De World Lottery Association is een internationale vereniging die bestaat uit door de staat gecontroleerde loterij-exploitanten, gelicentieerde sportweddenschap-exploitanten en leveranciers aan de wereldwijde gaming-industrie. Het snel en efficiënt kunnen opstellen van agenda's is van cruciaal belang. Agenda's moeten tijdig aan de deelnemers aan de vergadering worden gepresenteerd om hen in staat te stellen zich volledig voor te bereiden op de volgende vergadering.
World Lottery Association executive assistant Eugenia Diaz wilde de efficiëntie binnen de organisatie verbeteren en merkte op dat "tijd kostbaar is en als het aanbrengen van een verandering een voordeel kan zijn voor jezelf, je collega's en leden, dan begin je na te denken over verandering."
En het vergaderportaal van iBabs bood de verandering die zij wenste om haar en haar collega's te helpen hun tijd optimaal te benutten.
De uitdaging
Eugenia Diaz had een snellere manier nodig om agenda's te maken en ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan de vergadering de meest actuele documenten ontvingen die ze nodig hadden om zich voor te bereiden op hun vergaderingen.
Ze beschrijft een belangrijk aspect van haar rol als "het werk voor onze collega's vergemakkelijken". Het WLA-team zocht een oplossing die haar zou helpen haar workflow te versnellen en een ander probleem op te lossen dat ze had ontdekt bij de voorbereiding van vergaderingen.
Zoals Eugenia zegt:
"Voordat we iBabs implementeerden, was het beheren van agenda's en documenten een omslachtig proces. Nu, dankzij de gebruiksvriendelijke interface, kan ik efficiënt agenda's maken en alle benodigde documenten uploaden. Dit heeft een merkbaar verschil gemaakt in onze algehele productiviteit en heeft onze vergaderingen gestroomlijnd..."
De oplossing
iBabs was de ideale oplossing voor de knelpunten die werden ervaren bij de World Lottery Association. Eugenia Diaz had in een eerdere rol bij een ander bedrijf een concurerrende oplossing gebruikt, maar vond deze niet zo gebruiksvriendelijk. Het duurde te lang om een agenda te maken.
Maar iBabs voldeed aan haar behoeften en die van haar collega's. "Het is zeer toegankelijk voor gebruikers en beheerders," zei Eugenia.
Ze was vooral blij met de tijdbesparende mogelijkheden, de functionaliteit om vergaderbeheer op één centrale locatie te organiseren en de ondersteuning die ze ontving van het iBabs-team terwijl de World Lottery Association de oplossing in haar workflows implementeerde.
"Het maken van de agenda en het toevoegen van de documenten eraan helpt onze leden om tijd te besparen. In één klik hebben ze alles wat ze nodig hebben voor de vergadering."
Impact van iBabs
Eugenia ontvangt niet langer e-mailverzoeken voor agendadocumenten, omdat alle deelnemers aan de vergadering toegang hebben tot de nieuwste bestanden op één centrale locatie via hun profiel. Ze kan ook sneller agenda's maken, wat haar veel kostbare tijd bespaart.
Zoals Eugenia Diaz zegt:
"De ondersteuning van het iBabs-team tijdens de implementatiefase was uitzonderlijk. Ze waren altijd bereikbaar en professioneel, en zorgden ervoor dat onze overgang naar het nieuwe platform soepel en probleemloos verliep. Het is duidelijk dat ze oprecht geven om het succes van hun klanten."
Conclusie
Om uw processen te versnellen en uw team te helpen hun tijd optimaal te benutten, is iBabs de ideale oplossing. Het intuïtieve agenda-opbouwproces helpt u de planning in minder tijd af te ronden. Wijzigingen in documenten worden automatisch bijgewerkt in alle profielen van de verschillende deelnemers. Dankzij de ongeëvenaarde ondersteuning is iBabs de oplossing om u te helpen betere en effectievere vergaderingen te houden.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
