Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat.
Slim & slank managen
Ondertussen is deze slanke manier van managen is niet meer uitsluitend voor commerciële organisaties van belang. Onder de huidige begrotingsdruk en de toenemende vraag naar transparantie van de burger, moet de publieke sector steeds meer bezuinigen. Tijd dus om de kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren. Hoe? Door ook bij de overheid Lean te besturen; onder andere door het herinrichten van processen en het herschikken van taken. In dit blog kunnen we niet op alle facetten ingaan die gemeentes helpen bij Lean besturen, maar de volgende 3 aandachtspunten helpen zeker verder:
Aandachtspunt 1: Elimineer dubbel werk en overprocessing
Doordat in de publieke sector de communicatie over veel verschillende lagen gaat, bestaat het gevaar dat er veel meer tijd aan een dienst of project besteed wordt, dan strikt noodzakelijk is. Als er daarentegen Lean gewerkt wordt, zijn alle processen optimaal vormgegeven. Hierdoor voorkom je dat mensen dubbel werk doen én kan er makkelijker informatie gedeeld worden. En dat voorkomt een hoop fouten! De extra tijd die het elimeren van overprocessing oplevert, kan gebruikt worden voor het creëren van meerwaarde voor de burger. En dat is hard nodig in een tijd waarin de burger steeds veeleisender wordt.
Aandachtspunt 2: Zorg voor de juiste randvoorwaarden
Lean is niet alleen een kwestie van het transparant maken van de processen. Je ontkomt er niet aan ook het besturingssysteem om te vormen zodat
- er op de juiste doelen wordt gestuurd,
- er minder directieve aansturing plaatsvindt
- medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen voor de verbetering van de eigen processen, zodat er eigenaarschap ontstaat.
De organisatiecultuur en houding en gedrag van medewerkers zijn doorslaggevende factoren te zijn in het implementatieproces. Omdat de cultuur van continu verbeteren niet in iedere gemeentelijke organisaties aanwezig is, moeten medewerkers leren minder gefocust te zijn op het correct uitvoeren van taken en zich vrijer gaan voelen proces georiënteerd te denken.
Aandachtspunt 3: Verbeter het besluitvormingsproces
Niet alleen de communicatie, ook het besluitvormingsproces in de publieke sector verloopt veel omslachtiger en langs veel meer lagen dan in commerciële organisaties. En daar valt juist veel winst te halen. Breng om te beginnen eens in kaart hoe de belangrijkste besluitvormingsprocessen verlopen. Dan wordt ook al snel duidelijk waar de tijdswinst te behalen valt. Moeten al die vergaderstukken echt geprint worden? En hoe kan voorkomen worden dat er veel tijd verloren gaat doordat collega’s op elkaar zitten te wachten bij het goedkeuren van stukken? Ook de vele vergaderingen kunnen veel sneller afgehandeld worden, als de processen gestroomlijnd worden. Voeg aan al deze verbeteringen een goede vergadertool toe, en je besluitvorming lijkt al heel wat meer Lean!
