Een agenda vormt de ruggengraat van elke bestuursvergadering. Het bepaalt de toon, helpt om afleiding of zijsporen te voorkomen en draagt bij aan een effectieve vergadering. Tenminste, als je een geweldige agenda voor de vergadering hebt. Maar veel bestuursvergaderingen vinden plaats met een minder geweldige agenda. Het resultaat? Lange vergaderingen, die vaak afdwalen en allesbehalve productief zijn. Als bestuurssecretaris heb je de verantwoordelijkheid om een agenda op te stellen voor de vergaderingen van je bestuur die efficiëntie bevordert. Deze gids is hier om je te helpen. 1: Maak het doel duidelijk Elke vergadering moet het doel of de doelen bereiken...
Vergaderingen die bomen laten ‘boomen’
In Nederland maken we bedrijfsmatig gemiddeld 74,7 miljoen prints per dag. Enig idee hoeveel bomen hiervoor nodig zijn? Schrik niet: 9.500 stuks. Uit een boom van 10 meter lang en 30 centimeter breed, worden namelijk 8.000 A4-tjes geproduceerd. Per jaar verdwijnt wereldwijd bijna 8,8 miljoen hectare natuurlijk bos voor de productie van papier, hout, soja en palmolie. Gelukkig zijn er organisaties die zich inzetten voor het behoud van bossen. Een van deze initiatieven is Nationale Boomfeestdag;op 16 maart 2016 vindt de 60e editie plaats. 16 maart: Nationale Boomfeestdag Op Boomfeestdag planten kinderen gemiddeld zo’n 200.000 bomen. Dat is geweldig, want...
Notuleren: de ultieme gids voor managementassistenten
Notuleren is iets wat iedere managementassistent moet kunnen. Goede notulen zijn niet alleen belangrijk voor de bedrijfsvoering. In sommige landen is het bij managementvergaderingen zelfs wettelijk verplicht. In dit blog leer je hoe je efficiënt en effectief notuleert en wat notulen precies zijn. Daarnaast lees je waarom ze zo belangrijk zijn en wat er wel en wat er juist niet in hoort te staan. Wat zijn notulen? Notulen zijn het officiële, schriftelijke verslag een vergadering. Daarin worden de onderwerpen, het doel en de uitkomsten van een vergadering vastgelegd. Soms worden ze ook wel 'verslag' of 'aantekeningen' genoemd, maar de term...
Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen
Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen. Vergader niet op maandag en vrijdagMaar maandag...
Jouw vergadering weergegeven in getallen
Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers. Hoeveel uren vergaderen we per persoon per jaar? 360 uurNederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de vraag of de Brexit...
Weet jij de snelste route naar een effectieve vergadering?
Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen. Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering? Bepaal je eindbestemmingGebruik je in je auto een navigatiesysteem zoals een TomTom of Google Maps, dan geef je eerst een eindbestemming in. Waar wil je naar toe? Datzelfde geldt voor een vergadering. De eindbestemming van een vergadering is in...
Als je een vergadering niet ziet zitten, moet je gaan staan
Je hoort steeds vaker dat het eigenlijk beter is om staand te vergaderen. Waarom is dat eigenlijk? Ten eerste is het beter voor je gezondheid en ten tweede zijn staande vergaderingen productiever en kosten ook nog eens minder tijd. Een vergadering is dus een goed moment om in de benen te komen. Staand vergaderen is gezonderWe hebben het allemaal wel eens gehoord ‘zitten is het nieuwe roken’. Hiermee worden we aangemoedigd minder te gaan zitten en meer in beweging te komen. En dat geldt niet alleen thuis maar ook op het werk. Zeker voor diegene met een zittend beroep. Voor...
Beslisboom: ga ik wel of niet vergaderen?
Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken. Check of er een reden voor deze vergadering is?En al die vergadertijd is niet gratis, want iedereen heeft zo z’n eigen uurloon. Wil je voortaan beter omgaan met je vergadertijd, vraag je dan af of het überhaupt nodig is om...
