs.

“We hebben letterlijk alles wat we nodig hebben binnen handbereik. Als we vanwege bijvoorbeeld extreem weer in Newquay een vergadering moeten verplaatsen, kunnen we dat doen. We kunnen onze iPads gewoon loskoppelen en verplaatsen.”

Wat zijn de resultaten?

De gemeentesecretaris bespaart 6 dagen per maand.

De Gemeenteraad van Newquay houdt zeven vergaderingen per maand en dankzij iBabs kunnen ze nu in één uur een vergadering voorbereiden, in plaats van zeven. Dit betekent dat ze elke maand zes volledige werkdagen besparen.

Voordat iBabs werd gebruikt, moest de gemeentesecretaris een hele dag besteden aan het voorbereiden van de agenda en het laten goedkeuren door de Raadsleden. Nu duurt deze taak niet langer dan een uur en alles wordt binnen de iBabs-app gedaan. Leden kunnen alle gerelateerde documenten onderweg op elk apparaat bekijken. Er is geen behoefte om de agenda of de bijbehorende bestanden te printen.

Tijdens de vergadering worden notulen en besluiten direct vastgelegd via het tijdbesparende sjabloon van iBabs. Na de vergadering worden de gerelateerde bestanden veilig verspreid naar alle belanghebbenden.

“Eerder besteedde de gemeentesecretaris een volledige dag aan het voorbereiden van de agenda en het klaar krijgen om goedkeuring van onze leden te krijgen. Het is veranderd van een taak van een hele dag naar een taak die ongeveer een uur duurt. Dus dat bespaart de Raad veel tijd en geld in dat opzicht.”

Bomen worden gespaard.

Na de invoering van iBabs zijn de vergaderingen van de Gemeenteraad van Newquay volledig papierloos. Er is geen behoefte aan printen omdat belanghebbenden de agenda, samen met alle relevante bestanden, direct in de app kunnen zien.

“De Raad zal geen papieren voor zijn leden printen. Als ze papieren willen, moeten ze die zelf printen. Anders hebben ze iBabs.”

Het is eindelijk mogelijk om prestaties bij te houden.

Met de Actions-functie van iBabs kunnen leden op elk gewenst moment alle uitstaande acties bekijken, zonder het volledige verslag van de vorige vergadering te moeten doornemen. Hierdoor kan de Gemeenteraad van Newquay hun voortgang bijhouden en de behaalde resultaten beoordelen.

“Het helpt onze leden beter te zien hoe onze dagelijkse werkzaamheden eruit zien en ons te ondersteunen bij hoe we in de toekomst meer kunnen bereiken.”