Blijf je e-mailen of ga je écht papierloos vergaderen?

Je bent misschien in de veronderstelling dat je al goed bezig bent, want papierloos vergaderen doe je al jarenlang. Je stuurt toch immers de vergaderagenda en stukken per e-mail naar de deelnemers? Het klinkt misschien als papierloos vergaderen, maar écht papierloos vergaderen is het niet. Als je heel eerlijk bent, dan zie je ook dat deelnemers vervolgens weer de stukken die je mailt uitprinten. Ok, papierloos werken is het dus niet echt, maar is het gebruiken van een digitale vergadertool een betere oplossing dan e-mailen? In dit blog leggen we aan de hand van drie belangrijke argumenten waarom we hier volmondig “Ja!” op kunnen antwoorden. En jij dadelijk ook.

1. Je maakt winst in tijd

Er zijn meerdere argumenten waarom een digitale vergadertool fijner en beter is dan het e-mailen van stukken. Maar een van de belangrijkste is echt de tijdswinst. Iets wat opgaat voor zowel de deelnemers, vergaderondersteuners als de voorzitter. Als deelnemer kan je met een vergadertool je een stuk sneller voorbereiden voor de vergadering; het doorspitten van een e-mail inbox op zoek naar de juiste documenten is namelijk verleden tijd. Met een vergadertool heb je die zo bij de hand.

Als deelnemer kun je zelfs op bijbehorende documenten aantekeningen maken die gewoon meeverhuizen naar een volgende agenda. Verwijdert de agendabeheerder het document omdat er bijvoorbeeld een nieuwe versie is? Dan heb je als deelnemer nog altijd toegang tot de oude versie met de aantekeningen, wel zo handig. Het snel kunnen navigeren, opzoeken en delen van gemaakte aantekeningen met andere deelnemers is ideaal om efficiënt gebruik te maken van de vergadertijd.

Een voorzitter is blij met een digitale vergadertool omdat het een hoop geblader en gezoek scheelt tijdens de vergadering. Iedereen kan zijn aandacht bij de vergadering houden in plaats van te rommelen in papieren. Op zoek naar wat eerder besproken is? Met een vergadertool heb je zo het archief bij de hand met belangrijke documenten.

De ondersteuner zal gelukkiger worden van een vergadertool omdat er minder gesleep en gedoe is met verschillende versies van documenten. Hoe hinderlijk is het bij e-mailen vanstukken dat al snel niet meer duidelijk is wat de laatste versie van een document is. Maar ook als je te maken hebt met deelnemers die niet allemaal dezelfde agenda moeten ontvangen, ben je als ondersteuner veel beter uit met een vergadertool. Je maakt maar één agenda en wijst toe welke deelnemers welk deel van de agenda kunnen zien.

2. Je werkt veiliger

Wanneer je in vergaderingen privacygevoelige informatie bespreekt, en dus ook in stukken en eventueel e-mailverkeer, dan moet je oppassen dat je niet in strijd bent met de privacywetgeving. Van email weten we eigenlijk al dat het steeds onveiliger wordt, een goede reden dus om privacygevoelige info niet per email te verspreiden. Daarnaast kunnen mensen fouten maken, en per ongeluk bij het versturen van een mail een fout maken. Alleen vanwege de onveiligheid van e-mailen zou je er al minder gebruik van moeten maken, en dat geldt dus ook voor Google Drive of Dropbox. Wanneer je gebruikmaakt van een goede vergadertool, dan zijn alle stukken alleen beschikbaar in een goed beveiligde omgeving, met encryptievergrendeling. Dit kan een hoop gênante en pijnlijke situaties voorkomen.

3. Je voert nooit meer dezelfde discussie

Voor velen herkenbaar: tijdens een vergadering loop je tegen discussie aan die je al vaker hebt gevoerd, maar je weet niet precies meer wat de vorige keer is besloten. Voor je het weet zit je zo weer in een – langdurende - heftige discussie, terwijl dit punt eigenlijk al eerder besproken is. Dit is kostbare tijd die onnodig verloren gaat. In een goede vergadertool zitten mogelijkheden voor het registreren van besluiten. Die je dan weer eenvoudig aan een nieuw overleg of agendapunt kan toevoegen. Ook actiepunten die je aan een verantwoordelijke kan toewijzen maakt dat acties nooit meer blijven liggen. Wil je bij een meeting een oog houden voor actiepunten die nog open staan? Ook dat heb je met een vergadertool zo bij de hand.

Dus daarom werkt een digitale vergadertool veel fijner

Het e-mailen van stukken staat dus zeker niet gelijk aan papierloos werken. Als je écht papierloos wil vergaderen en werken, dan is een digitale vergadertool een veel betere optie. Geïnspireerd geraakt om nog meer manieren te vinden om beter, productiever en efficiënter te vergaderen? Download dan onze infographic met 7 handige vergaderhacks.

Download gratis onze Vergaderhacks