Effectief vergaderen met deze 5 tips
Veel vergaderingen worden gewoonweg gepland om het vergaderen. Een duidelijk doel ontbreekt en na afloop weet eigenlijk niemand meer welke acties er moeten worden ondernomen.
Dat is dan ook vaak de reden dat we vergaderen zonde van onze tijd vinden. Zo gaan er jaarlijks kostbare uren verloren door ineffectieve vergaderingen. Omdat het compleet schrappen van vergaderingen een utopie is, willen we je ideeën aan de hand doen om effectiever te vergaderen. Vergaderingen met een doel, structuur en die binnen de tijd blijven. Zou dat geen mooi streven voor 2018 zijn?
Is een vergadering wel nodig?
Ik zei het al eerder. Vaak vergaderen we om het vergaderen. Vraag je bij het plannen van de volgende meeting eens af of deze überhaupt wel nodig is. Iedereen heeft het druk, tijd is kostbaar en wellicht kan je ook wel af met een mailtje of kun je minder mensen uitnodigen.
Begin met een duidelijke agenda
Een effectieve vergadering begint bij een duidelijke agenda. Deze agenda hebben alle deelnemers al ontvangen voordat de vergadering begint, zodat iedereen voorbereid aanwezig is. Het zou nu voor iedereen helder moeten zijn wat er op de planning staat en waar de vergadering over gaat, wie de voorzitter is en wie notuleert.
Respecteer tijd
Voor je het weet, loopt de vergadering uit. Het is eigenlijk eerder regel dan uitzondering. Stuur dus streng op tijd en wacht niet met de vergadering tot iedereen aanwezig is. Als je dat doet blijven mensen te laat komen. Begin de vergadering stipt op de afgesproken tijd en ga gewoon door als de laatkomers binnenkomen.
Niet alleen op tijd beginnen is van belang, ook op tijd eindigen. Als er een uur gepland staat voor de vergadering, houd je daar dan ook aan! De timing van de diverse agendapunten is daarom ook essentieel. Hoelang blijf je bij een agendapunt hangen? En is het nu niet tijd om iemand anders het woord te geven? Door snel langs alle punten te gaan op de agenda blijft de vaart in de vergadering en blijft iedereen bij de les. Nog handiger is het om per punt een tijdslimiet aan te geven.
Staand vergaderen? Doen!
Als je staand vergadert, dan vergader je actiever én sneller. Bovendien zijn jij en je collega’s gemiddeld een half uurtje uit je comfortabele bureaustoel en kom je aan wat broodnodige beweging. En dat is best belangrijk tijdens de wintermaanden. Want die wandeling met je collega’s tijdens de lunchpauze, of het voornemen om op de fiets naar kantoor te gaan, schieten er sneller bij in als het koud of somber is. Dus: kortere dagen? Zorg dan voor actieve, korte meetings!
Weg met de WVTTK
WVTTK (wat verder ter tafel komt) biedt de mogelijkheid bespreekpunten in te brengen, die niet op de agenda staan. Handig als de agenda wat langer van tevoren is gemaakt, en er in de meeting op nieuwe actuele zaken moet worden ingegaan. En komen er aan de vergadertafel bespreekpunten naar boven, die niet op de agenda staan? Dan kan de voorzitter ze handig op de parkeerplaats van WVTTK zetten. Helaas wordt WVTTK in de praktijk maar wat vaak gebruikt om discussies die tijdens de meetings ontstonden, nieuw leven in te blazen. Collega’s die hun zegje twee keer willen doen, slaan in WVTTK hun slag! En zo wordt WVTTK vaak de recycle-plek van de meeting. Afschaffen of parkeren voor de volgende vergadering.
Wil jij ook een effectieve vergadering?
Welke tips van hierboven heb jij al ingevoerd? En welke tips zijn de moeite waard om eens te proberen? Ga ervoor! Meer tips voor een effectieve vergadering tref je aan in deze infographic.
