Besparing Archieven - iBabs

Wat kost vergaderen? 4 bespaartips

Datum: 4 augustus 2020

Van 25 tot en met 29 maart is het weer de Week van het Geld. Deze week heeft tot doel om jongeren bewust te maken van de waarde van een euro en hoe verantwoordelijk om te gaan met geld. In het echte leven echter, maken we (volwassenen bedoel ik hier) ons minder druk om wat iets kost. Zeker als het gaat om vergaderingen. Eigenlijk staat niemand stil bij wat een gemiddelde vergadering kost. Toch goed om er deze week eens bij stil te staan. De vergadering in cijfersDus wat kost zo’n vergadering dan, vraag je je wellicht af. Met de meeting cost app is het een eenvoudige berekening gebaseerd op het uurloon van de deelnemers aan de vergadering. De app werkt goed als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur in zijn bedrijf wil doen. Je kan na afloop van de vergadering namelijk direct laten zien wat de vergadering […]

Beslisboom: ga ik wel of niet vergaderen?

Datum: 21 oktober 2019

Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken. Check of er een reden voor deze vergadering is?En al die vergadertijd is niet gratis, want iedereen heeft zo z’n eigen uurloon. Wil je voortaan beter omgaan met je vergadertijd, vraag je dan af of het überhaupt nodig is om een vergadering te plannen. Het Amerikaanse vaktijdschrift Harvard Business Review heeft hiervoor deze mooie beslisboom gemaakt. Heb ik goed nagedacht over deze situatie?Veel vergaderingen worden gedachteloos ingepland. Een project opstarten? Laten we een meeting plannen. Graag feedback krijgen op een deelproject? Laten we iedereen die op het project zit, uitnodigen […]

Lekker bladeren in ons nieuwe magazine over vergaderen

Datum: 6 augustus 2019

Sinds de jaren ’90 heeft het moderne kantoor een ware metamorfose ondergaan. Dankzij digitale innovaties kunnen we nu optimaal samenwerken met collega’s. Ook als ze niet op hetzelfde kantoor of in hetzelfde land zitten. De voordelen daarvan, op afstand zitten, maar toch verbonden blijven met collega’s merken we tijdens deze coronacrisis. En niet alleen het kantoor, ook de vergadering evolueert mee. Vergaderen 2.0Dikke aktentassen vol documenten worden steeds vaker vervangen door een slanke tablet met een vergaderapp. Slimme vergadersoftware digitaliseert het gehele vergaderproces, van voorbereiding tot besluitvorming en notulen. Alles vindt plaats binnen één online vergaderomgeving. What’s next? Digitaal ondertekenenDigitaal ondertekenen, want daar haperde het nog in een anderzijds gestroomlijnd vergaderproces. De klassieke krabbel maakt plaats voor een digitale handtekening, die juridisch net zo waterdicht is als een geschreven handtekening. En wat nog mooier is, dit kan allemaal binnen iBabs. Je leest meer hierover in ons nieuwe vergadermagazine. iBabs vergadermagazine […]

Maak korte metten met oude vergaderwetten!

Datum: 6 augustus 2019

Heeft jouw werkgever ‘Het Nieuwe Werken’ al helemaal omarmd? In organisaties die écht serieus omgaan met Het Nieuwe Werken, werk je wanneer én waar je maar wilt. Vanaf een thuiswerkplek, bij een opdrachtgever of in een café, ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat, het maakt niet uit. Zolang de medewerkers hun werk maar volgens afspraak opleveren, is er geen vuiltje aan de lucht. Steeds meer kantoren zijn dan ook ingericht op basis van een maximum aantal vaste werkplekken. De rest bestaat uit flexplekken. Nieuwe Vergaderwetten Zijn jij en je collega’s al zijn gewend aan Het Nieuwe Werken? Waarom zou je dan eigenlijk nog op de oude manier vergaderen? Is het bijvoorbeeld wel echt nodig dat iedereen braaf bij die wekelijkse meeting aanschuift? Ook als je elkaar eigenlijk niet veel nieuws te vertellen hebt? Vraag het je maar eens af… Misschien is het tijd om een frisse wind door jullie […]

Vergaderen volgens Elon Musk

Datum: 2 oktober 2018

Vergaderen volgens Elon Musk Eindeloos vergaderen, Elon Musk, CEO van Tesla en Space-X, is er helemaal klaar mee. Van hem mag personeel gewoon weglopen uit een vergadering als deze zinloos en onproductief is. Want, zo schrijft hij in gelekte interne memo naar zijn personeel, het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is juist onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen. En moet er dan toch een meeting plaatsvinden, hou deze dan zo kort mogelijk. Twijfelen aan nut van vergaderenWellicht vind je dit erg kort door de bocht, maar Musk heeft toch een punt. Het is niet de vergadering an sich waar we kriegelig van worden, het is meer wat we daar doen en hoeveel tijd we er in doorbrengen. Hij is overigens niet de enige die daar zo over denkt. Hij krijgt bijval van Roderick van Grieken van Het Nederlands Debatinstituut. “Het is […]

Ontdek 5 voordelen van papierloos vergaderen

Datum: 16 mei 2017

Eigenlijk is het best vreemd …. We zijn de laatste decennia meer online gaan communiceren: niet alleen e-mailen we heel wat af en zijn we steeds meer online, ook geprinte media lijkt te verdwijnen. Of ze blijven voortbestaan maar dan in afgeslankte vorm met een online editie. Een ontwikkeling die past bij deze tijd. Toch verbruiken vreemd genoeg nog veel organisaties bossen vol bomen doordat alle vergaderingen op de traditionele manier georganiseerd en vergaderstukken nog volop geprint worden. Dat staat haaks op de online realiteit en kan makkelijker en beter! Overtuig je manager Als je regelmatig vergaderingen voorbereidt op de ‘traditionele manier’, weet je als geen ander dat er bergen papier en aanzienlijke hoeveelheden toner doorheen gaan. En dan hebben we het nog niet eens over de vele arbeidsuren die ermee gemoeid zijn.  Dat kan anders. Is in jullie organisatie de term ‘papierloos vergaderen’ al gevallen? Papierloze vergaderingen lijken misschien […]

Vergaderen is een dure hobby: 3 tips om te besparen

Datum: 9 februari 2017

Zeilen, motorrijden, reizen, paardrijden; er zijn veel dure hobby’s te bedenken. Vergaderen is er ook zo één. Hoewel…het is voor de meesten van ons niet echt een favoriete bezigheid! Toch doen we het wel veel: zo’n 300 uur per jaar (per medewerker!). Op jaarbasis besteden we in Nederland zelfs 60 miljard aan vergaderen. Dat kan sneller en slimmer. Wil je meer tijd én geld over houden voor leukere werkzaamheden? Of je échte hobby? Doe dan je voordeel met de volgende tips. Tip 1: bespaar op print- en kopieerkosten Printen jullie alle vergaderstukken nog? Dan weet je, dat er op jaarbasis bergen papier doorheen gaan. En doordat je vergaderstukken print, maak je ook veel kosten voor de aanschaf van inkt en toners. Daar komen de kosten van de printer zelf en de onderhoudsbeurten nog bovenop. Je raadt het al: minder papiergebruik in meetings is de short cut naar kostenbesparing. Als je al […]

3 Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen

Datum: 17 november 2016

Heb je weleens overwogen over te stappen op digitaal vergaderen? Maar heb je tijdens dat proces iets gelezen of gehoord over papierloze meetings, waardoor je toch afzag van het idee? Dan ben jij degene voor wie dit blog is geschreven! De afgelopen jaren hebben wij een aantal Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen de ronde horen gaan. Misschien is een van deze verhalen de reden waarom jij nog steeds old-fashioned met papier vergadert? Broodje Aap 1: Het is niet veilig om digitaal te vergaderen Als je bent afgeschrikt door dit Broodje Aap verhaal, dan snappen wij dat je nog niet aan digitaal vergaderen bent begonnen. De vertrouwelijkheid van vergaderstukken is immers een van jouw topprioriteiten. Maar wees gerust, als je digitaal vergadert, hoef je je echt geen zorgen te maken over veiligheid. Als je met een up-to-date vergadertool werkt, zijn alle vergaderdocumenten alleen toegankelijk voor geselecteerde vergaderdeelnemers. En omdat de tools […]