De notulen zorgen voor een nauwkeurig verslag van de gebeurtenissen tijdens een vergadering. Het maakt hierbij niet uit of het om een informele bespreking gaat of een officiële vergadering. Beschikken over een verslag waarin alle beslissingen, taken en afspraken staan, is essentieel voor het afleggen van verantwoording en een geïnformeerde besluitvorming.
Hoewel het dus een belangrijk onderdeel is, gaf slechts 65% van de respondenten tijdens ons vergaderonderzoek aan dat er notulen worden gemaakt tijdens vergaderingen. Een van de redenen is dat er vaak geen gestroomlijnd proces is voor het notuleren. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing, het gebruiken van een gestructureerd sjabloon dat kan worden aangepast op de behoeften van de organisatie.
In dit artikel staan voorbeelden van notulen en templates voor het vastleggen van verschillende soorten vergaderingen. Plus tips voor het optimaliseren en stroomlijnen van dit proces.
Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken
Eenvoudig template voor het notuleren
Eenvoudige notulen zijn geschikt voor informele of reguliere bijeenkomsten, waarbij het vooral gaat om het samenvatten van de belangrijkste onderwerpen. In dit soort vergaderingen wordt meestal vlot een specifiek onderwerp of kwestie besproken. Het is dan voldoende om in de notulen het doel van de vergadering, de agendapunten en de vervolgstappen vast te leggen. In het voorbeeld hieronder staan meer details:
| [Naam vergadering] Notuleren voor [naam organisatie] |
| Datum: DD/MM/YY |
| Tijd: 00:00 |
| Aanwezigen: [Namen van de aanwezigen] |
| Doelen |
| [Lijst van de vergaderdoelen] |
| Agenda |
| [Onderwerp 1]Belangrijke discussies: [Opsomming van de discussies]Besluiten: [Lijst van genomen besluiten]Vervolgstappen: [Volgende stappen voor dit onderwerp] |
| [Onderwerp 2]Belangrijke discussies: [Opsomming van de discussies]Besluiten: [Lijst van genomen besluiten]Vervolgstappen: [Volgende stappen voor dit onderwerp] |
| Actiepunten |
| [Actiepunt], [Verantwoordelijke persoon], [Deadline]Voorbeeld: Brian zal het marketingteam een lijst bezorgen met de namen van alle beoogde organisaties voor het einde van de dag. |
Behoefte aan het personaliseren van de notulen of extra mogelijkheden? Dan kunnen jullie ook onze set van templates voor het notuleren gebruiken. Hierin staan meerdere templates voor het maken van notulen voor allerlei soorten vergaderingen.
Veelvoorkomende soorten notulen + voorbeelden
Er bestaat geen universeel sjabloon voor het notuleren en dit hangt af van de soort vergadering. Het is dan ook belangrijk dat de notuleermethode wordt aangepast op de context en het doel van iedere sessie. Om een idee te geven hoe de notulen kunnen verschillen per vergadering, staan hieronder een aantal voorbeelden.
Officiële notulen voor een bestuursvergadering
Formele notulen voor een bestuursvergadering zijn uitgebreid en vormen een wettelijk bindend verslag van de officiële discussies, acties en besluiten. Deze notulen dienen dan ook te worden gerapporteerd op een formele wijze en te worden gedeeld met alle aanwezigen ter goedkeuring.
Officiële notulen zijn vaak gestructureerd en voorzien van details, die overeen moeten komen met specifieke richtlijnen. In Nederland is het notuleren niet verplicht en worden vaak de richtlijnen gevolgd uit de statuten van de organisatie. De uiteindelijke rapporten kunnen worden opgevraagd door regelgevende instanties of rechtbanken.
Voorbeeld
| Notulen - Vergadering Raad van bestuur van XYZ Corp. |
| Datum: 21/10/24Tijd: 10:00Locatie: Vergaderzaal A, XYZ Corp. Hoofdkantoor |
| Opening van de vergadering |
| De vergadering werd geopend door voorzitter John Smith om 10:05. |
| Aanwezigheid |
| Aanwezig:John Smith (Voorzitter)Mark Thompson (Penningmeester)Emily Davis (Bestuurssecretaris)Robert Lee (Directeur)David Grant (Directeur)Hugh Lawson (Directeur)Verontschuldigd: Tom Harris (Directeur)Het quorum werd bereikt, 6 van de 7 leden waren aanwezig. |
| Goedkeuring vorige notulen |
| De notulen van de voorgaande bestuursvergadering die werd gehouden op 10 juni 2024 werden geëvalueerd. Er werd een motie tot goedkeuring ingediend voor de notulen door Robert Lee, die werd gesteund door Mark Thompson. De notulen werden goedgekeurd zoals deze werden gepresenteerd. |
| Rapporten |
| Verslag voorzitter: John Smith deelde een overzicht van de strategische initiatieven voor het aankomende kwartaal. Verslag penningmeester: Mark Thompson presenteerde het financiële rapport en benadrukte een omzetstijging van 15% ten opzichte van het vorige kwartaal.Commissierapporten:Auditcommissie: Robert Lee vertelde dat de audit op schema ligt en waarschijnlijk zal worden afgerond voor 30 november 2024.Marketing commissie: Lisa Chen deelde updates over de aankomende marketingcampagne, die zal worden gelanceerd in januari 2025. |
| Onvoltooide zaken |
| Trainingsprogramma werknemers Het bestuur bespreekt de effectiviteit van het aankomende trainingsprogramma. De feedback van de werknemers toont een positieve impact op de productiviteit. |
| Agenda items |
| Voorgesteld budget voor 2025Het bestuur heeft het voorgestelde budget van €500.000 besproken. Dit budget bestaat uit €200.000 voor marketinginitiatieven, €150.000 voor D&O en €150.000 voor operationele kosten. David Grant diende een motie tot goedkeuring in, die werd gesteund door Robert Lee en hierna ging men over tot een stemming.Stemmen: Voor: 5, Tegen: 0, Onthoudingen: 0Het budget werd goedgekeurd zoals gepresenteerd. |
| Actiepunten |
| Evaluatie en updaten van het werknemers trainingsprogramma.Verantwoordelijke: Mark ThompsonDeadline: 15 november 2024 |
| Overige zaken |
| De raad besprak mogelijke partnerschappen met lokale organisaties, ter bevordering van de betrokkenheid binnen de gemeenschap. |
| Schorsing |
| De volgende bestuursvergadering staat gepland voor 16 december 2024 om 10:00 uur. Een motie tot schorsing werd ingediend door Robert Lee en gesteund door David Grant. De vergadering werd om 11:30 uur geschorst. |
| Handtekening |
| John SmithVoorzitter21 oktober 2024Notulist: Emily Davis (Bestuurssecretaris) |
Notulen directievergadering
Bij een directievergadering komen de directieleden van C-niveau samen voor het bespreken van strategische plannen en het nemen van beslissingen op topniveau. Het exacte doel van dit soort vergaderingen varieert en is afhankelijk van de missie, visie en algemene strategie van de organisatie.
Deze vergaderingen hebben vaak betrekking op gevoelige en vertrouwelijke onderwerpen. Voorzichtigheid is dus geboden en het moet voor de notulist duidelijk zijn in welke mate van detail het officiële verslag moet worden opgesteld. Vaak is de toegang beperkt tot het bevoegde personeel en wordt er op een discrete manier genotuleerd, zoals het weglaten van namen.
Voorbeeld
| Notulen van de directievergadering van XYZ Corp |
| Datum: 21/10/24Tijd: 11:00Locatie: Vergaderzaal A, XYZ Corp. Hoofdkantoor |
| Opening van de vergadering |
| De vergadering werd om 11:02 geopend door Emma Johnson, CEO en voorzitter. |
| Aanwezigheidslijst |
| Aanwezig:Emma Johnson (CEO en voorzitter)Mark Davies (CFO)Sarah Lewis (COO)Daniel Harris (CTO)Laura Edwards (Juridisch adviseur)Emily Davis (Secretaris)Het quorum werd bereikt, alle 6 leden waren aanwezig. |
| Goedkeuring voorgaande notulen |
| De notulen van de voorgaande directievergadering, die werd gehouden op 23 september 2024, werden geëvalueerd en goedgekeurd zoals gepresenteerd. |
| Rapporten |
| Rapport CEO: Emma Johnson besprak de belangrijkste strategische initiatieven, waarbij het vooral ging om het vergroten van de positie van de organisatie in de Aziatische markt en de recente acquisities.Volgende stappen (Vertrouwelijk): Emma zal doorgaan met het due diligence onderzoek naar de overname doelen tijdens een besloten sessie.Rapport CFO: Mark Davies geeft aan dat de financiële prestaties van Q3 omhoog zijn gegaan met 15% in vergelijking met Q2. Rapport CTO: Daniel Harris brengt verslag uit over de huidige ontwikkelingen van het analytische platform dat draait op AI. Het platform is voor 80% voltooid en naar schatting zal de bèta versie voor december kunnen worden vrijgegeven. |
| Onvoltooide zaken |
| Evaluatie van de nieuwe digitale marketing campagneBelangrijkste discussies: Emma Johnson en het marketingteam evalueerden de prestaties van de digitale marketing campagne, dat in het tweede kwartaal werd gelanceerd. Uit de data bleek dat de merkbetrokkenheid met 20% was toegenomen, maar met lagere conversiepercentages.Besluit: De doelgroep aanpassen en €50.000 extra toewijzen voor content creation in Q4.Stemmen: Voor: 5, Tegen: 0, Onthoudingen: 0Goedgekeurd zoals gepresenteerd.Vervolgstappen: Doelgroep aanpassen zoals besproken en fondsen vrijmaken voor content creatie. |
| Agendapunten |
| Implementatie van het programma voor remote werkenBelangrijkste discussies: Sarah Lewis stelde voor om het huidige beleid voor werken op afstand uit te breiden met flexibele werktijden voor alle teams. Er was bezorgdheid over de mogelijke gevolgen voor de productiviteit. De voordelen voor het behoud van personeel werden benadrukt. Besluiten: Het beleid zal zes maanden als pilot-project worden geïmplementeerd en na Q1 van 2025 zal een evaluatie plaatsvinden.Stemmen: Voor: 5, Tegen: 0, Onthoudingen: 0Goedgekeurd zoals gepresenteerd.Vervolgstappen: De communicatie voorbereiden voor alle werknemers en het monitoren van de productiviteit. |
| Actiepunten |
| Doelgroep aanpassen voor de digitale marketing campagneVerantwoordelijke: Marketing teamDeadline: 30/09/2024Communicatie voorbereiden voor het personeel, over het beleid m.b.t. werken op afstandVerantwoordelijke: HR afdelingDeadline: 20/09/2024 Productiviteit monitoren na de implementatie van het beleid voor werken op afstandVerantwoordelijke: Sarah LewisDeadline: 31/03/2025 |
| Schorsing |
| De volgende directievergadering zal plaatsvinden op november 2024 om 11:00 uur. Een motie om te schorsen werd ingediend door Sarah Lewis en gesteund door Mark Davies. Emma Johnson schorste de vergadering om 12:20 uur. |
| Handtekening |
| Emma JohnsonVoorzitter en CEO21 oktober 2024Notulist: Emily Davis (Secretaris) |
Notulen algemene vergadering
Een algemene vergadering is een jaarlijkse bijeenkomst van de organisatie en aandeelhouders waarin belangrijke kwesties worden besproken, de prestaties van de organisatie worden beoordeeld en nieuwe bestuurders worden benoemd. De notulen moeten gedetailleerd genoeg zijn om duidelijk en nauwkeurig verslag te geven van de belangrijkste discussies en de genomen besluiten.
Voorbeeld
| Notulen - Algemene jaarvergadering van XYZ Corp. |
| Datum: 25/11/24Tijd: 12:00 tot 13:30 Locatie: Hoofdvergaderzaal, XYZ hoofdkantoor, Bedrijfsstraat 1, 1234XX in Amsterdam |
| Welkomstwoord en introductie |
| De vergadering werd om 12.05 uur geopend door voorzitter Edward Thompson. De voorzitter verwelkomt alle aandeelhouders en stelt de aanwezige bestuursleden voor. |
| Aanwezigheidslijst |
| Aanwezig:BestuursledenEdward Thompson (Voorzitter)Michael Chen (CEO)Lisa Chang (Penningmeester)David Brown (Directeur)….Aandeelhouders:Jim EdwardsAlice WilliamsRobert Garcia…Afwezig:Verontschuldigingen werden ontvangen van:Mark Robinson (CFO)Het quorum werd behaald, 10 aandeelhouders waren aanwezig. |
| Evaluatie actiepunten voorgaande vergadering |
| Implementatie van het nieuwe management trainingsprogramma – Voltooid.Volgende stappen: Het trainingsprogramma zal worden geëvalueerd om de effectiviteit te meten. Indien nodig zullen er aanpassingen worden doorgevoerd, voordat de volgende jaarvergadering plaatsvindt. |
| Goedkeuring voorgaande notulen |
| Voorgestelde resolutie: Dat de notulen van de algemene jaarvergadering op 20 november 2023 worden goedgekeurdIngediend door: David BrownGesteund door: Lisa ChangDe notulen werden goedgekeurd zoals gepresenteerd. |
| Verslag voorzitter |
| Voorzitter Edward Thompson presenteerde het verslag en benadrukte de groei, belangrijkste prestaties en strategische initiatieven van de organisatie van het afgelopen jaar:Omzetstijging van 15% in vergelijking met het vorige boekjaar.Succesvolle lanceringen van 3 producten. Uitbreiding naar twee nieuwe internationale markten. |
| Verslag CEO |
| CEO Michael Chen gaf een samenvatting van de prestaties, waaronder:Financiële resultaten duiden op een nettowinst van €2 miljoen.Productiestijging van 20%.Potentiële samenwerking met ABC Ltd. |
| Verslag penningmeester |
| Penningmeester Lisa Chang presenteerde het financiële rapport, waaronder:Totale inkomsten: €10 miljoenTotale uitgaven: €8 miljoenFinanciële positie: winst van €2 miljoen en een gezonde balans. |
| Vragen aan directeuren |
| Aandeelhouders hadden vragen over de volgende onderwerpen:Toekomstige investeringsstrategieën, beantwoord door Michael Chen. [Samenvatting hoofdpunten]Marketing initiatieven voor nieuwe producten, beantwoord door Sarah Patel. [Samenvatting hoofdpunten] |
| Ingediende moties |
| Het wijzigen van de statuten van de organisatie, zodat er tijdens toekomstige vergaderingen digitaal kan worden gestemd.Ingediend door: David BrownGesteund door: Lisa ChangDiscussie:David Brown benadrukte de voordelen van elektronisch stemmen, zoals een grotere betrokkenheid onder aandeelhouders die niet in persoon kunnen deelnemen. Een aantal aandeelhouders was het hiermee eens en gaf aan dat het aansluit bij de moderne manier van corporate governance.Stemmen: Voor: 14, Tegen: 4, Stem onthoudingen: 2De motie werd aangenomen met een meerderheidsstem. |
| Goedkeuring jaarrekening |
| Motie: Dat de financiële jaarrekening voor het boekjaar dat eindigt op 30 juni 2024 wordt goedgekeurd. Ingediend door: Lisa ChangGesteund door: Jim EdwardsDiscussie: [Samenvatting belangrijkste punten]Stemmen: Voor: 18, Tegen: 2, Stem onthoudingen: 0De motie werd aangenomen met een meerderheidsstem. |
| Goedkeuring jaarverslag |
| Motie: Dat het financiële jaarverslag voor het boekjaar dat eindigt op 30 juni 2024 wordt goedgekeurd.Ingediend door: Michael ChenGesteund door: David BrownDiscussie: [Samenvatting belangrijkste punten]Stemmen: Voor: 20, Tegen: 0, Stem onthoudingen: 0De motie werd aangenomen met een meerderheidsstem. |
| Benoeming auditor |
| Motie: Dat Smith & Co. wordt aangesteld als auditor voor XYZ Corporation voor het aankomende jaar.Ingediend door: Lisa ChangGesteund door: Alice WilliamsDiscussie: Lisa Chang benadrukt de ervaring en voorgaande prestaties van Smith & Co. Jim Edwards en Robert Garcia geven aan dat ze twijfels hebben vanwege de hoge kosten in vergelijking met andere firma’s. Stemmen: Voor: 8, Tegen, 9, Stem onthoudingen: 0De motie werd verworpen vanwege het gebrek aan een meerderheidsstem.Volgende stappen:Het bestuur zal onderzoek doen naar mogelijke auditors en hun voorstellen doornemen. |
| Uitslagen van de verkiezingen: |
| Directeuren die zijn benoemd:Mark RobinsonSarah PatelDirecteuren die zijn afgetreden:Geen |
| Schorsing |
| De volgende algemene jaarvergadering staat op de agenda voor 17 november 2025. De vergadering werd om 13:30 door voorzitter Edward Thompson geschorst. De voorzitter bedankte iedereen voor hun aanwezigheid. |
| Handtekening |
| Edward ThompsonVoorzitter25 november 2024Notulist: Emily Davis (Directie-assistent) |
Deskundige tip voor productievere meetings
Voorbereiding
- Een duidelijke agenda opstellen. Bij het opstellen van de vergaderagenda is het belangrijk dat alle onderwerpen duidelijk zijn. Geef aan wat het doel is, zoals een discussie, besluitvorming of het delen van informatie. Concentreer je op wat belangrijk is en houd het beknopt. Deel de agenda minstens 48 uur voordat de vergadering begint, zodat deelnemers tijd hebben om de agenda te bekijken en zich voor te bereiden.
- De juiste mensen betrekken. Nodig enkel personen uit die onmisbaar zijn voor de vergadering, om de focus en efficiëntie te behouden. Een te grote groep kan zorgen voor chaos en vertragingen. Voordat je iemand uitnodigt voor een vergadering is het belangrijk om jezelf de volgende vraag te stellen: “Vervult deze persoon een specifieke rol of kan deze persoon de resultaten van de vergadering beïnvloeden?”.
- Documentatie verstrekken. Zorg dat alle deelnemers vooraf toegang hebben tot de benodigde documenten en rapporten. Denk aan achtergrondinformatie, statistieken en/of voorstellen.
- Een goed tijdstip kiezen. Plan de vergadering in op het juiste tijdstip, voor een optimale concentratie. Houd hierbij rekening met de werkdruk en tijdzones van de aanwezigen.
Tijdens het vergaderen
- Begin en stop op tijd. Respecteer andermans tijd en zorg dat de vergadering niet uitloopt of te laat begint. Wacht niet op laatkomers en rond discussies een paar minuten eerder af, zodat ook actiepunten en vervolgstappen kunnen worden besproken.
- Wijs iemand aan die de vergadering zal leiden. Wijs iemand aan die ervoor zal zorgen dat alles vlotjes verloopt en bekend is met de vergaderonderwerpen. Informeer de aanwezigen van tevoren wie de vergadering zal leiden, zodat ze weten waar ze terecht kunnen voor het stellen van vragen.
- Deelname aanmoedigen. Zorg voor een inclusieve sfeer, zodat iedereen durft bij te dragen aan de vergadering. Stel open vragen en spoor deelnemers aan om mee te doen aan een discussie. Betrek met name leden die zich op de achtergrond houden, door te vragen naar hun standpunt.
- Tijdslimieten voor sprekers. Zorg voor de juiste balans en voorkom dat enkele personen de discussies overnemen. Zorg ervoor dat iedereen zich houdt aan de tijdslimieten en bespreek hoe er kenbaar wordt gemaakt dat het tijd is om af te ronden.
Meer betrokkenheid
- Beperk multi-tasking. Multitasken kan funest zijn voor de kwaliteit van discussies en zorgen voor misverstanden. Stimuleer deelnemers om hun aandacht erbij te houden en voorkom afleidingen, zoals het checken van e-mails of telefoons. Stel een aantal basisregels op aan het begin van de vergadering, bijvoorbeeld door aan iedereen te vragen om telefoons op stil te zetten.
- Gebruik visuele hulpmiddelen. Zorg ervoor dat beelden duidelijk en overzichtelijk zijn, zoals het gebruik van opsommingen en tabellen. Benadruk essentiële informatie zoveel mogelijk, zodat het voor deelnemers makkelijker is om de belangrijkste informatie te onthouden.
- Las regelmatig pauzes in. Lange en continue discussies kunnen zorgen voor vermoeidheid, wat de effectiviteit van een vergadering niet ten goede komt. Als een vergadering langer dan 90 minuten duurt, las dan ieder uur een korte pauze in van 5 tot 10 minuten. Dit zorgt ervoor dat deelnemers betrokken blijven en weer met frisse energie verder kunnen vergaderen.
Na de vergadering
- Belangrijkste punten samenvatten. Verstuur een samenvatting van de gemaakte beslissingen en actiepunten, om ervoor te zorgen dat de resultaten van de vergadering duidelijk zijn. Benadruk belangrijke punten of afspraken, zodat deelnemers makkelijk kunnen teruggrijpen naar deze informatie.
- Duidelijke actiepunten toekennen. Geef duidelijk aan wat een bepaalde taak inhoudt, wie verantwoordelijk is en wat de deadline is. Gebruik opsommingstekens en voeg context toe waar nodig, zodat er geen verwarring kan ontstaan.
- Follow up. Controleer regelmatig hoe het staat met de voortgang van taken, om ervoor te zorgen dat iedereen zich optimaal inzet en voor het tijdig identificeren van potentiële problemen. Plan vervolg meetings in of maak gebruik van herinneringen, zodat actiepunten niet worden vergeten.
Tips voor virtueel en hybride vergaderen
- Technologie van tevoren testen. Zorg ervoor dat alle techniek in orde is en dat ook software voor virtuele of hybride vergaderingen goed werkt. Test dit vooraf met een aantal deelnemers, zodat jullie zeker weten dat de audio- en videokwaliteit goed is en wat de mogelijkheden zijn, zoals het delen van schermen.
- Tools voor een betere samenwerking gebruiken. Maak gebruik van feedback in real-time, zoals live polls en enquêtes voor het peilen van meningen. Evenals het stimuleren van de betrokkenheid, ook onder de virtuele deelnemers.
iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!
FAQ’s
Wanneer moeten de notulen worden verstrekt?
Verspreid de notulen van bestuursvergaderingen zo snel mogelijk, het liefst binnen een paar dagen. Zo kunnen beslissingen en actiepunten snel worden besproken.
Welke informatie hoort niet in de notulen thuis?
Voorkom het vastleggen van de volgende dingen in jullie notulen:
- Een teveel aan details
- Discussies die niets met het onderwerp te maken hebben
- Verhitte opmerkingen
- Vertrouwelijke of gevoelige informatie
- Persoonlijke en onofficiële meningen
- Ongeverifieerde informatie
Conclusie
We hopen dat deze voorbeelden voor het notuleren en onze templates jullie organisatie zal helpen bij het efficiënt documenteren van vergaderingen.
Als het maken en verspreiden van de notulen lastig is, biedt iBabs een oplossing. Onze board portal kan jullie namelijk helpen bij het maken, delen en goedkeuren van de notulen in de cloud. Het platform maakt het ook erg makkelijk om feedback te krijgen, de notulen indien nodig aan te passen en ervoor te zorgen dat iedereen altijd de laatste versie in handen heeft. Vraag vandaag nog een demo aan.
