Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller! 6 tips om efficiënt te notuleren Tip 1: Duidelijke agenda Met een duidelijke agenda van de meeting maak jij je leven een stuk eenvoudiger. Het bespaart je zoveel heisa! Want: als iedereen weet wat […]
Papierloos vergaderen: iedereen zijn eigen tools
Veel organisaties die het papierloze kantoor, het Nieuwe Werken of effectief werken hoog op de prioriteitenlijst hebben staan, willen met een digitale vergadertool aan de slag. Het is geen geheim dat er diverse manieren zijn om zelf zo’n tool te bouwen, bijvoorbeeld met SharePoint. Je kunt er documenten mee delen, aantekeningen maken en overzichten samenstellen. Toch vraagt optimaal papierloos vergaderen om meer functionaliteiten. Dat zal ook de reden zijn, dat wij regelmatig de vraag krijgen: “Wat is nou écht het verschil tussen iBabs en SharePoint”? Wij zien dat als volgt: 1. Duidelijke overzichten per actiepunt/besluit We vergaderen natuurlijk om besluiten […]
Vergaderhulp voor management-ondersteuners op Secretaressedag!
Op donderdag 21 april is het al voor de 28e keer Secretaressedag in Nederland. Veel secretaresses, managementondersteuners en PA’s krijgen dan wat extra aandacht. Misschien zelfs een bloemetje of cadeautje... Toen Secretaressedag in 1989 voor het eerst plaatsvond, zag een kantoordag er heel wat anders uit dan nu. Werd je in de jaren ’80 opgeleid tot secretaresse? Dan kreeg je nog typeles op een ‘ouderwetse’ typemachine. Met carbonpapier! Door alle digitale ontwikkelingen heeft ‘de secretaresse’ van nu heel andere vaardigheden nodig. Werken met tablet en smartphone is de standaard, agenda’s beheer je digitaal en het secretariaat werkt steeds meer papierloos. […]
Voorkom een vergaderdip, plan het juiste tijdstip
Heb je er wel eens bij stil gestaan, welk effect de timing van een meeting kan hebben op het resultaat? Want waarom zou je bijvoorbeeld een meeting van 11.00 tot 14.00 uur plannen? Waarschijnlijk om tijdens de lunch door te kunnen werken, en geen kostbare tijd verloren te laten gaan. Maar is dat wel zo effectief? Om te beginnen geeft het binnenbrengen van de lunch en het eten ervan veel ruis. En is de lunch achter de kiezen? Dan ligt de vergaderdip op de loer. Voor je het weet, moet je je best doen goed te focussen. En zie je […]
Papierloos vergaderen? Zo overtuig je jouw manager!
Als rechter- én linkerhand van je manager houd je continu veel ballen in de lucht. Je werkdag is meer dan gevuld. Je neemt werk uit handen, denkt vooruit en regelt en plant heel wat af. Kortom, je ontzorgt je manager of team aan een stuk door. Elke minuut tijdsbesparing is dan welkom, toch? Hoe fijn zou het zijn, als je al het werk rondom meetings sneller zou kunnen doen? Met een tool voor papierloze vergaderingen maak jij van deze droom werkelijkheid. Tijdsbesparing Had je nog niet eerder van digitale meetings gehoord? Dan heb je er misschien geen duidelijk beeld bij. […]
Is jouw organisatie in 2017 papierloos?
Lijkt de titel van dit blog een utopie? Dat kan ik mij best voorstellen. Want gemiddeld maakt de Nederlandse werknemer negen printjes per dag. Het totale papierverbruik in Nederland is momenteel zelfs 2,8 miljoen ton. Okay, dat je in je privéleven liever een magazine écht in handen hebt, kan ik me voorstellen. Even lekker ontspannen op de bank met een glas wijn. Maar door alle digitale mogelijkheden kunnen we het papierverbruik op kantoor, drastisch verminderen. Minder papierverbruik: hoe doe je dat? Het papierverbruik in jouw organisatie kun je op diverse manieren reduceren. Bijvoorbeeld door middel van een printbeleid. Dan neemt […]
7 tips voor effectief vergaderen
Iedereen heeft het wel eens meegemaakt. Van die vergaderingen waar geen einde aan lijkt te komen. Er wordt eindeloos gepraat en geen besluit genomen: da’s toch zonde van de tijd! En dan hebben we het nog niet eens over de keiharde euro’s die ermee gemoeid gaan. Daarom geef ik je in deze blog een zevental tips om de effectiviteit van de meetings in jouw organisatie te verbeteren. 1. Is een vergadering wel nodig? Dit lijkt een rare vraag om mee te beginnen. Toch is het goed om je af te vragen of alle topics echt besproken moeten worden. Wellicht blijkt […]
Tips voor gemeenten om modern te vergaderen
De gemiddelde gemeente zal er in de toekomst door o.a. vergrijzing, culturele diversiteit en regionalisering compleet anders uitzien. Bij één van onze klanten, de Gemeente Utrecht is dit niet anders. Om haar burgers zoveel mogelijk te betrekken bij alle ontwikkelingen, zendt de gemeente sinds een aantal jaren de raadsvergaderingen live uit via het internet. Deze livecast wordt gekoppeld aan de beschikbare documenten, waardoor kijkers direct de relevante documenten op het scherm kunnen zien. De livecast is onderdeel van de overgang van de Gemeente Utrecht naar digitaal vergaderen. Digitale sprong De Gemeente Utrecht vergadert sinds 2013 digitaal. In eerste instantie werd […]
