Inspiratie voor het schrijven van een jaarverslag voorwoord - iBabs

Inspiratie voor het schrijven van een jaarverslag voorwoord

Het is geen verplicht onderdeel maar wel vaste prik. Bijna elk jaarverslag heeft een voorwoord, geschreven door iemand uit het bestuur. Dit is het eerste dat lezers lezen van een jaarverslag. Daarom moet het direct boeien en een goede (persoonlijke) inkijk geven in de gebeurtenissen van de organisatie in het afgelopen jaar. Bijna niemand leest namelijk een compleet jaarverslag. De meeste lezers houden het bij de samenvatting en het voorwoord. Belangrijk dus dat jouw voorwoord uitnodigt om verder te lezen of de highlights overbrengt. Dat is nog best lastig want er gebeurt een hoop in een jaar. In dit artikel geven we je inspiratie voor het schrijven van een kort en krachtig voorwoord voor een jaarverslag. 

Wie schrijft het voorwoord van een jaarverslag?

In de meeste gevallen schrijft de voorzitter van de raad van bestuur het voorwoord maar dit kan ook iemand anders uit het bestuur zijn. Bijvoorbeeld de bedrijfssecretaris of de CEO. Het beste is om het iemand te laten schrijven die een stempel heeft gedrukt op het afgelopen jaar of iets persoonlijks kan vertellen. Het voorwoord is de plek om je eigen ervaring of perspectief op het afgelopen jaar te delen en medewerkers, klanten en andere belanghebbenden te bedanken. 

Voor wie schrijf je het voorwoord?

Tijdens het schrijven is het belangrijk je lezers in gedachten te houden. Het jaarverslag gaat meestal naar alle medewerkers, aandeelhouders en andere stakeholders. Bedenk wat voor hen interessant is om te weten over het afgelopen jaar. 

Wat is het doel van een voorwoord in een jaarverslag?

Het voorwoord van een jaarverslag kan verschillende doelen dienen. Bijvoorbeeld als persoonlijke reflectie op het afgelopen jaar waarmee je de lezer een indruk geeft van de organisatie. Maar ook als aanmoediging voor de lezer om zich verder te verdiepen in het jaarverslag. Bedenk voor je gaat schrijven wat je wilt bereiken bij je lezers en schrijf daar naartoe. 

Het jaarverslag is ook een visitekaartje. Voor werknemers om trots te zijn op de organisatie waar ze werken. Het versterkt de binding met de organisatie. En voor buitenstaanders en nieuwkomers die kennismaken met de organisatie. Schrijf daarom vooral waar jouw organisatie zich in onderscheidt en waar je trots op bent.

Daarnaast is het jaarverslag is ook een tijdverslag. Als je over een paar jaar terugdenkt aan dit jaar, wat was dan opvallend? 

Samengevat is het voorwoord de plek om te reflecteren op de activiteiten, operaties, financiën en prestaties van het afgelopen financiële verslagjaar. Over het algemeen is de toon vrolijk en positief en richt zich op de hoogtepunten van de periode, met een blik naar het komende jaar.

Wat moet er in het verslag van een voorzitter staan?

In de checklist hieronder geven we een opsomming van onderdelen die vaak voorkomen in het voorwoord van een jaarverslag.

Items om te vermelden
Welkom voor nieuwe medewerkers  en afscheid van werknemers die zijn vertrokken in het afgelopen jaar. 
Een samenvatting van de belangrijkste activiteiten en hoogtepunten tijdens het financiële verslagjaar. 
Alle grote prestaties, gewonnen prijzen of awards, nieuwe grote klanten, nieuws, het overwinnen van uitdagingen of oplossen van langlopende of urgente problemen. 
Erkenning en dank aan donateurs, stakeholders en aandeelhouders.
Erkenning en dank aan alle medewerkers voor hun inzet.
Relevante aankondigingen voor het komende jaar.
Vermelden van initiatieven en plannen voor de toekomst 

Het voorwoord is meestal 1 pagina (400 woorden). Voor de leesbaarheid is het belangrijk het voorwoord zo kort en krachtig mogelijk te houden. 

Voorbeeld van een voorwoord

Hieronder geven we je een voorbeeld van een voorwoord ter inspiratie.

Beste leden van Organisatie123,

2022 was weer een uitstekend jaar voor ons. We hebben een aantal belangrijke mijlpalen bereikt en van een team van negen leden een team van dertien gemaakt! We heten onze nieuwe collega’s Susan Roos, Chris van der Heijden, Danny Baan en Sara Koopmans welkom en bedanken hen voor hun bijdrage tot nu toe. We hebben dit jaar ook afscheid genomen van Harry Hillenaers die een grote invloed heeft gehad op de organisatie tijdens zijn tijd hier. 

Enkele van mijn persoonlijke hoogtepunten van onze activiteiten in het afgelopen jaar zijn:

  • Fusie met Organization456 om ons aanbod uit te breiden naar nieuwe regio's.
  • Met het team hebben we € 10.000 ingezameld voor het goede doel, met verschillende initiatieven.
  • Ons klantenbestand is toegenomen met 67%.
  • We werden geregeld genoemd in de landelijke pers, waaronder de Telegraaf, RTL en lanceerden een nieuwe tv-reclame.

Zoals altijd zijn we CompanyX dankbaar voor hun sponsoring en financiële steun. En dat geldt ook voor onze donateurs Michelle Makdijk en Ewout Opstelten voor hun continue steun.

Ons succes is vooral te danken aan het harde werk van ons team. We hebben dit jaar buitengewone vooruitgang geboekt en ik wil alle teamleden persoonlijk bedanken voor hun energie en inzet om ons bedrijf vooruit te helpen.

Dit jaar zijn onze plannen voor uitbreiding:

  • Een nieuw inhouse televerkoop team.
  • Meer investeringen in onze technologie.
  • Inhuren van een creatief bureau om onze marketingambities te ondersteunen.

Er zijn ook enkele plannen die nog in de kinderschoenen staan, maar ik kijk ernaar uit om ze binnenkort met jullie te delen.

Bedankt allemaal voor weer een geweldig jaar. Ik kijk ernaar uit om in 2023 met jullie allemaal opnieuw grenzen te verleggen en persoonlijke records te verbeteren.

Aanpak voor het schrijven van een voorwoord

Om je op weg te helpen geven we je 5 stappen waarmee je efficiënt een voorwoord schrijft. 

1. Geef jezelf voldoende tijd om te schrijven, te redigeren en te recenseren

Een voorwoord vereist enige reflectie. Begin dus op tijd zodat je het af en toe even weg kan leggen. Onthoud dat het in de toekomst mogelijk wordt gelezen door potentiële investeerders, nieuwe medewerkers, de pers of een nieuw bestuur. Het is dus niet zomaar een ‘stukje’. Geef het daarom de tijd die nodig is om een goed voorwoord te schrijven. 

Daarnaast moet het voorwoord in de meeste gevallen worden goedgekeurd door het bestuur. Zij moeten het eens zijn met de inhoud. Om er echt een soepel verhaal van te maken, kun je daarna een copywriter of communicatiespecialist vragen er nog eens naar te kijken. Neem ook deze tijd mee in je planning.

2. Zet een structuur op

Afhankelijk van het publiek, je bedrijfscultuur en je manier van werken, kun je beginnen met social talk of geef je direct een zakelijke opsomming van de hoogtepunten. Over het algemeen is het logisch om het voorwoord chronologisch op te bouwen: begin met een terugblik op het afgelopen jaar en eindig met de plannen voor volgend jaar.

3. Begin met opsommingstekens

Opsommingstekens helpen je om structuur aan te brengen. Som daarom voor elk onderdeel de 5 belangrijkste punten op die je wilt overbrengen. Als je begint met opsommingstekens, dwing je jezelf om beknopt te blijven en voorkom je dat je verzandt in al te ingewikkelde zinnen. 

4. Uitschrijven van je opsommingstekens

Als je tevreden bent met je opsommingen, kun je deze verder uitschrijven. Voeg slechts een paar zinnen toe met informatie over wat er is gedaan of gebeurd, hoe een bepaald doel is bereikt of een bepaald project heeft uitgepakt.

Let goed op met het aantal woorden. Zelfs als je maar 40 woorden gebruikt per bullet point en je hebt vijf onderdelen met elk vijf bullet points, dan zit je al op 1000 woorden! Zit je op minder woorden, kom dan niet in de verleiding om extra details toe te voegen. Less is more in dit geval.

5. Redigeren, redigeren en redigeren!

De laatste ronde is belangrijk. Aangezien dit rapport op grote schaal zal worden verspreid, wil je zeker weten dat er geen spel- en grammaticale fouten in staan. Dubbel checken dus! Om er een soepel verhaal van te maken, is het goed de tekst even weg te leggen en er later met frisse blik opnieuw naar te kijken. 

Laat je voorwoord ook altijd door iemand anders checken want we zijn vaak blind voor onze eigen fouten. Zeker als je al langer bezig bent met de tekst.

Conclusie

Het schrijven van een voorwoord is een goed moment voor bedrijfsbrede reflectie. Maak van de gelegenheid gebruik om tijdens het schrijven je teams te bedanken voor hun harde werk en bijdrage aan het succes van de organisatie. Focus op de positieve punten en hoogtepunten van het jaar om het enthousiasme en de energie vast te houden en op te wekken voor het nieuwe jaar. Zorg dat je elk punt beknopt houdt en gebruik onze checklist hierboven om ervoor te zorgen dat je niks vergeet!

Kun je nog wel wat hulp gebruiken bij het managen van de bestuurlijke processen, probeer dan eens een live demo van iBabs. Met dit bestuursportal stuur je veilig bestuursrapporten, notities en documenten rond. We weten hoe druk je bent als bestuurslid, daarom hebben we een online platform gecreëerd waarmee je zoveel mogelijk tijd, energie en moeite bespaart.

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Recente blogs

Blog per onderwerp

iBabs Meeting Insights

Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.

Schrijf je nu in!