Dat kostbare werktijd niet verspild moet worden aan lange vergaderingen; daarover is bijna elke organisatie het weleens. En dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de gemiddelde werknemer 6,5 uur per week vergadert. Hoewel het vergaderproces in bedrijven vaak eenvoudig gestroomlijnd kan worden, staan gemeentes die slimmer willen vergaderen, voor grotere uitdagingen. Gemeentelijke meetings gaan via veel hiërarchische lagen en er zijn nogal wat medewerkers bij betrokken. Niet alleen tijdens, maar vooral ook voor en na de vergadering. Hoe gestroomlijnder dit vergaderproces verloopt, hoe minder arbeidstijd en geld het kost. Een efficiënter vergaderproces zorgt ook voor minder...
Vergadertrend 5.0: teleporteer jezelf en je collega’s
Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Visuele trend Onze manier van communiceren is de laatste tijd steeds visueler geworden. Op sociale media worden posts met visuals en video’s veel vaker geliket dan berichten die alleen uit tekst bestaan. Ook de gemiddelde website bevat veel beeld en weinig tekst. In de vergaderzaal wordt op deze trend voortgeborduurd. Want hoewel er steeds meer online wordt vergaderd, bijvoorbeeld via Skype, Facetime of...
Veilig digitaal vergaderen: 4 tips
Je vertrouwelijke vergaderdocumenten op straat …. of kwijt. Je moet er niet aan denken. Toch komt het regelmatig voor. Vorige maand nog lagen geheime onderhandelingsdocumenten van vrijhandelsverdrag TTIP op straat. Vertrouwelijke informatie die was bestemd voor een top secret meeting….. Tja, dat liep even compleet anders dan bedoeld. De gevolgen waren uiterst pijnlijk. Hoe goed beveiligd zijn jullie vergaderdocumenten? Security rondom vergaderingen is nog niet zo eenvoudig. Mensen blijven mensen, waardoor geprinte documenten zoek kunnen raken, op de achterbank van een taxi blijven liggen of bij de kopieermachine worden achtergelaten. Wil je het risico op gênante leksituaties verkleinen? Denk dan...
Digitale meetings ondersteunen optimale besluitvorming bij gemeenten
Besluiten nemen is niet altijd even makkelijk. De meeste organisaties gaan niet over een nacht ijs en dus vergaderen we heel wat af. In bestuurlijke omgevingen gaat dat via een lang en vast patroon. Werk je in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een gemeente? Dan weet jij als geen ander dat voorstellen langs veel hiërarchische lagen gaan. Uiteindelijk komen voorstellen, vaak nog op papier, bij het college terecht. En moeten de stukken vervolgens naar commissies en de raad? Dan gaat er pas echt veel tijd en geld in printwerk zitten. Ondertussen is de status van stukken niet altijd duidelijk. Het...
De 4 voordelen van vergaderen in de cloud
Werken in de cloud is populair. En dat is niet zo gek want als je in de cloud werkt, heb je altijd en overal toegang tot je bestanden. Het aanbod in cloud-gebaseerde diensten is groot. Volgens een recent artikel van Computable, zal de komende maanden 80 % van de organisaties de overstap maken naar een hybride cloudmodel. Al deze bedrijven werken dan met een mix van private en public cloud. De kans dat jouw organisatie nu of op korte termijn in de cloud werkt, is dus heel aannemelijk. Wil je jullie cloud-mogelijkheden optimaal benutten? Heb je dan al eens overwogen...
Vergaderen met een iPad: must-have of nice-to-have?
Bijna eenderde van de Nederlandse bedrijven met meer dan 50 medewerkers stelt tablets beschikbaar voor zakelijk gebruik. Dat is begrijpelijk én handig. Met een iPad kun je altijd en overal werken, zolang er maar 3G of Wi-Fi is. Wist je dat je ook kunt vergaderen met een iPad? Het kan je veel werk besparen en het helpt je optimaal gebruik van je iPad te maken. iPad-loze voorbereiding Vergader je nu vooral nog vanaf papier? Dan worden de vergaderstukken in de voorbereidingsfase geprint of per mail verspreid onder de deelnemers van de vergadering. Dat betekent óf veel dataverkeer, óf veel prints....
5 mvo-redenen om papierloos te vergaderen
Duurzaam consumeren en ondernemen wordt steeds belangrijker. Dat bleek onder andere wel weer uit het initiatief dat touroperators in april lanceerden: ze willen bij elke vakantie gaan vermelden wat de ecologische voetafdruk van die reis is. Het is heel verstandig dat ze daar zelf al mee aan de slag gaan, dat blijkt wel uit de negatieve berichtgeving rondom de webwinkels. Die zijn natuurlijk lekker handig voor de consument, maar de vele bezorg-kilometers hebben wel een flinke impact op hun footprint. En op hun imago. Doordat de samenleving steeds transparanter wordt, moet je als bedrijf bewust werken. Ook op het gebied...
High speed notuleren: 6 handige tips
Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller! 6 tips om efficiënt te notuleren Tip 1: Duidelijke agenda Met een duidelijke agenda van de meeting maak jij je leven een stuk eenvoudiger. Het bespaart je zoveel heisa! Want: als iedereen weet wat...
