Denk jij weleens tijdens een vergadering: “Oh, als ik had geweten dat er nu een knoop doorgehakt moet worden over onderwerp X, dan had ik me anders voorbereid!” Als veel van je collega’s dezelfde gedachte hebben, zit je al snel in een inefficiënte meeting. Jammer, want de vergadering duurt daardoor langer dan nodig is, of de bewuste knoop wordt helemaal niet doorgehakt. Met als gevolg dat er nog een keer vergaderd moet worden over hetzelfde topic. Zonde van de tijd! Je kunt dit soort situaties gelukkig makkelijk voorkomen. Hoe? Door in het voortraject duidelijk te communiceren wat de doelstelling van […]
Doorbreek vergader gewoontes en houd meer tijd over: 3 tips
Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is. 60 miljard euro per jaar aan vergaderuren De gemiddelde Nederlandse werknemer zit 6,5 uur per week in meetings en hoe hoger je in de rangorde zit, hoe verder het aantal vergaderuren oploopt. Al dat vergaderen kost […]
Lean managen: ook in de publieke sector?
Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat. Slim & slank managen Ondertussen is deze slanke manier van managen is niet meer uitsluitend voor commerciële organisaties van belang. Onder de huidige begrotingsdruk en de toenemende vraag naar transparantie van de burger, moet de publieke sector steeds meer bezuinigen. Tijd dus om de kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren. […]
5 tips voor meetings met een olympisch tintje
Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak […]
Vergadertrend 5.0: teleporteer jezelf en je collega’s
Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Visuele trend Onze manier van communiceren is de laatste tijd steeds visueler geworden. Op sociale media worden posts met visuals en video’s veel vaker geliket dan berichten die alleen uit tekst bestaan. Ook de gemiddelde website bevat veel beeld en weinig tekst. In de vergaderzaal wordt op deze trend voortgeborduurd. Want hoewel er steeds meer online wordt vergaderd, bijvoorbeeld via Skype, Facetime of […]
High speed notuleren: 6 handige tips
Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller! 6 tips om efficiënt te notuleren Tip 1: Duidelijke agenda Met een duidelijke agenda van de meeting maak jij je leven een stuk eenvoudiger. Het bespaart je zoveel heisa! Want: als iedereen weet wat […]
Voorkom een vergaderdip, plan het juiste tijdstip
Heb je er wel eens bij stil gestaan, welk effect de timing van een meeting kan hebben op het resultaat? Want waarom zou je bijvoorbeeld een meeting van 11.00 tot 14.00 uur plannen? Waarschijnlijk om tijdens de lunch door te kunnen werken, en geen kostbare tijd verloren te laten gaan. Maar is dat wel zo effectief? Om te beginnen geeft het binnenbrengen van de lunch en het eten ervan veel ruis. En is de lunch achter de kiezen? Dan ligt de vergaderdip op de loer. Voor je het weet, moet je je best doen goed te focussen. En zie je […]
7 tips voor effectief vergaderen
Iedereen heeft het wel eens meegemaakt. Van die vergaderingen waar geen einde aan lijkt te komen. Er wordt eindeloos gepraat en geen besluit genomen: da’s toch zonde van de tijd! En dan hebben we het nog niet eens over de keiharde euro’s die ermee gemoeid gaan. Daarom geef ik je in deze blog een zevental tips om de effectiviteit van de meetings in jouw organisatie te verbeteren. 1. Is een vergadering wel nodig? Dit lijkt een rare vraag om mee te beginnen. Toch is het goed om je af te vragen of alle topics echt besproken moeten worden. Wellicht blijkt […]
