Papierloos vergaderen Archieven - iBabs

Blijf je e-mailen of ga je écht papierloos vergaderen?

Datum: 4 november 2020

Je bent misschien in de veronderstelling dat je al goed bezig bent, want papierloos vergaderen doe je al jarenlang. Je stuurt toch immers de vergaderagenda en stukken per e-mail naar de deelnemers? Het klinkt misschien als papierloos vergaderen, maar écht papierloos vergaderen is het niet. Als je heel eerlijk bent, dan zie je ook dat deelnemers vervolgens weer de stukken die je mailt uitprinten. Ok, papierloos werken is het dus niet echt, maar is het gebruiken van een digitale vergadertool een betere oplossing dan e-mailen? In dit blog leggen we aan de hand van drie belangrijke argumenten waarom we hier volmondig “Ja!” op kunnen antwoorden. En jij dadelijk ook. 1. Je maakt winst in tijd Er zijn meerdere argumenten waarom een digitale vergadertool fijner en beter is dan het e-mailen van stukken. Maar een van de belangrijkste is echt de tijdswinst. Iets wat opgaat voor zowel de deelnemers, vergaderondersteuners als […]

Lean vergaderen? Volg het vergaderdieet!

Datum: 4 augustus 2020

In de afgelopen periode hebben we veel thuisgezeten en dat was niet goed voor onze lijn. Uit een onderzoek van Happy Weight blijkt dat bijna de helft van de mensen dikker is geworden. Bovendien zijn we ook minder gaan bewegen. Wel zijn we meer gaan vergaderen. Weliswaar ook vanuit huis, maar al dat vergaderen mag best een kilootje minder. Zet daarom deze zomer jezelf en je vergadering op dieet. Hier zijn enkele afslankprogramma’s die je kunt volgen. Punten tellen?Als je bekend bent met het Weight Watchers dieet dan weet je dat dit afslankprogramma gebaseerd is op punten tellen. Elk voedingsmiddel staat voor een hoeveelheid punten en door punten te tellen weet je wat je wel en niet kunt eten. Hou je je aan je punten aantal per week dan val je af. Wil jij je vergadering afslanken, begin dan ook met punten tellen. Agendapunten wel te verstaan. Hoe minder punten […]

Beter notuleren met een omgekeerd abc’tje?

Datum: 21 juli 2020

Het abc’tje ken je vast wel van bruiloften en partijen. De A is van Aanzoek, zo romantisch in Parijs. De B van Bier, dat bracht de bruidegom van de wijs; je snapt het wel. Maar heb je wel eens van het omgekeerde abc’tje gehoord? De combi CBA staat voor Conclusies, Besluiten en Actiepunten. Het resultaat van een vergadering en de kern van goede notulen. Omgekeerd abc’tjeNotuleren is een noodzakelijk kwaad en daar wil je zo weinig mogelijk tijd aan betsteden. Het omgekeerde abc’tje kan je hierbij helpen. Als je de doelen helder hebt, leer je beter luisteren en hoef je minder te notuleren. Zo ben je goed voorbereid en kun je je tijdens de vergadering focussen op de hoofdzaken, inclusief conclusies, besluiten en actiepunten, het zogenaamde omgekeerde abc’tje. Wie is wie? Maak een plattegrondjeHandig is ook te weten wie zegt wat. Schuiven er in de meeting veel nieuwe gezichten aan? […]

Vergaderen na de crisis. Wordt digitaal het nieuwe normaal?

Datum: 20 juli 2020

‘Never waste a good crisis’ is een bekende uitspraak van Winston Churchill. De Britse staatsman gaf hiermee aan dat uit een crisis belangrijke innovaties voortkomen. In moeilijke tijden worden we (noodgedwongen) vindingrijk, en zien we mogelijkheden die we anders links laten liggen. Technische ontwikkelingen komen in een stroomversnelling; niet omdat het eerder niet kon, maar omdat de noodzaak er niet was. En dat zien we in deze corona crisis ook weer. Na 12 maart gingen we massaal digitaal. Online werken, online lesgeven, online sporten en ook online vergaderen. De vraag is, hoeveel van deze veranderingen zullen na de crisis beklijven? Soepel overstappen naar een vergadertoolDoor de coronacrisis zijn nieuwe digitale mogelijkheden plots ‘omarmd’. Hoe dat komt? Onder druk wordt alles vloeibaar. Maar er komt een tijd (hoop ik) dat we weer terug keren naar ‘business as usual’. En dan vallen de meeste mensen terug in oude patronen. Hoe zorg je […]

Next step in papierloos vergaderen? Digitaal ondertekenen in iBabs

Datum: 20 februari 2020

Digitaal ofwel papierloos vergaderen is in veel organisaties gemeengoed geworden. Logisch, want door digitaal te vergaderen, verruil je papier voor een handige vergaderapp op je tablet of laptop. De oplossing maakt vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker en milieubewuster. Zo kun je agendapunten aanmaken en koppelen aan de juiste personen. Bestanden toevoegen, actiepunten toewijzen en extra notities maken. Zowel de voorbereiding van een vergadering als de vergadering zelf worden op deze manier veel efficiënter ingericht. En de notulen maak je binnen enkele minuten. Vergaderen gaat puur en alleen nog maar meer om de inhoud want het besluitvormingsproces ten goede komt. Prachtig toch, maar what’s next? Digitaal ondertekenen wat mij betreft. Van ‘natte’ handtekening naar digitale handtekeningDigitaal ondertekenen is waar het nog hapert in een anderzijds gestroomlijnd vergaderproces. Gek genoeg vertrouwen we daar nog steeds op de klassieke krabbel ofwel de natte handtekening. Tuurlijk, een zwierige handtekening roept al sinds mensenheugenis nostalgische gevoelens op, […]

6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Datum: 20 februari 2020

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen. Zorg voor een duidelijke vergaderagenda en geef elk punt een ​​toegewezen tijdslotMaak een lijst van alle agendapunten en geef elk item een ​​voorlopig tijdslot, bijvoorbeeld “review van de notulen,10 minuten”. Op deze manier breng je de benodigde tijd voor je vergadering beter in kaart en kun je ook beter bekijken of je alle doelstellingen kunt bereiken. Maak het een gewoonte om vergaderingen op tijd te startenOngeveer 37 % van alle vergaderingen begint te […]

Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Datum: 14 februari 2020

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen. Vergader niet op maandag en vrijdagMaar maandag is niet de enige dag van de week waarop je beter niet kunt vergaderen. Ook vrijdag is geen topdag. Mensen zitten al vrij vroeg in de weekend modus. Hoewel ze lijfelijk nog op kantoor zijn, zijn veel mensen na de lunch mentaal al vertrokken. Een andere reden waarom vrijdag niet […]

Jouw vergadering weergegeven in getallen

Datum: 4 februari 2020

Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers. Hoeveel uren vergaderen we per persoon per jaar? 360 uurNederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de vraag of de Brexit moest worden uitgesteld en reserveert president Trump zes uur per dag voor ‘executive time’. Hoeveel deelnemers zitten er in een vergadering?  > 7Staat er in jouw vergaderzaal ook zo’n lange tafel die regelmatig helemaal vol zit? Dan vergader je met te veel mensen. Erg democratisch natuurlijk, al dat polderen, maar wist […]