Niet alleen in commerciële bedrijven werken steeds meer werknemers met laptop, tablet en apps. Ook overheden maken vaker gebruik van digitale tools. Onder andere tijdens vergaderingen. Want juist daar valt nog een grote besparing te behalen. Je denkt dan misschien in eerste instantie aan besparingen op papier en inkt, maar er valt ook veel vergadertijd te besparen. Hoe je die besparing kunt realiseren? Het antwoord is simpeler dan je denkt: met een digitale vergadertool. Tien jaar geleden was dat misschien nog ondenkbaar maar nu er privé steeds meer zaken digitaal afgehandeld worden, zullen jij en je collega’s er snel aan […]
Papierloos werken: swipen of hypen?
Goed nieuws voor liefhebbers van papierloos werken: de trend dat organisaties steeds minder papier verbruiken, zette ook het afgelopen jaar weer door. Dat werd op 4 november jl. tijdens World Paperfree Day bekend gemaakt door het AAIM (Association for Information and Image management). Welke afdeling hieraan het meeste bijdraagt? HR! Eigenlijk niet zo gek. Zij hebben dagelijks contact met jongere werknemers en moeten zich dus wel aansluiten op hun behoefte aan digitalisering. Want zeg nou zelf: een vacature vind je toch via social media? En solliciteren, dat doe je toch online? No way dat Generatie Y & Z hun geprinte […]
4 tips die notuleren eenvoudiger maken
“Wie notuleert er vandaag?” Het is een vraag die je niet echt populair maakt. Zodra de voorzitter deze vraag stelt, duiken collega’s snel achter hun laptop of moeten ze plotseling iets belangrijks checken op hun smartphone. Bijna nooit biedt iemand zich vrijwillig aan. Eigenlijk ook niet zo gek, want notulen uitwerken kost tijd. En aangezien je het al druk genoeg hebt, bespaar je die tijd liever. Toch kan het slimmer en sneller. Jij wilt toch ook voorkomen dat collega’s hun kop in het zand steken als er om een notulist wordt gevraagd? Of zelf sneller de notulen maken, als jij […]
Als gemeente vergaderen zonder papier? Elimineer deze 3 vooroordelen
Dat kostbare werktijd niet verspild moet worden aan lange vergaderingen; daarover is bijna elke organisatie het weleens. En dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de gemiddelde werknemer 6,5 uur per week vergadert. Hoewel het vergaderproces in bedrijven vaak eenvoudig gestroomlijnd kan worden, staan gemeentes die slimmer willen vergaderen, voor grotere uitdagingen. Gemeentelijke meetings gaan via veel hiërarchische lagen en er zijn nogal wat medewerkers bij betrokken. Niet alleen tijdens, maar vooral ook voor en na de vergadering. Hoe gestroomlijnder dit vergaderproces verloopt, hoe minder arbeidstijd en geld het kost. Een efficiënter vergaderproces zorgt ook voor minder […]
Papier in de meeting schrappen in maar 6 stappen
De vakantie komt eraan en je hebt best zin in iets meer tijd voor jezelf… Het laatste waar je behoefte aan hebt is stress. Toch gooien die wekelijks terugkerende vergaderingen regelmatig roet in het eten. Weer iemand die op de valreep een aangepast stuk mailt, terwijl je net alles had geprint. En er is altijd wel een collega die z’n spullen niet op orde heeft, waardoor de vergadering onnodig lang duurt….. het kan ook anders! Ga lekker papierloos vergaderen. Wel zo relaxt! Met de onderstaande stappen is ook het implementeren een fluitje van een cent! Bij papierloos vergaderen staan alle vergaderstukken […]
Veilig digitaal vergaderen: 4 tips
Je vertrouwelijke vergaderdocumenten op straat …. of kwijt. Je moet er niet aan denken. Toch komt het regelmatig voor. Vorige maand nog lagen geheime onderhandelingsdocumenten van vrijhandelsverdrag TTIP op straat. Vertrouwelijke informatie die was bestemd voor een top secret meeting….. Tja, dat liep even compleet anders dan bedoeld. De gevolgen waren uiterst pijnlijk. Hoe goed beveiligd zijn jullie vergaderdocumenten? Security rondom vergaderingen is nog niet zo eenvoudig. Mensen blijven mensen, waardoor geprinte documenten zoek kunnen raken, op de achterbank van een taxi blijven liggen of bij de kopieermachine worden achtergelaten. Wil je het risico op gênante leksituaties verkleinen? Denk dan […]
De 4 voordelen van vergaderen in de cloud
Werken in de cloud is populair. En dat is niet zo gek want als je in de cloud werkt, heb je altijd en overal toegang tot je bestanden. Het aanbod in cloud-gebaseerde diensten is groot. Volgens een recent artikel van Computable, zal de komende maanden 80 % van de organisaties de overstap maken naar een hybride cloudmodel. Al deze bedrijven werken dan met een mix van private en public cloud. De kans dat jouw organisatie nu of op korte termijn in de cloud werkt, is dus heel aannemelijk. Wil je jullie cloud-mogelijkheden optimaal benutten? Heb je dan al eens overwogen […]
Vergaderen met een iPad: must-have of nice-to-have?
Bijna eenderde van de Nederlandse bedrijven met meer dan 50 medewerkers stelt tablets beschikbaar voor zakelijk gebruik. Dat is begrijpelijk én handig. Met een iPad kun je altijd en overal werken, zolang er maar 3G of Wi-Fi is. Wist je dat je ook kunt vergaderen met een iPad? Het kan je veel werk besparen en het helpt je optimaal gebruik van je iPad te maken. iPad-loze voorbereiding Vergader je nu vooral nog vanaf papier? Dan worden de vergaderstukken in de voorbereidingsfase geprint of per mail verspreid onder de deelnemers van de vergadering. Dat betekent óf veel dataverkeer, óf veel prints. […]
