Veiligheid Archieven - iBabs

Lekker bladeren in ons nieuwe magazine over vergaderen

Datum: 6 augustus 2019

Sinds de jaren ’90 heeft het moderne kantoor een ware metamorfose ondergaan. Dankzij digitale innovaties kunnen we nu optimaal samenwerken met collega’s. Ook als ze niet op hetzelfde kantoor of in hetzelfde land zitten. De voordelen daarvan, op afstand zitten, maar toch verbonden blijven met collega’s merken we tijdens deze coronacrisis. En niet alleen het kantoor, ook de vergadering evolueert mee. Vergaderen 2.0Dikke aktentassen vol documenten worden steeds vaker vervangen door een slanke tablet met een vergaderapp. Slimme vergadersoftware digitaliseert het gehele vergaderproces, van voorbereiding tot besluitvorming en notulen. Alles vindt plaats binnen één online vergaderomgeving. What’s next? Digitaal ondertekenenDigitaal ondertekenen, want daar haperde het nog in een anderzijds gestroomlijnd vergaderproces. De klassieke krabbel maakt plaats voor een digitale handtekening, die juridisch net zo waterdicht is als een geschreven handtekening. En wat nog mooier is, dit kan allemaal binnen iBabs. Je leest meer hierover in ons nieuwe vergadermagazine. iBabs vergadermagazine […]

Maak korte metten met oude vergaderwetten!

Datum: 6 augustus 2019

Heeft jouw werkgever ‘Het Nieuwe Werken’ al helemaal omarmd? In organisaties die écht serieus omgaan met Het Nieuwe Werken, werk je wanneer én waar je maar wilt. Vanaf een thuiswerkplek, bij een opdrachtgever of in een café, ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat, het maakt niet uit. Zolang de medewerkers hun werk maar volgens afspraak opleveren, is er geen vuiltje aan de lucht. Steeds meer kantoren zijn dan ook ingericht op basis van een maximum aantal vaste werkplekken. De rest bestaat uit flexplekken. Nieuwe Vergaderwetten Zijn jij en je collega’s al zijn gewend aan Het Nieuwe Werken? Waarom zou je dan eigenlijk nog op de oude manier vergaderen? Is het bijvoorbeeld wel echt nodig dat iedereen braaf bij die wekelijkse meeting aanschuift? Ook als je elkaar eigenlijk niet veel nieuws te vertellen hebt? Vraag het je maar eens af… Misschien is het tijd om een frisse wind door jullie […]

Top 3 meest gestelde vragen over papierloos vergaderen

Datum: 8 november 2018

Steeds meer bedrijven gaan digitaal. Facturatie en relatiebeheer gaan allang niet meer uitsluitend per post, dus waarom zou je als bedrijf nog wel ‘op papier’ blijven vergaderen? Stap over op papierloos vergaderen, het is makkelijker dan je denkt en het vergaderproces verloopt een stuk efficiënter. Heb je meer argumenten nodig? Wij hebben dagelijks contact met bedrijven die papierloos vergaderen invoeren of dit overwegen. Graag helpen wij je in het beslissingstraject en hebben alvast de drie meest gestelde vragen (en antwoorden) voor je op een rij gezet. Papierloos vergaderen; wat komt er allemaal bij kijken?Er komt steeds meer specifieke vergadersoftware op de markt waarmee je snel aan de slag kunt. Juist doordat deze digitale vergadertools zo gebruiksvriendelijk zijn, neemt het gebruik toe. Papierloos vergaderen is echter niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom altijd voor een helder […]

Marathonkriebels: 5 tips voor gouden meetings

Datum: 6 augustus 2018

Heb je wel eens een sportwedstrijd gewonnen? Dan weet je dat focus een must is in de sport. Je moet weten wat je doel is én er helemaal voor gaan. Dit weekend ervaren zo’n 15.000 hardlopers dat weer tijdens de Marathon van Rotterdam. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk. Wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Alle reden dus om van snelheid een topprioriteit te maken, ook in meetings! Gelukkig kunnen we ook in meetings wat leren van de aanpak van sporters.Zo verbeter je de rondetijden van je meetings: Tip 1: Duidelijk parcours Nederland is een echt vergaderland. Dat is goed voor de democratische besluitvorming, maar “polderen” leidt soms wel tot eindeloos vergaderen… Hoe zorg je dan wel voor optimale meetings? Door een duidelijke structuur. Een hardloper presteert ook het best met een duidelijke starttijd, een vast parcours en ‘hazen’ die zorgen dat hij sneller […]

Klaar voor de start!

Datum: 18 juni 2018

Klaar voor de start! Papierloos vergaderen! Was het maar zo eenvoudig. Helaas is papierloos vergaderen niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen. Configuratiesessie Tijdens de configuratiesessie bepaal je hoe je de vergadertool het beste kan inrichten voor jouw organisatie. Iedere organisatie is immers anders en heeft wellicht een andere manier van vergaderen en werken. Als het systeem is ingericht, kan de training starten zodat iedereen er goed mee kan werken. Het is ook belangrijk om de introductie van papierloos vergaderen en daarmee vaak een nieuwe manier van vergaderen intern goed te begeleiden. De ervaring leert dat het faciliteren van een tablettraining, een training papierloos vergaderen en coaching de meest succesvolle formule is. Hieronder staat beschreven welke trainingen iBabs onder andere verzorgt: Gebruikerstraining […]

3 Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen

Datum: 17 november 2016

Heb je weleens overwogen over te stappen op digitaal vergaderen? Maar heb je tijdens dat proces iets gelezen of gehoord over papierloze meetings, waardoor je toch afzag van het idee? Dan ben jij degene voor wie dit blog is geschreven! De afgelopen jaren hebben wij een aantal Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen de ronde horen gaan. Misschien is een van deze verhalen de reden waarom jij nog steeds old-fashioned met papier vergadert? Broodje Aap 1: Het is niet veilig om digitaal te vergaderen Als je bent afgeschrikt door dit Broodje Aap verhaal, dan snappen wij dat je nog niet aan digitaal vergaderen bent begonnen. De vertrouwelijkheid van vergaderstukken is immers een van jouw topprioriteiten. Maar wees gerust, als je digitaal vergadert, hoef je je echt geen zorgen te maken over veiligheid. Als je met een up-to-date vergadertool werkt, zijn alle vergaderdocumenten alleen toegankelijk voor geselecteerde vergaderdeelnemers. En omdat de tools […]

In de cloud of in de kluis? Beveilig je digitale vergaderstukken!

Datum: 30 september 2016

De ontwikkeling van het Internet of Things is al een tijdje in opmars en gaat steeds verder. Niet alleen thuis, ook op kantoor communiceren steeds meer devices, programma’s en digitale tools met elkaar. Dat is handig, maar vraagt wel om continue aandacht voor veiligheid. Want criminelen ontwikkelen mee en steeds vaker worden computers gegijzeld door middel van ransomware. Je moet er natuurlijk niet aan denken dat dat met jouw vertrouwelijke vergaderdocumenten gebeurt! Blijf internetcriminelen een stap voor Een van de stappen die bedrijven nemen om internetcriminelen voor te blijven, is de ontwikkeling van een Bring Your Own Device-beleid (BYOD) voor werknemers die met hun privé-device hun werk doen. Een goed plan, als je wilt voorkomen dat vertrouwelijke documenten, zoals digitale vergaderstukken, worden gehackt via privé-devices. Daarnaast is security voor al je documenten, ook je vergaderstukken, natuurlijk helemaal topprioriteit als je met persoonsgegevens te maken hebt en jouw organisatie zich sinds […]

Veilig digitaal vergaderen: 4 tips

Datum: 30 juni 2016

Je vertrouwelijke vergaderdocumenten op straat …. of kwijt. Je moet er niet aan denken. Toch komt het regelmatig voor. Vorige maand nog lagen geheime onderhandelingsdocumenten van vrijhandelsverdrag TTIP op straat. Vertrouwelijke informatie die was bestemd voor een top secret meeting….. Tja, dat liep even compleet anders dan bedoeld. De gevolgen waren uiterst pijnlijk.  Hoe goed beveiligd zijn jullie vergaderdocumenten? Security rondom vergaderingen is nog niet zo eenvoudig. Mensen blijven mensen, waardoor geprinte documenten zoek kunnen raken, op de achterbank van een taxi blijven liggen of bij de kopieermachine worden achtergelaten. Wil je het risico op gênante leksituaties verkleinen? Denk dan eens na over papierloos vergaderen.Je collega’s hebben dan alleen nog een tablet nodig om hun vergadering voor te bereiden. Ook tijdens de meeting is er geen papier te bekennen. Alle vergadergegevens staan op de server of in de cloud. Daarmee is de kans dat papieren vergaderdocumenten in vreemde handen vallen, […]