Papierloos vergaderen Archieven - iBabs

Blijf je e-mailen of ga je écht papierloos vergaderen?

Datum: 4 november 2020

Je bent misschien in de veronderstelling dat je al goed bezig bent, want papierloos vergaderen doe je al jarenlang. Je stuurt toch immers de vergaderagenda en stukken per e-mail naar de deelnemers? Het klinkt misschien als papierloos vergaderen, maar écht papierloos vergaderen is het niet. Als je heel eerlijk bent, dan zie je ook dat deelnemers vervolgens weer de stukken die je mailt uitprinten. Ok, papierloos werken is het dus niet echt, maar is het gebruiken van een digitale vergadertool een betere oplossing dan e-mailen? In dit blog leggen we aan de hand van drie belangrijke argumenten waarom we hier volmondig “Ja!” op kunnen antwoorden. En jij dadelijk ook. 1. Je maakt winst in tijd Er zijn meerdere argumenten waarom een digitale vergadertool fijner en beter is dan het e-mailen van stukken. Maar een van de belangrijkste is echt de tijdswinst. Iets wat opgaat voor zowel de deelnemers, vergaderondersteuners als […]

Lean vergaderen? Volg het vergaderdieet!

Datum: 4 augustus 2020

In de afgelopen periode hebben we veel thuisgezeten en dat was niet goed voor onze lijn. Uit een onderzoek van Happy Weight blijkt dat bijna de helft van de mensen dikker is geworden. Bovendien zijn we ook minder gaan bewegen. Wel zijn we meer gaan vergaderen. Weliswaar ook vanuit huis, maar al dat vergaderen mag best een kilootje minder. Zet daarom deze zomer jezelf en je vergadering op dieet. Hier zijn enkele afslankprogramma’s die je kunt volgen. Punten tellen?Als je bekend bent met het Weight Watchers dieet dan weet je dat dit afslankprogramma gebaseerd is op punten tellen. Elk voedingsmiddel staat voor een hoeveelheid punten en door punten te tellen weet je wat je wel en niet kunt eten. Hou je je aan je punten aantal per week dan val je af. Wil jij je vergadering afslanken, begin dan ook met punten tellen. Agendapunten wel te verstaan. Hoe minder punten […]

Beter notuleren met een omgekeerd abc’tje?

Datum: 21 juli 2020

Het abc’tje ken je vast wel van bruiloften en partijen. De A is van Aanzoek, zo romantisch in Parijs. De B van Bier, dat bracht de bruidegom van de wijs; je snapt het wel. Maar heb je wel eens van het omgekeerde abc’tje gehoord? De combi CBA staat voor Conclusies, Besluiten en Actiepunten. Het resultaat van een vergadering en de kern van goede notulen. Omgekeerd abc’tjeNotuleren is een noodzakelijk kwaad en daar wil je zo weinig mogelijk tijd aan betsteden. Het omgekeerde abc’tje kan je hierbij helpen. Als je de doelen helder hebt, leer je beter luisteren en hoef je minder te notuleren. Zo ben je goed voorbereid en kun je je tijdens de vergadering focussen op de hoofdzaken, inclusief conclusies, besluiten en actiepunten, het zogenaamde omgekeerde abc’tje. Wie is wie? Maak een plattegrondjeHandig is ook te weten wie zegt wat. Schuiven er in de meeting veel nieuwe gezichten aan? […]

Vergaderen na de crisis. Wordt digitaal het nieuwe normaal?

Datum: 20 juli 2020

‘Never waste a good crisis’ is een bekende uitspraak van Winston Churchill. De Britse staatsman gaf hiermee aan dat uit een crisis belangrijke innovaties voortkomen. In moeilijke tijden worden we (noodgedwongen) vindingrijk, en zien we mogelijkheden die we anders links laten liggen. Technische ontwikkelingen komen in een stroomversnelling; niet omdat het eerder niet kon, maar omdat de noodzaak er niet was. En dat zien we in deze corona crisis ook weer. Na 12 maart gingen we massaal digitaal. Online werken, online lesgeven, online sporten en ook online vergaderen. De vraag is, hoeveel van deze veranderingen zullen na de crisis beklijven? Soepel overstappen naar een vergadertoolDoor de coronacrisis zijn nieuwe digitale mogelijkheden plots ‘omarmd’. Hoe dat komt? Onder druk wordt alles vloeibaar. Maar er komt een tijd (hoop ik) dat we weer terug keren naar ‘business as usual’. En dan vallen de meeste mensen terug in oude patronen. Hoe zorg je […]

Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Datum: 14 februari 2020

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen. Vergader niet op maandag en vrijdagMaar maandag is niet de enige dag van de week waarop je beter niet kunt vergaderen. Ook vrijdag is geen topdag. Mensen zitten al vrij vroeg in de weekend modus. Hoewel ze lijfelijk nog op kantoor zijn, zijn veel mensen na de lunch mentaal al vertrokken. Een andere reden waarom vrijdag niet […]

Jouw vergadering weergegeven in getallen

Datum: 4 februari 2020

Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers. Hoeveel uren vergaderen we per persoon per jaar? 360 uurNederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de vraag of de Brexit moest worden uitgesteld en reserveert president Trump zes uur per dag voor ‘executive time’. Hoeveel deelnemers zitten er in een vergadering?  > 7Staat er in jouw vergaderzaal ook zo’n lange tafel die regelmatig helemaal vol zit? Dan vergader je met te veel mensen. Erg democratisch natuurlijk, al dat polderen, maar wist […]

Ga in 2020 anders vergaderen door de ha-ha-ha regels toe te passen

Datum: 27 januari 2020

In 2020 wordt het toch echt tijd dat je anders gaat vergaderen. In plaats van werken in de vergadering ga je werken aan de vergadering. Hoe je dat doet? Door deze ha-ha-ha regels toe te passen. Stop met vergaderen zoals je gewend bentVergaderen slurpt heel wat werktijd op, wel 25 procent van onze werkweek. En wie veel in meetings zit, heeft geen tijd om ander werk te doen. Wil je snelle effectieve vergaderingen, stop dan met vergaderen zoals je gewend bent en gooi het in 2020 over een andere boeg. Ga vergaderen op basis van de ha-ha-ha regel gepropageerd door Maarten Fijnaut van trainingsinstituut AVK. Ha-ha-ha regelsDe ‘ha’ staat voor ‘half’ of ‘halveren’. In het geval van vergaderingen wil dat zeggen: halveer de tijdsduur, halveer het aantal deelnemers en halveer de vergaderfrequentie.   Ha (lveer) de tijdsduurEen gemiddelde vergadering duurt al snel anderhalf tot twee uur, maar maximaal een uur […]

Weet jij de snelste route naar een effectieve vergadering?

Datum: 20 november 2019

Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen. Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering? Bepaal je eindbestemmingGebruik je in je auto een navigatiesysteem zoals een TomTom of Google Maps, dan geef je eerst een eindbestemming in. Waar wil je naar toe? Datzelfde geldt voor een vergadering. De eindbestemming van een vergadering is in dit geval het doel van de vergadering. Waarvoor is de meeting en naar welke resultaten moet er worden toegewerkt? Oftewel, waar wil je naar toe? Gebruik je navigatieHet is de formele taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter heeft dus dezelfde rol als […]