Papierloos vergaderen tips - iBabs blog

6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Datum: 20 februari 2020

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen. Zorg voor een duidelijke vergaderagenda en geef elk punt een ​​toegewezen tijdslotMaak een lijst van alle agendapunten en geef elk item een ​​voorlopig tijdslot, bijvoorbeeld “review van de notulen,10 minuten”. Op deze manier breng je de benodigde tijd voor je vergadering beter in kaart en kun je ook beter bekijken of je alle doelstellingen kunt bereiken. Maak het een gewoonte om vergaderingen op tijd te startenOngeveer 37 % van alle vergaderingen begint te […]

Op welke dagen kun je beter (niet) vergaderen

Datum: 14 februari 2020

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen. Vergader niet op maandag en vrijdagMaar maandag is niet de enige dag van de week waarop je beter niet kunt vergaderen. Ook vrijdag is geen topdag. Mensen zitten al vrij vroeg in de weekend modus. Hoewel ze lijfelijk nog op kantoor zijn, zijn veel mensen na de lunch mentaal al vertrokken. Een andere reden waarom vrijdag niet […]

Jouw vergadering weergegeven in getallen

Datum: 4 februari 2020

Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers. Hoeveel uren vergaderen we per persoon per jaar? 360 uurNederland is een echt vergaderland. Volgens de meest recente cijfers (onderzoek Sharp) zitten we gemiddeld 30 uur per maand in een meeting. En hoe hoger je functie, hoe meer tijd je gemiddeld in een vergadering doorbrengt. Zo vergaderden in Brussel de regeringsleiders van de EU dagenlang over de vraag of de Brexit moest worden uitgesteld en reserveert president Trump zes uur per dag voor ‘executive time’. Hoeveel deelnemers zitten er in een vergadering?  > 7Staat er in jouw vergaderzaal ook zo’n lange tafel die regelmatig helemaal vol zit? Dan vergader je met te veel mensen. Erg democratisch natuurlijk, al dat polderen, maar wist […]

Weet jij de snelste route naar een effectieve vergadering?

Datum: 20 november 2019

Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen. Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering? Bepaal je eindbestemmingGebruik je in je auto een navigatiesysteem zoals een TomTom of Google Maps, dan geef je eerst een eindbestemming in. Waar wil je naar toe? Datzelfde geldt voor een vergadering. De eindbestemming van een vergadering is in dit geval het doel van de vergadering. Waarvoor is de meeting en naar welke resultaten moet er worden toegewerkt? Oftewel, waar wil je naar toe? Gebruik je navigatieHet is de formele taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter heeft dus dezelfde rol als […]

Als je een vergadering niet ziet zitten, moet je gaan staan

Datum: 6 november 2019

Je hoort steeds vaker dat het eigenlijk beter is om staand te vergaderen. Waarom is dat eigenlijk? Ten eerste is het beter voor je gezondheid en ten tweede zijn staande vergaderingen productiever en kosten ook nog eens minder tijd. Een vergadering is dus een goed moment om in de benen te komen. Staand vergaderen is gezonderWe kennen allemaal wel eens gehoord ‘zitten is het nieuwe roken’. Hiermee worden we aangemoedigd minder te gaan zitten en meer in beweging te komen. En dat geldt niet alleen thuis maar ook op het werk. Zeker voor diegene met een zittend beroep. Voor die groep geldt het advies dat zij (daar waar mogelijk) regelmatig in de benen moeten komen. Maar helaas, die voorgenomen wandeling in de lunchpauze, het fietstochtje naar kantoor of de trap in plaats van de lift nemen, schieten er in de waan van de dag al snel in. Hoe handig is […]

Beslisboom: ga ik wel of niet vergaderen?

Datum: 21 oktober 2019

Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken. Check of er een reden voor deze vergadering is?En al die vergadertijd is niet gratis, want iedereen heeft zo z’n eigen uurloon. Wil je voortaan beter omgaan met je vergadertijd, vraag je dan af of het überhaupt nodig is om een vergadering te plannen. Het Amerikaanse vaktijdschrift Harvard Business Review heeft hiervoor deze mooie beslisboom gemaakt. Heb ik goed nagedacht over deze situatie?Veel vergaderingen worden gedachteloos ingepland. Een project opstarten? Laten we een meeting plannen. Graag feedback krijgen op een deelproject? Laten we iedereen die op het project zit, uitnodigen […]

Het digitale dilemma in het secretaressevak

Datum: 9 oktober 2019

Als uitgever van Management Support ben ik continue bezig met de invloed die digitalisering heeft op de rollen en werkzaamheden van managementondersteuners. Dat de unieke menselijke, ondersteunende skills en vaardigheden langzaam maar zeker steeds meer lijken te worden overgenomen door slimme computers en bijbehorende programma’s is iets dat mij fascineert. Maar het roept bij mij ook vragen op. Want ik geloof niet dat alles automatiseren altijd wenselijk is. Maar waar ligt dan die grens? Wat is de juiste mix? En wat moet je als ondersteuner doen om voldoende meerwaarde te houden ondanks alle digitale alternatieven. Met recht een digitaal dilemma. Toevallig kreeg ik kort geleden de eerste editie van de in 1984 opgerichte Secretaressenieuwsbrief onder ogen. Het allereerste nummer van de voorloper van het Management Support Magazine opende met een artikel over de gevolgen van de aanstaande introductie van de (micro-) computer bij bedrijven en instellingen. Naast een mooie inkijk […]

Voorkom digital hoarding met een vergaderapp

Datum: 17 september 2019

Ken jij het RTL-4 programma Mijn leven in Puin? Het is een reality-TV programma waarin hulp wordt geboden aan mensen met een verzamelstoornis, ook wel ‘hoarders’ genoemd. Na een noodkreet van een vriend of familielid, komt een team van opruimdeskundigen in actie om hulp te bieden. Na een paar weken komen ze opnieuw langs om te checken in hoeverre het huis en leven van de hoarder op orde is. Wat is precies het probleem van hoarding? Hoarding is een stoornis die zorgt voor stress in relaties en het dagelijks functioneren ernstig beperkt. En het komt vaker voor dan je denkt. Uit een onderzoek onder bijna 8.000 mensen uit het Nederlands Tweeling Register blijkt dat grofweg één op de 14 mensen bestempeld kan worden als een problematische hamsteraar.  Digitale verzamelwoede Naast het ziekelijk verzamelen van fysieke spullen, bestaat er ook zoiets als ‘digital hoarding’. Hierbij verwaarlozen mensen hun digitale omgeving door […]