Vergader technieken

Tijdens vergaderingen worden vaak tussendoor actiepunten genoemd en mondelinge afspraken gemaakt. Tussen alle discussies door worden deze makkelijk vergeten als je ze niet goed bijhoudt. Jammer, want dat kan zorgen voor vertraging in projecten of productie. Daarom draagt duidelijk noteren wie, wanneer, wat moet doen, bij aan een hogere productiviteit van je organisatie.  Een manier om dit goed te doen is om in de notulen een takenlijst te maken en deze op te volgen. Daar worden je bestuursvergaderingen ook efficiënter van, want je hoeft niet steeds te discussiëren over vorige actiepunten die niet zijn uitgevoerd.  In dit artikel laten we […]

Het is geen verplicht onderdeel maar wel vaste prik. Bijna elk jaarverslag heeft een voorwoord, geschreven door iemand uit het bestuur. Dit is het eerste dat lezers lezen van een jaarverslag. Daarom moet het direct boeien en een goede (persoonlijke) inkijk geven in de gebeurtenissen van de organisatie in het afgelopen jaar. Bijna niemand leest namelijk een compleet jaarverslag. De meeste lezers houden het bij de samenvatting en het voorwoord. Belangrijk dus dat jouw voorwoord uitnodigt om verder te lezen of de highlights overbrengt. Dat is nog best lastig want er gebeurt een hoop in een jaar. In dit artikel […]

Bestuursleden hebben altijd drukke agenda's. De organisatie rekent op jou als secretaris om hun tijd én expertise maximaal in te zetten. Door bestuursvergaderingen virtueel te hosten bespaar je iedereen veel tijd. Dat maakt het ook makkelijker om ze in te plannen in hun volle agenda’s.  Een bestuursvergadering op afstand is misschien even wennen in het begin, maar als je de agenda goed voorbereidt, dan kun je zorgen dat alle belangrijke zaken worden besproken, beslissingen worden genomen en dat de bestuursleden zoveel mogelijk aanwezig zijn. In dit artikel geven we je een handige agendasjabloon waarmee je virtuele bestuursvergaderingen efficiënt organiseert. Laten […]

Bedrijven vinden steeds vaker geschikte kandidaten voor hun raad van bestuur zonder de beperkingen van afstand of locatie. Dat kan ook heel makkelijk want door de verschuiving naar hybride werken en de opkomst van elektronische vergadersoftware zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams, zijn fysieke bestuursvergaderingen niet langer een vereiste. Natuurlijk gelden nog wel steeds dezelfde regels. Elke bestuurder moet tenslotte zijn verantwoordelijkheden en fiduciaire plichten vervullen, waar ze ook stemmen. Veel van de dagelijkse taken van de raad van bestuur en de bedrijfssecretaris kun je beheren met board management software. Hiermee kun je documenten veilig delen, virtuele vergadernotities maken, agenda's […]

Of je nu een kersverse directeur bent of een functie in een nieuw bedrijf vervult, er zijn verschillende rollen en verantwoordelijkheden waar je je als bestuurslid bewust van moet zijn. Zelfs als je voorganger de best mogelijke overdracht heeft voorbereid, kan het soms behoorlijk overweldigend zijn om de schoenen van je voorganger te vullen. Daarom geven we je in dit artikel een checklist met rollen en verantwoordelijkheden van het bestuur, zodat jij je bestuursrol correct kan vervullen en direct een goede indruk maakt.  De belangrijkste taken van een bestuurslid In feite heeft elk bestuurslid, en de raad van bestuur als […]

Het Chartered Governance Institute stelt het volgende. “Het is essentieel dat besturen ernaar streven om hun vergadertijd en het intellectuele kapitaal van hun leden optimaal te benutten.” Je komt niet zomaar in aanmerking voor een bestuursfunctie. Daarvoor moet je over een bepaalde expertise beschikken. Daarom wordt van bestuurders verwacht dat ze weten hoe ze zich in een vergadering behoren te gedragen. Vergaderprotocollen voor bestuursvergaderingen zijn dan ook vaak traditioneel en formeel van aard. Meer dan bij andere soorten vergaderingen. Deze formaliteit komt voort uit respect voor de andere bestuursleden. Ze zijn allemaal lid van de raad van bestuur vanwege hun […]

Een besloten bestuursvergadering is een vertrouwelijke vergadering zonder ‘buitenstaanders’. Dat wil zeggen met alleen leden van de raad van bestuur. Zo’n vergadering achter gesloten deuren vindt vaak plaats voor, na of tijdens een gewone bestuursvergadering. Beide vergaderingen moeten worden gedocumenteerd, maar wel apart. In deze blog bekijken we hoe het proces en het schrijven van notulen van een besloten bestuursvergaderingen verschillen van een gewone bestuursvergadering.  Wat zijn besloten bestuursvergaderingen? Een bestuursvergadering, ook wel executive sessies genoemd, is een besloten vergadering van een bestuursorgaan. Soms is dit een vergadering-in-een-vergadering. Toch gelden ook in dat geval andere regels dan voor de ‘reguliere’ […]

Als je nog niet eerder vergaderdossiers hebt voorbereid, laten we dan eerst even kort uitleggen wat zo’n dossier inhoudt. Vergaderdossiers bevatten belangrijke informatie over de discussiepunten, beslissingen en acties die nodig zijn voor een bestuursvergadering. Ze zijn enkele pagina’s lang en bestaan meestal uit: een samenvatting aanbevelingen achtergrondinformatie en context discussiepunten en acties Vergaderdossiers geven bestuurders de informatie die ze nodig hebben om de beslissingen te nemen tijdens bestuursvergaderingen. Onjuiste of onduidelijke informatie kan nadelige gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarom is inhoud en presentatie cruciaal. Bestuurders moeten goed op de hoogte zijn van issues die spelen. Alleen met goed […]