Hoe combineer je geheimhouding met de behoefte aan een transparante overheid? In dit webinar introduceren we het iBabs-geheimhoudingsregister: een nieuwe module waarmee overheden overzicht houden op geheime stukken, de grondslagen en de termijnen van geheimhouding. Bas van Beek van Follow the Money bespreekt de uitdagingen rond de Wet open overheid en praktische manieren om informatie sneller toegankelijk te maken. Daarnaast deelt Joek van Pul van waterschap Hollandse Delta zijn ervaringen en laten we in een live demonstratie zien hoe het register werkt binnen iBabs.
Takeaways
- iBabs introduceert een geïntegreerd geheimhoudingsregister waarmee overheden centraal bijhouden welke stukken geheim zijn verklaard, op welke grondslag en tot wanneer.
- De module koppelt geheime stukken rechtstreeks aan agendapunten. Gebruikers kunnen onder meer de status, wettelijke grondslag, opmerkingen en duur van de geheimhouding vastleggen, ook wanneer die afhankelijk is van een gebeurtenis zoals het afronden van een aanbesteding.
- Het register kan intern worden gebruikt, als lijst worden geëxporteerd of openbaar worden gepubliceerd via het iBabs-publieksportaal. Zo kunnen ook inwoners, raadsleden en journalisten inzicht krijgen in welke stukken onder geheimhouding vallen.
- Openbaarmaking blijft een bewuste handeling: een medewerker past de status aan, verwijdert de afscherming van het document en publiceert de vergadering opnieuw. Het register ondersteunt dit proces, maar maakt stukken niet automatisch openbaar zodra een termijn verstrijkt.
- Joek van Pul van waterschap Hollandse Delta beschrijft hoe het register versnipperde Excel-lijsten vervangt. Het waterschap wil jaarlijks een overzicht aan het college voorleggen om te beoordelen welke geheimhouding nog nodig is en welke stukken openbaar kunnen worden.
- Bas van Beek benadrukt dat de uitvoering van de Woo verbetering nodig heeft. Volgens het in het webinar aangehaalde onderzoek duurt de behandeling van een verzoek gemiddeld 172 dagen, ruim vier keer langer dan de wettelijke termijn.
- Betere samenwerking en informatievoorziening kunnen de afhandeling versnellen. Bas noemt de Groningse aanpak, waarbij documenten centraal en datagedreven worden doorzocht, en vertrouwelijke voorinzage, waarmee verzoekers gerichter kunnen aangeven welke documenten zij nodig hebben.
- iBabs biedt de module volgens het webinar kosteloos aan. Het register kan op maat worden ingericht met extra of minder velden en passende grondslagen voor gemeenten, provincies en waterschappen.
Balanceren tussen geheimhouding en transparantie
Volledig transcript
Goedemorgen, welkom allemaal bij dit webinar over het Geheimhoudingsregister. Vandaag neem ik jullie mee in onze nieuwe module die we hebben ontwikkeld in het kader van de doorontwikkeling van ons publieksportaal. We zijn hier in de studio met twee gasten, Bas van Beek en Joek van Pul. Bas, welkom.
Ja, dankjewel. Bas van Beek, ik ben Woo-coördinator bij Follow the Money en ik begeleid dus de journalisten bij hun Woo-procedures.
En Joek van Pul, bestuursadviseur bij het waterschap Hollandse Delta en wij merken sinds kort met geheimhoudingsregister.
Fijn dat jullie er zijn.
Dankjewel.
In februari hebben we een webinar gegeven waarin we ons nieuwe publieksportaal hebben gepresenteerd. Het publieksportaal hebben we doorontwikkeld om tegemoet te komen aan de eisen die de Wet open overheid stelt. In het kader van de Woo moeten steeds meer informatiecategorieën openbaar gepubliceerd worden. En dat ondersteunen we met ons publieksportaal. En naast het actief publiceren van informatiecategorieën, wordt er veel overheden een geheimhoudingsregister bijgehouden.
Een overzicht van alle stukken waarop geheimhouding is opgelegd en tot wanneer. En na het aflopen van die termijn moeten die stukken ook weer actief openbaar gemaakt worden. En vandaag presenteren wij de module die we hiervoor ontwikkeld hebben. Maar voor we zover zijn wil ik graag het woord geven aan Bas van Beek.
Dankjewel.
Bas, jij bent Woo-specialist.
Ja.
Hoe staat het er nou voor met die Woo?
Nou, we zitten echt op een heel spannend punt. Er heeft zojuist een invoeringstoets plaatsgevonden, een evaluatie-instrument om te kijken van hoe werkt de wet op dit moment. En daarmee zijn we gekomen in een debat van hoe moeten we die wet nou aanpassen, zodat die wel goed gaat werken, dat we op tijd die stukken krijgen, dat die uitvoerbaarheid flink vooruit gaat, want dat is hard nodig.
Dus we zitten eigenlijk op een kantelpunt. En je ziet ook dat de bestuursorganen daar een visie op hebben. En wij vanuit de journalistiek ook zeker. En dat debat wil ik jullie eigenlijk nu graag even meenemen.
Leuk.
Ja. Nou, ik ben onderzoeksjournalist naast de coördinator bij FTM en Platform Authentieke Journalistiek. Mijn focus ligt vooral op de lobby van het Nederlands bedrijfsleven. Ik ben dus nu ook verantwoordelijk voor de Woo-verzoeken bij FTM. En voorzitter van de Woo-werkgroep van de Vereniging van Onderzoeksjournalisten.
Tevens geef ik les in openbaarheid op de Hogeschool Utrecht. De iets bekendere verzoeken zijn de Shell Papers, waar we documenten hebben opgevraagd over de relatie tussen diverse bestuursorganen en Shell en de NAM. Enkele van mijn verzoeken zijn genoemd in Ongekend Onrecht, het rapport naar aanleiding van de toeslagenaffaire. En als je meer wil lezen over hoe de overheid omgaat met openbaarheid en haar informatiehuishouding, dan kan je het FTM-dossier De gesloten overheid erop naslaan.
Als we het huidige debat goed willen begrijpen, dan moeten we teruggaan naar de toeslagaffaire. Deze zwarte bladzijde in de Nederlandse geschiedenis heeft echt het debat aangewakkerd en ook het denken binnen de overheid over: we hebben meer overheidstransparantie nodig en er moet een betere informatiehuishouding komen. Op dat moment werd de Woo ook langzaam ingevoerd.
En het was een zeer ambitieuze wetgeving, maar die is… langzamerhand is daar veel van afgeknibbeld door diverse lobby. Zo zouden we een documentenregister gaan krijgen waarin een verzoeker precies kon zien welke documenten hij kon opvragen. En er zou bijvoorbeeld een informatiecommissaris komen waartoe je je kon wenden en die ook kon ingrijpen als het mis zou gaan bij zo'n openbaarheidsverzoek.
Dat zijn een paar van die onderdelen die het niet hebben gered. En toen kwam de toeslagenaffaire en naar aanleiding van het rapport Ongekend Onrecht vond de Rijksoverheid dat er toch flink wat aanpassingen moesten worden gemaakt om die wet in elk geval een klein beetje sterker te gaan maken. Zo is er een Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding gekomen, het ACOI.
Dat is eigenlijk een iets afgezwaktere versie van die eerder genoemde informatiecommissaris. Daar kan je nu als professioneel verzoeker tot wenden als je vast komt te zitten in je informatieverzoek. En daarnaast kunnen zij gevraagd en ongevraagd advies geven. Er is een regeringscommissaris informatiehuishouding gekomen, Arre Zuurmond.
Er werd beloofd dat er een mindere werking zou komen van de uitzonderingsgrond intern beraad. En er zouden departementale nota's gebruikt bij besluitvorming worden actief openbaar gemaakt. Tevens is er een generiek actieplan informatiehuishouding Open op Orde gekomen. En er werd gezegd er moet een invoeringstoets komen. Dus een nieuw evaluatie-instrument om te kijken of een wet wel goed werkt.
En of we daar snelle aanpassingen aan kunnen doen om hem voor de gebruiker in elk geval beter te laten functioneren. Hoe staan we ervoor? Op dit moment, ondanks eigenlijk al die goede positieve energie die er was gekomen, blijft echt de verbetering toch echt wel uit. Onlangs is de Open State Foundation en IMI, het Instituut Maatschappelijke Innovatie, gekomen met hun rapport Blaadjes op het spoor.
En daar blijkt toch uit dat die beslistermijnen toch echt wel flink verbeterd moeten worden. Bestuursorganen doen nu gemiddeld 172 dagen over de behandeling van een Woo-verzoek. En dat is ruim vier keer langer dan de wettelijke termijn toestaat. En wat ook blijkt uit het rapport is dat het aantal omvangrijke verzoeken best wel meevalt. Gemiddeld worden er per Woo-verzoek ongeveer 180 pagina's verstrekt. En het aantal omvangrijke verzoeken, dus waarbij meer dan 250 pagina's moeten worden beoordeeld, is vrij beperkt: 14 procent.
En bij het merendeel van de Woo-verzoeken, bijna 56%, gaat het om een kleine omvang van maximaal 50 pagina's. En ook daar worden die termijnen niet gehaald. En die beloftes over meer openbaarheid zien we helaas sneuvelen op ook wat andere fronten. Er is de zogeheten i-grond, een nieuwe uitzonderingsgrond, is er bij de Woo bijgekomen.
Het goed functioneren van de staat moet die beschermen. En dat wordt nu, komen we in de praktijk, zien we dat vooral toch weer worden toegepast als een soort duizenddingendoekje. Zo worden nu Q&A's, woordvoeringslijnen en stukken die nog niet rijp zijn voor besluitvorming worden nu toch weer geweigerd. En we hebben onlangs ontdekt dat er rijksbrede afspraken zijn gemaakt over het bij voorbaat geheim verklaren van elk conceptstuk.
Zonder dat deze inhoudelijk op passageniveau zijn getoetst zoals de wet voorschrijft. En topambtenaren weten dat ze hiermee ingaan tegen het oordeel van meerdere rechters. Dus eigenlijk wat we met Ongekend Onrecht hadden gewonnen rondom persoonlijke beleidsopvattingen, en dat we dus zicht moeten hebben op het hele besluitproces, zijn we inmiddels weer grotendeels verloren onder die zogeheten i-grond.
En hoe staat het er verder voor? Die actieve openbaarmaking is grotendeels uitgesteld. Dat kwam omdat het al die stukken gepubliceerd diende te worden op Platform Open Overheidsinformatie, PLOOI. Maar dat is helaas niet van de grond gekomen. Dat gaat nu toch echt wel beginnen. Nu wordt van bestuursorganen verlangd dat ze het op hun eigen website in elk geval openbaar maken.
En per 1 november zullen dus vijf van deze 17 categorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt. Die eerste categorieën die hier nu opgesomd staan, heel veel zijn ook gewoon bijvoorbeeld simpele informatie zoals adresgegevens. En er is nog heel veel discussie over de definities van die overige categorieën. Bestuursorganen kunnen natuurlijk al proactief beginnen met die andere categorieën en deze vijf.
Maar weinig hebben die stap genomen. Een uitzondering is bijvoorbeeld de gemeente Tilburg die echt vooruit loopt op die actieve openbaarmaking. De Rijksoverheid geeft ook wel toe dat de Woo op dit moment niet naar behoren functioneert. Maar zij lijken dit echter te wijten aan de, wat zij noemen de ruime en laagdrempelige openbaarheidswetgeving die wij in Nederland hebben.
Daar bedoelen ze mee dat er geen limiet is aan de omvang van een Woo-verzoek. Een grote diversiteit aan documenttypes die opgevraagd kunnen worden. En dat er nagenoeg weinig rechtsmiddelen zijn om misbruik van die Woo aan te pakken. Zoals ik in een eerdere slide ook al liet zien, valt die omvang dus eigenlijk best wel mee. En ook documenttypes komen wij… Het zijn toch meestal gewoon de standaard documenttypes als e-mail en pdf die opgevraagd worden.
En WhatsApp en concepten zijn daar echt wel uitzonderingen op. Grappig genoeg is dus nu ook de Woo die als eerste een invoeringstoets… als een van de eerste een invoeringstoets krijgt. En dat is gedaan door SEO. En in die invoeringstoets werd ook wel gezegd: we moeten echt gaan inzetten op het proces.
Daar zijn de meeste stappen voor verbetering te leggen. En toch stonden daar weer een paar verbetervoorstellen in. Die vanuit de journalistiek in elk geval veel vragen opriepen. En waar we ons toch erg zorgen om maakten. Eentje daarvan is maximeren het aantal op te vragen documenten voor niet-journalisten. En overweeg het instellen van een relatieve uitzonderingsgrond voor documenten van beperkt belang, dus schaal 15.
Wat eigenlijk alles daaronder moet dus eigenlijk worden gezien als niet belangrijk. Nou, wij hadden hier heel veel vragen bij. Ten eerste omdat veel burgers zich ook bijvoorbeeld tot Follow the Money wenden met documenten die zij hebben opgevraagd. Waar eigenlijk gewoon heel veel nieuwswaarde in zit. Zo heeft een burger, is naar ons toegekomen met een Woo-verzoek over het STAP-budget.
En dat is ons best gelezen verhaal geworden van vorig jaar. Dus veel burgers weten ook naar waar ze naar moeten zoeken. Er zit ook heel veel expertise. Dit levert gewoon heel veel verhalen ook op waar… die die belangrijk zijn voor de samenleving. En ja, die relatieve uitzonderingsgrond voor documenten van beperkt belang en dat stellen onder schaal 15. Vaak vragen wij natuurlijk informatie — denk bijvoorbeeld aan data — op die echt lang niet op schaal 15 zijn gemaakt.
En de menig dataspecialist zit hieronder. En dat maakt dus ook dat veel documenten opeens niet meer in ons bereik komen te vallen. Inmiddels is ook die kabinetsreactie op de invoeringstoets gekomen. En ook zij nemen die brede erkenning over dat de prioriteit moet komen te liggen... bij het verbeteren van het proces. En toch blijft die wens voor inperking van omvang en documenttype bestaan.
Maar op dit moment kon de Rijksoverheid gewoon niet goed onderbouwen, had niet de cijfers daartoe om te laten zien dat hier ook daadwerkelijk een probleem ligt. Nu willen ze ook gaan kijken om die cijfers toch bij elkaar te gaan scharen en om te kijken van oké, waar zitten nou die knelpunten? Wij denken in elk geval vanuit de journalistiek dat dat niet bij documenttype of omvang komt te liggen.
En daar zullen ze zich ook voor gaan inzetten. Wat heeft dit nou voor gevolgen voor de journalistiek? Als journalistiek middel wordt de Woo gewoon steeds minder populair. Menig verhaal kan niet 172 dagen wachten. En daarnaast begint het ook echt wat eigenlijk een heel makkelijk burgermiddel moest zijn. De Wob en Woo vereist nu steeds meer expertise.
En dat is ook dat je vooral die journalistieke Woo-coördinatoren nu bij mediaorganisaties ziet ontstaan. Want bij actuele journalistieke onderwerpen is 172 dagen gewoon veel te lang. Medige onderwerpen is echt haar nieuwswaarde op dat moment kwijt. En daarom wordt het nu voornamelijk ingezet bij brede beleidsreconstructies.
En wat nu wel nadelig is, is dat veel hoofdredacties en ook journalistieke fondsen die vooral zzp-journalisten steunen, worden terughoudend om journalistieke onderzoeken te steunen die te veel leunen op de onzekerheid van de Woo. En dat is heel erg zonde, want die verhalen dienen wel verteld te worden. Journalisten zijn niet geïnteresseerd in alle documenten over een onderwerp. Zij zijn ook gebaat bij een snelle afhandeling en de specifieke documenten die hun in hun onderzoek verder kunnen helpen.
Het zal verschillen per onderzoek welke documenttypes dat zijn. Vaak zijn dat gewoon de memo's en nota's, maar dat kunnen ook e-mails, WhatsApp-documenten of conceptdocumenten zijn bij sommige verhalen. Er is natuurlijk geen inzicht aan onze kant welke documenten er allemaal aanwezig zijn. Een documentregister is er helaas niet doorheen gekomen. Dat is deels te overbruggen door vooronderzoek en overheidskennis, maar lang niet altijd.
En dat vereist dus een samenwerking tussen verzoeker en bestuursorgaan om te komen tot de documenten die een verzoeker nodig heeft. We hebben onlangs met collega's van Investico, Follow the Money, het FD en de Volkskrant een artikel naar buiten gebracht, net voordat de kabinetsreactie kwam, waar we eigenlijk oproepen om die best practices die zijn ontstaan bij het behandelen van Woo-verzoeken, om die meer en meer te gaan gebruiken.
Dat kwam namelijk ook uit die invoeringstoets. Er is een opmerkelijke overeenstemming tussen verzoekers en betrokken ambtenaren over de wenselijkheid van het invoeren van een aantal best practices. Maar dat wordt nu gewoon nog te weinig gedaan. En dat is zonde, want dat is nou juist dat proces waar we zoveel verbeteringen kunnen aanbrengen. Dit zijn die tien aanbevelingen. Ik zal er een paar meer toelichten.
Door de andere zal ik wat sneller doorheen lopen. Een Woo-verzoek is vaak niet nodig. Vaak wenden journalisten zich tot een bestuursorgaan met eigenlijk gewoon vragen voor de persafdeling en we zien dat in de praktijk dat vaak de controle gehouden wordt door een bestuursorgaan door te zeggen doe maar een Woo-verzoek. Terwijl als je ruimhartig bent in het beantwoorden van persvragen, maar ook met het toestaan van interviews, zal een Woo-verzoek vaak niet nodig blijken.
Maak de afhandeling professioneler en onafhankelijker. Zorg ervoor dat je een Woo-jurist hebt. En zeker ook als daar de ruimte voor is, informatiespecialisten om die Woo-juristen bij te staan. Vaak zien we nog dat de Woo-afhandeling af wordt gedaan door ambtenaren die daar niet in geschoold zijn. En daar ook niet handig in zijn.
En dat is doodzonde. Even bellen om onduidelijkheden op te helderen. Bel ons als er iets niet helemaal duidelijk is. Ga niet wachten met ellenlange brievenwisselingen. Maar probeer die snelheid erin te houden. Anders zal je die beslistermijnen nooit halen. Zorg dat een Woo-functionaris makkelijk kan zoeken. En betrek de verzoeker bij het inventariseren van de documenten. Dat zal ik in de volgende slide behandelen.
En voer een concretiseringsgesprek. Veel bestuursorganen zullen denken dat doe ik al. Als er onduidelijkheden zijn of dat ik een concretisering wens van het verzoek. Dan vraag ik dit al. Maar wat wij bedoelen met voer een concretiseringsgesprek, geef zoveel mogelijk, laat een beeld zien van wat er ligt. Dus laat zien welke documenten er zijn, zodat de verzoeker ook het vertrouwen heeft dat als hij het concretiseert, dat hij de juiste documenten te pakken heeft.
Dus hoe meer je toegang geeft tot wat er ligt, hoe beter een verzoeker in staat zal zijn om die keuze te maken. Geef journalisten een vertrouwelijke voorinzage, daar kom ik ook zo op. Spreek een concrete einddatum af. Wij staan altijd open voor, in de meeste gevallen, voor verdaging als een beslistermijn niet gehaald kan worden. Maar dat betekent wel dat er een goede en duidelijke einddatum moet worden afgesproken.
Want een verzoeker moet wel houvast hebben, ook voor andere stappen binnen zo'n procedure. Verkort de termijn voor zienswijze en handhaaf die. We zien dat bestuursorganen nogal vaak zienswijze vragen terwijl dit niet nodig is voor de documenten. En dat ook interdepartementaal gaan doen terwijl dit vaak niet nodig is. Dus hoe korter die zienswijze, zet hem alleen in wanneer het nodig is en handhaaf die termijnen die daarvoor zijn gesteld.
En zet minder vinkjes. We zien nu bij sommige ministeries dat meer dan 15 mensen akkoord moeten gaan voordat een Woo-verzoek naar buiten kan gaan. Dit levert soms maanden vertraging op, terwijl het Woo-besluit al lang klaar ligt. Dit is onnodig en kan met een simpele oplegnotitie veel sneller naar buiten. Wat is nou een van de mooiste aanpakken die ik heb zien ontstaan?
Een van die best practices is de Groningse aanpak van de provincie Groningen. Hun informatiespecialist Robert Nat heeft eigenlijk gesteld dat hij bij omvangrijke verzoeken meer datagedreven wil gaan werken. Hoe zien we dat nu bij een klassiek verzoek gaan? Er worden allemaal mailtjes de organisatie ingestuurd van kan jij je documenten gaan zoeken? En ambtenaren worden achter hun Outlook gezet en moeten handmatig al die e-mailtjes gaan zoeken.
Dit kan niet meer bij omvangrijke verzoeken. Het vraagt gewoon te veel van je organisatie. Hoe doen zij het nu? Zij vragen wat zijn de locaties en e-mailboxen waar we deze documenten kunnen vinden. Dan pakken ze die integraal en stoppen ze in een DMS-systeem. En daar gaan ze aan de hand van search queries heel snel komen met de juiste keywords tot de belangrijkste documenten die onder dit verzoek vallen.
Dat betekent dat je dus een hele mailbox niet langer handmatig moet zoeken, maar gewoon snel door een gehele mailbox gaat. En dus niet meer ellenlang door die pagina's moet klikken. En het mooie aan die Groningse aanpak is dat ze dus ook de verzoeker betrekken in het opstellen van die search queries. Welke termen hebben we nodig om tot de documenten te komen die jij nodig hebt voor je onderzoek?
De informatiebehoefte van de verzoeker staat dus centraal en dat creëert vertrouwen. Ze hebben dit gekoppeld aan de vertrouwelijke voorinzage. En de vertrouwelijke voorinzage is misschien wat onder de Wob eigenlijk al bestond, is nu onder de Woo staat het ook echt in de wet als een mogelijkheid om tot concretisering van je verzoek te komen. 5.7. En de vertrouwelijke voorinzage stelt een verzoeker in staat om naar het bestuursorgaan te komen en de documenten echt in te komen zien en te stellen welke beoordeeld moeten worden naar de uitzonderingsgronden van de Woo.
En dat doe je aan het hand van het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Je mag dus niet publiceren over wat je daar te zien krijgt. Je moet wachten tot het besluit komt en als daar dingen in zijn geweigerd mag je zelfs niet schrijven over de dingen die je voorheen wel hebt gezien tijdens die voorinzagen. En we zien hier echt werklastreducties komen van 80, 90 procent. En dat is ook niet zo raar, want het stelt verzoekers nu voor de eerste keer in staat om echt te kijken, dit heb ik nodig.
En dat is toch wel heel uniek en je ziet nu dat steeds meer bestuursorganen voorzichtig hier interesse voor beginnen te tonen. Want die werklastreducties zijn het gewoon waard. Dit zijn een paar van die best practices die wij nu aanraden om dat proces te verbeteren en waar we ons gezamenlijk voor moeten inzetten.
Interessant verhaal Bas, dankjewel. Jij hebt het over de twee best practices Groningse aanpak en vertrouwelijke voorinzage. Hoe wordt het nou verder opgepakt door overheden?
Ja wat ik mooi vind is eigenlijk dat die Groningse aanpak heeft het geschopt tot de reactie op de invoeringstoets, de kabinetsreactie. En ik weet dat Robert Nat nu echt het halve land doorreist. En volgens mij elk ministerie onderhand wel of op bezoek heeft gehad in Groningen, of dat hij naar de ministeries is gegaan. Je ziet gewoon, deze best practices zijn er.
Je moet er naar op zoek. En ze worden nu langzaam ook opgemerkt door de Rijksoverheid. En dat vind ik heel bijzonder om te zien.
Ja, ik hoop dat onze oplossing die wij vandaag presenteren jullie ook gaat helpen om sneller antwoord te krijgen op een Woo-verzoek.
Ik hoop het ook.
Ja. In samenwerking met enkele gemeenten, provincie en een waterschap hebben wij de afgelopen tijd gewerkt aan de ontwikkeling van een module voor het geheimhoudingsregister. Van veel klanten kregen wij namelijk terug dat zij een optie in iBabs misten om een geheimhoudingsregister bij te houden. Dat werd veelal gedaan op Excel-sheets waar meerdere mensen aan werkten.
En dat maakte het erg lastig om stukken openbaar te maken. Joek, voordat jullie ons geheimhoudingsregister gebruikten, hoe deden jullie dit?
Met de eerder al genoemde Excel-sheets. En wat je zag is, die worden dan inderdaad door een paar mensen bijgehouden. Maar zeker bij geheime vergaderingen bijvoorbeeld, waar toch soms spannende dingen op de agenda kunnen staan, werd dit nog wel eens een ondergeschoven kindje. En kwamen we later tot de conclusie dat het toch niet helemaal goed was opgeslagen. En dat er eigenlijk te weinig naar gekeken werd. Dus toen het college met ons bij de vraag kwam: nou, welke stukken hebben we nou de afgelopen jaren geheim verklaard?
Kwam eigenlijk jullie ontwikkeling daar precies parallel aan. Dus die konden we mooi bij elkaar pakken. En hebben we het geheimhoudingsregister kunnen vullen. Ook enerzijds vanuit die Excel-lijst. Maar ook gewoon teruggekeken wat we eventueel gemist… En dat zorgt voor een mooi overzicht die we nu in iBabs hebben.
Nou fijn dat we daar jullie in hebben kunnen helpen. Het geheimhoudingsregister wordt niet altijd openbaar gepubliceerd. Soms wordt er ook wel eens een lijst van uitgedraaid en die lijst wordt dan vervolgens openbaar gepubliceerd. De module die ik zo meteen ga laten zien, die ondersteunt beide opties. Ik ga jullie nu meenemen naar iBabs en we zien hier een willekeurige vergadering, in dit geval een gemeenteraadsvergadering, maar dat kan natuurlijk ook een B&W-vergadering zijn, een PS- of GS-vergadering.
Als ik de agenda open, zie ik hier een agendapunt met daarbij een geheime bijlage. En deze gaan wij toevoegen aan het geheimhoudingsregister. En dat gaat heel makkelijk door te klikken rechts naast het agendapunt en dan te zeggen toevoegen aan het geheimhoudingsregister. Wij moeten hier wat vakken invullen.
Als eerste het onderwerp en vervolgens is er de mogelijkheid om een opmerking toe te voegen. En we zeggen wanneer de geheimhouding is opgelegd en tot wanneer. En dat is niet altijd een harde datum. Soms is de geheimhouding opgelegd tot bijvoorbeeld de aanbesteding is afgerond.
En dat kunnen we hier kwijt. Ik geef een status mee, in dit geval is het stuk geheim. Ik kan eventueel een relatie leggen met andere stukken. Ik vul de grondslag in van de Gemeentewet. Maar dit kan natuurlijk ook aangepast worden naar de Provinciewet of de Waterschapswet. Ik kies een grondslag vanuit de Woo, dat kunnen er ook meerdere zijn.
En in dit geval is de geheimhouding opgelegd op de bijlagen. Er is ook de optie om een stuk permanent geheim te verklaren. Als ik vervolgens dit opsla, zien we dat dit item uit het geheimhoudingsregister is gekoppeld aan het agendapunt. En als we vervolgens naar de overzichten gaan en naar het geheimhoudingsregister, heb ik hier een overzicht van alle stukken waarop geheimhouding rust of waarvan de geheimhouding is opgeheven.
Ik kan heel makkelijk zoeken en filteren. Ik zoek nu even op de stukken die tot 2 september geheim zijn verklaard en daar krijg ik nu mijn resultaten waarvan ik vervolgens een lijst kan exporteren. Als ik nu het stuk openbaar wil maken, de geheimhouding opheffen, dan klik ik terug naar dit overzicht.
Ik klik op bewerken en ik verander de status in geheimhouding opgeheven en ik koppel daar een datum aan. Als ik vervolgens dit opsla, kan ik terugklikken naar de agenda. En daar zoek ik mijn agendapunt op.
En vervolgens kan ik heel makkelijk het slotje weghalen. Ik sla mijn vergadering weer op. Ik publiceer mijn vergadering. En we hebben het stuk openbaar gemaakt. Als we ervoor gekozen hebben om het geheimhoudingsregister openbaar te publiceren is dat zichtbaar op het publieksportaal onder de overzichten.
Op deze manier hebben ook inwoners, raadsleden de pers inzage in alle stukken waarop geheimhouding is gelegd. En wij hopen hiermee dat we jullie een mooie oplossing geven voor het bijhouden van een geheimhoudingsregister. Joek, hoe gebruiken jullie dit nu in de praktijk?
Nou, wij hebben het nog niet naar de buitenkant — laat ik het even zo zeggen — naar de openbare website gekoppeld. Dus we gebruiken het nu echt voor intern gebruik. Maar wat wij nu wel doen, juist ook omdat we dit hebben ingevoerd, is we gaan jaarlijks een export hiervan maken die we aan het college kunnen voorleggen. Dit zijn de stukken die op dit moment nog geheimhouding hebben tot het moment met deze wettelijke grondslag.
Zodat ze jaarlijks ook vinger aan de pols kunnen houden. Klopt dit nog wel? Moeten er eventueel stukken actief openbaar gemaakt worden of de geheimhouding eraf gehaald worden? Dus dat is op dit moment de manier waarop wij het gebruiken.
Mooi, klinkt goed. Bas, hoe zie jij dit? Zie je dit als een handige oplossing ook voor het openbaar maken?
Nou ja, ik herken het. Wat je schetst, er is een aantal jaar geleden zijn de journalisten bezig geweest om eigenlijk al die gemeenten aan te schrijven door middel van een Woo-verzoek van welke documenten zijn nou geheim verklaard. En daar konden heel veel gemeenten eigenlijk gewoon geen antwoord op geven. Dus dan zag je ook dat die registers die missen. En wat ik nu merk is dat bestuursorganen zich soms een beetje rijk rekenen met zo'n geheimhouding.
Als je dan een Woo-verzoek doet, dan is het antwoord al snel, nee maar daar staat geheimhouding op. Maar ja, dat moet dan zoals de wet voorschrijft meteen worden gezien als een verzoek tot opheffing van die geheimhouding. Dan is het wel heel erg belangrijk dat je als bestuursorgaan helder hebt. Waarom heb ik dit document geweigerd? Onder welke uitzonderingsgronden van de Woo? Voor hoe lang? Wat is de reikwijdte daarvan?
Als je dat overzicht niet meer hebt, dan wordt het heel lastig in die procedures. Ik denk wel natuurlijk dat dit helpt, in elk geval ook als signaal, dat ook als je een termijn eraan geeft, dat je in elk geval herinnerd wordt van: hé, dit moet wel weer in de publieke termijn terechtkomen. Wat dat betreft is het natuurlijk een handige reminder, ook voor alles is openbaar tenzij.
En dat zie je helaas nu terug bij bestuursorganen, dat het in de vergetelheid raakt en daardoor eigenlijk bijna voorgoed geheim wordt verklaard tenzij er dus zo'n Woo-verzoek komt. Dus zo’n reminder is, denk ik welkom. Op welke manier je daar invulling aan geeft, of het een heel goed Excel-sheet is, of zo'n systeem, dat lijkt me alleen maar goed.
Nou, mooi. Wij denken dat we met deze module echt een mooie oplossing hebben gevonden om het overheden makkelijker te maken. Het geheimhoudingsregister is vanaf nu in uw omgeving te activeren door te klikken op de link die u hier in beeld ziet staan. We hebben een standaard hiervoor ontwikkeld, maar we kunnen natuurlijk ook velden toevoegen of velden verwijderen.
Dus we maken het overzicht op maat. Ook kunnen we de Gemeentewet aanpassen naar Provinciewet of Waterschapswet. En dit kunt u bij uw aanvraag vermelden. De afgelopen tijd hebben wij al veel vragen gekregen over de kosten van het geheimhoudingsregister. Nou, daar kan ik u blij maken. Wij vinden het heel belangrijk om onze klanten te ondersteunen in de uitvoering van de Wet open overheid.
En wij bieden deze module dus ook kosteloos aan. Als u meer wilt lezen over de inrichting van het geheimhoudingsregister... kunt u in iBabs op het vraagtekentje klikken... en daarmee komt u op onze supportpagina's. Als u dan klikt op de button Wat is nieuw... ziet u daar een link naar ons geheimhoudingsregister.
Tot slot, dit webinar is terug te kijken... via de link die u vandaag heeft gebruikt. Maar u kunt ook gaan naar www.ibabs.com en dan klikken op Inrichting en Kenniscentrum. En daar kunt u dit webinar terugkijken, maar ook eerdere webinars die we hebben gegeven. U ziet een survey in beeld.
Het verzoek is of u deze wilt invullen. Voor nu wil ik u in ieder geval hartelijk bedanken voor het bijwonen van dit webinar. En speciale dank aan Bas en aan Joek. Graag zien we u terug bij een volgend webinar. Heb een mooie dag.
