‘Never waste a good crisis’ is een bekende uitspraak van Winston Churchill. De Britse staatsman gaf hiermee aan dat uit een crisis belangrijke innovaties voortkomen. In moeilijke tijden worden we (noodgedwongen) vindingrijk, en zien we mogelijkheden die we anders links laten liggen. Technische ontwikkelingen komen in een stroomversnelling; niet omdat het eerder niet kon, maar omdat de noodzaak er niet was. En dat zien we in deze corona crisis ook weer. Na 12 maart gingen we massaal digitaal. Online werken, online lesgeven, online sporten en ook online vergaderen. De vraag is, hoeveel van deze veranderingen zullen na de crisis beklijven?
Soepel overstappen naar een vergadertool
Door de coronacrisis zijn nieuwe digitale mogelijkheden plots ‘omarmd’. Hoe dat komt? Onder druk wordt alles vloeibaar. Maar er komt een tijd (hoop ik) dat we weer terug keren naar ‘business as usual’. En dan vallen de meeste mensen terug in oude patronen. Hoe zorg je er voor dat je als bedrijf effectief veranderingen doorvoert? En hoe voorkom je weerstand van de mensen die ermee moeten werken? Bijvoorbeeld bij de overstap naar papierloos vergaderen.
- Betrek ICT bij de beslissing tot papierloos vergaderen
Met papierloos vergaderen neem je voorgoed afscheid van dikke stapels vergaderdocumenten. Bergen papier worden teruggebracht tot de dikte van een tablet. Wil jij dat de digitale meetings in jouw organisatie een succes worden? Zorg dan dat de technische randvoorwaarden op orde zijn. Nodig je ICT-collega’s uit en ga samen om tafel om de volgende vragen te bespreken:
Op welke devices moet de vergadertool werken?
Waar wordt de data opgeslagen?
Wat zijn de randvoorwaarden voor digitaal vergaderen?
Hoe zit het met de veiligheid? - Overrompel niet maar informeer druppelsgewijs
Mensen hebben een natuurlijke weerstand tegen verandering. Je wilt een situatie creëren waarbij je weerstand tegen de vergadersoftware-implementatie zoveel mogelijk voorkomt. Die weerstand haal je weg door medewerkers niet voor een fait accompli te stellen maar ze te laten wennen aan het idee dat ze papierloos gaan vergaderen. Bijvoorbeeld door middel van een demo.
- Benadruk de voordelen die overstappen op een vergadertool heeft
What’s in it for me? Stel vast hoe groot de impact is en op wie de verandering impact heeft. Oftewel, laat weten welke veranderingen eraan komen en welke gevolgen die hebben. Highlight de positieve gevolgen zoals sneller documenten kunnen terugvinden, tijd besparen en een betere besluitvorming. Zo creëer je meer draagvlak binnen de organisatie.
- Maak gebruik van buddies voor een snellere transitie
Geef gebruikers de tijd om zich te verdiepen in de verbeteringen die de nieuwe software met zich meebrengt. Papierloos vergaderen is niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen. Voor sommige gebruikers is dat niet voldoende. Maak bij hen gebruik van buddies, interne ambassadeurs die de tool goed begrijpen en die anderen in de organisatie enthousiast kunnen maken en meenemen in het veranderproces.
Laten we hopen dat we dat papierloos vergaderen zal beklijven. Ook na de crisis. Wil je er nu al mee beginnen? Download dan onze infographic die je in 6 stappen door het proces loopt.
