Wat is de juiste procedure om een vergadering bijeen te roepen?

Het bijeenroepen van een vergadering betekent dat je aankondigt dat de vergadering plaats zal vinden en dat je de benodigde personen daarvoor uitnodigt. De exacte procedure daarvoor is afhankelijk van twee factoren: 

  • De statuten van het bedrijf.
  • De wetgeving van het land waar het bedrijf is gevestigd. 

De regelgeving in de statuten mag niet tegenstrijdig zijn met de geldende wetgeving. Er kunnen echter wel aanvullende eisen worden gesteld. Die gelden dan specifiek voor dit bedrijf. Dat kan dus ook het geval zijn bij bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen (voor aandeelhouders en/of leden). 

Het versturen van uitnodigingen dient als waarschuwing. Je informeert de aandeelhouders dat er een vergadering aankomt. Dit geeft hun de gelegenheid om hun agenda daarvoor vrij te maken en zich grondig voor te bereiden. Er bestaan bepaalde best practices voor de beide hierboven genoemde soorten vergaderingen. In dit artikel kun je daar meer over lezen. 

Vereisten voor het bijeenroepen van een vergadering

Hieronder staan een aantal eisen voor het bijeenroepen van bestuurs- en algemene vergaderingen:

Soort vergaderingVereisten voor het bijeenroepen van de vergadering
Algemene vergaderingZowel de raad van bestuur als de aandeelhouders kunnen een algemene vergadering bijeenroepen. Veel bedrijven hebben in de statuten vastgelegd hoe vaak algemene vergaderingen moeten worden georganiseerd. Bij andere bedrijven gebeurt dat meer ad hoc.  Het bestuur moet de vergadering aankondigen. In het VK moet dit volgens de Companies Act 2006 minimaal 14 dagen van tevoren gebeuren. Voor een NV geldt een termijn van 21 dagen. In de VS varieert de minimale termijn per staat. Meestal ligt die ergens tussen de 10 en 60 dagen.  In de uitnodiging moeten in elk geval de datum, tijd en locatie van de vergadering worden vermeld. Daarnaast moet de reden van de vergadering worden vermeld. En welke onderwerpen er op de agenda staan. Je moet ook voldoen aan de wet- en regelgeving over de manier waarop de uitnodiging mag worden verstuurd. Dat kan bijvoorbeeld per post of elektronisch. Dat hangt af van wat er in de lokale wetten en in de statuten staat. 
Bestuursvergadering:Soms zijn er in de statuten of bedrijfsreglementen vaste data opgenomen voor bestuursvergaderingen. Als alle bestuurders die hebben goedgekeurd, hoef je geen uitnodigingen meer te versturen.  Het is echter wel belangrijk om de agenda en het vergaderdossier ruim op tijd te versturen. Dan hebben de bestuursleden voldoende tijd om zich gedegen voor te bereiden.  Als er geen specifieke data zijn vastgesteld, moet je een 'redelijke' aankondigingstermijn in acht nemen. Het is in het belang van het bedrijf dat alle bestuurders bij de vergadering aanwezig zijn. Daar moet je dus rekening mee houden wanneer je een vergadering plant en aankondigt.  In de uitnodiging moeten de datum, tijd en locatie van de vergadering worden vermeld. Daarnaast vermeld je aanvullende relevante informatie. Bijvoorbeeld of ze gebruik kunnen maken van vergadersoftware, zoals iBabs

De rol van de voorzitter

De voorzitter van de vergadering speelt een cruciale rol bij het bijeenroepen van een vergadering. Het is aan hem/haar om alles goed te plannen. Alleen dan kan de vergadering soepel verlopen. Dat betekent onder meer dat de agenda op tijd klaar moet zijn. En dat de genodigden tijdig en op de juiste manier worden geïnformeerd. 

De rol van de managementassistent

De managementassistent bepaalt samen met de voorzitter welke onderwerpen er besproken worden. Ook bekijken ze samen of er niet te veel op de agenda staat.  De managementassistent boekt een ruimte voor de vergadering. Daarnaast regelt hij of zij - indien nodig - het verblijf voor de bestuursleden. 

Het is essentieel dat de managementassistent de uitnodiging tijdig en op de juiste manier verstuurt. Hij of zij verstuurt eveneens de agenda en de notulen van de vorige vergadering. Daarnaast verspreidt de managementassistent de stukken voor de volgende vergadering. 

Procedure voor het bijeenroepen van een vergadering

Volg de onderstaande stappen als je een vergadering bijeenroept:

1. Weet wat het doel van de vergadering is.

Er kunnen allerlei redenen zijn om een vergadering bijeen te roepen. De raad van bestuur kan een algemene vergadering bijeenroepen om belangrijke onderwerpen te bespreken. Ook kunnen aandeelhouders de raad van bestuur om een algemene vergadering vragen. In het VK geldt dat het verzoek van de aandeelhouders moet worden onderschreven door minimaal vijf procent van de aandeelhouders die tijdens de algemene vergadering stemrecht hebben. Dit percentage kan per land verschillen. 

De voorzitter moet ervoor zorgen dat de bestuursvergaderingen passen in het schema dat in de statuten is bepaald. 

2. Bepaal de plaats en tijd en de manier van vergaderen

Als er een algemene vergadering wordt belegd, boekt de managementassistent een passende locatie. Ook moet er een datum en tijd worden geprikt. De vergadering moet zo snel mogelijk worden geregeld. Daarbij moet natuurlijk wel een gepaste uitnodigingstermijn in acht worden gehouden.

De data van bestuursvergaderingen worden soms al in het voorgaande jaar vastgesteld. De managementassistent kan dan vooruit plannen en alle data voor het hele jaar doorgeven. Op deze manier kunnen de bestuurders daar tijdig tijd voor reserveren. 

Voor beide soorten vergaderingen geldt dat er moet worden nagedacht over de manier waarop de aandeelhouders of bestuurders deel kunnen nemen. Moet iedereen fysiek aanwezig zijn? Of kunnen ze deelnemen via een conference call of videoverbinding? Of misschien wel via vergadersoftware

3. Het voorbereiden van de agenda

De voorzitter en de managementassistent overleggen samen welke punten er op de agenda worden gezet. Denk hierbij aan:

- het goedkeuren van de notulen van de vorige vergadering, 

- het opvolgen van eerder behandelde onderwerpen 

- nieuwe onderwerpen die besproken moeten worden. 

Met een strakke en goed geplande agenda, verloopt de vergadering vlot. Zo kunnen alle benodigde onderwerpen worden behandeld. 

4. Het versturen van de uitnodiging 

De managementassistent verstuurt de uitnodigingen. Hierin wordt in elk geval alle verplichte informatie vermeld. De uitnodiging wordt verstuurd aan iedereen die verplicht of bevoegd is om de vergadering bij te wonen. Denk aan aandeelhouders, bestuursleden en auditors. Dit is afhankelijk van het type vergadering. 

Hoe de uitnodiging wordt verstuurd, hangt ook af van wat er in de statuten staat. Over het algemeen mogen uitnodigingen zowel op papier als digitaal worden verstuurd. 

In de uitnodiging moeten de locatie, datum en aanvangstijd van de vergadering worden vermeld. Daarnaast moet worden vermeld hoe je fysiek of virtueel aan de vergadering kunt deelnemen. Bovendien moet je vermelden hoe iemand kan stemmen. En hoe daarvoor een volmacht kan worden verleend. Ook moet de uitnodiging de agenda voor de vergadering bevatten. Inclusief eventuele bijzondere voorstellen die moeten worden besproken. Voor bestuursvergaderingen verstuur je het vergaderdossier samen met de notulen van de vorige vergadering. De bestuurders kunnen die dan bestuderen. 

5. Aanpassen van de stukken

Als je uitnodigingen voor een bestuursvergadering verstuurt, kan het zijn dat je van sommige bestuurders een reactie ontvangt. Bijvoorbeeld vragen of opmerkingen over de notulen van de vorige vergadering. Of suggesties om de agenda te verbeteren. Deze opmerkingen bespreekt de managementassistent met de voorzitter. Indien nodig worden de vergaderstukken aangepast. 

Dit is uiteraard veel eenvoudiger wanneer je vergadersoftware gebruikt, in plaats van papieren vergaderdossiers. Je kunt de stukken dan gewoon in de cloud aanpassen. Vervolgens worden deze documenten voor alle betrokkenen automatisch geüpdatet. Het is dan niet meer nodig om hele boekwerken opnieuw uit te printen en te versturen. 

Tips en best practices

  • Verstuur de uitnodigingen zo ver mogelijk van tevoren. Dit is een teken van respect voor de aanwezigen. Als je wilt dat er zo veel mogelijk mensen aanwezig zijn, moet je hen ook de gelegenheid geven om hun plannen om te gooien. Ze moeten misschien een reis en een overnachting boeken. En ze moeten zich natuurlijk goed voorbereiden. 
  • Probeer de vergadering zo toegankelijk mogelijk te maken. In veel landen is het inmiddels wettelijk toegestaan om een algemene vergadering volledig online of gecombineerd online/offline te houden. Met vergadersoftware regel je dit eenvoudig en efficiënt. Op deze manier kunnen ook mensen met een drukke agenda, die geen vervoer hebben of aan de andere kant van de oceaan wonen ook deelnemen. Evenals veel mensen die wel mee willen doen, maar om welke reden dan ook niet fysiek aanwezig kunnen zijn.   
  • Het is handig om bestuursvergaderingen een jaar vooruit te plannen. De tijdstippen staan dan alvast afgeblokt in de agenda's van de bestuurders. Zo voorkom je dat hun agenda al helemaal is volgeboekt. En heb je dus de grootste kans dat ze bij alle vergaderingen aanwezig kunnen zijn. 
  • Geef zo duidelijk mogelijk aan wat het doel van de vergadering is. Vermeld details van de voorstellen die besproken zullen worden. Zo kunnen aandeelhouders beter beoordelen of ze bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Als je te vaag bent, gaan ze misschien afspraken verzetten en het hele land door reizen voor een vergadering die voor hen niet relevant is. En je wilt natuurlijk niet dat aandeelhouders gaan mopperen. 

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen uitnodiging voor een gewone en een bijzondere bestuursvergadering? 

Voor reguliere vergaderingen is het - mits de statuten dat toestaan - voldoende als je eenmalig laat weten dat de vergadering elke maand op een bepaalde dag en tijd wordt gehouden. Het is het beste om voor elke vergadering een uitnodiging te sturen. Maar dat is niet altijd noodzakelijk. 

Bij bijzondere vergaderingen ligt dat echter anders. Het kan zijn dat er urgente zaken besproken moeten worden die niet tot de volgende reguliere vergadering kunnen wachten. Of voorstellen om het bedrijfsreglement aan te passen of andere belangrijke onderwerpen. In dat geval moet je daar een aparte uitnodiging voor versturen. Bovendien moet je dan altijd de volledige agenda verspreiden. Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen tijdens die vergadering niet worden behandeld. Voor een reguliere vergadering volstaat een minder gestructureerde agenda. Indien nodig, kan er dan ook van de agenda worden afgeweken. 

Wie kan een buitengewone algemene vergadering (BAV) bijeenroepen?

Een BAV kan worden bijeengeroepen door de raad van bestuur, de rechtbank of aandeelhouders die meer dan tien procent van de stemgerechtigde aandelen bezitten. Zo'n vergadering wordt gehouden om urgente zaken te behandelen. Bijvoorbeeld het ontslag van directieleden of andere juridische zaken met betrekking tot het bedrijf. 

Wie kan een jaarlijkse algemene vergadering (JAV) bijeenroepen?

Alleen de raad van bestuur kan een JAV bijeenroepen. Meestal wordt deze vergadering ieder jaar op dezelfde dag gehouden. De raad van bestuur kan de jaarlijkse algemene vergadering echter ook op een andere dag plannen. Dan moeten de genodigden echter wel minimaal 14 dagen van tevoren op de hoogte worden gesteld. 

Conclusie

De exacte procedure voor het bijeenroepen van een vergadering verschilt per type vergadering. De basis is echter hetzelfde. Houd je aan de landelijke wet- en regelgeving. Probeer de genodigden altijd ruim op tijd te informeren. Laat weten welke onderwerpen er zullen worden behandeld. 

De vergaderingen zijn het best en het productiefst als er zo veel mogelijk belanghebbenden aanwezig zijn. Geef iedereen daarom voldoende tijd om erbij aanwezig te kunnen zijn. En om de onderwerpen gedegen voor te kunnen bereiden. Met vergadersoftware zoals iBabs kun je de vergadering vlot laten verlopen. Hiermee kunnen ook mensen die niet in de gelegenheid zijn om te reizen aan de vergadering deelnemen. 

Meer lezen?