Inwoners en ondernemers zijn vrijwel permanent online. Ze regelen hun bankzaken, verzekeringen en aankopen digitaal, en verwachten dat ook van de overheid. De regels voor elektronisch verkeer met bestuursorganen stamden echter uit een tijd waarin dat nog niet vanzelfsprekend was.
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) heeft die regels bij de tijd gebracht. Sinds 1 januari 2026 gelden de belangrijkste verplichtingen: inwoners en bedrijven hebben het recht om officiële berichten over formele procedures digitaal in te dienen, en jouw organisatie moet daarvoor betrouwbare kanalen hebben ingericht.
Wat is de Wmebv?
De Wmebv moderniseert de regels voor elektronische communicatie tussen inwoners, bedrijven en bestuursorganen. De wet geeft het recht om officiële berichten die horen bij formele procedures, zoals klachten, bezwaren en aanvragen om een besluit, elektronisch te versturen. Het zwaartepunt ligt in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), die met deze wet is aangepast aan de manier waarop mensen nu communiceren.
Tijdlijn van de wet
| Datum | Wat er gebeurde |
|---|---|
| Februari tot april 2016 | Internetconsultatie over de wetswijziging |
| 14 juli 2017 | Verzoek om advies aan de Raad van State |
| 15 maart 2018 | Advies van de Raad van State |
| 18 juli 2019 | Wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer |
| 19 april 2022 | Aangenomen door de Tweede Kamer |
| 9 mei 2023 | Aangenomen door de Eerste Kamer |
| 7 juni 2023 | Publicatie in het Staatsblad |
| 1 januari 2024 | Wijziging van artikel 2:1 Awb treedt in werking. Dit legt de zorgplicht van bestuursorganen vast om passende ondersteuning te bieden, inclusief duidelijke, bruikbare en vindbare informatie over de dienstverlening. |
| 1 januari 2026 | Het grootste deel van de nieuwe regels in afdeling 2.3 Awb treedt in werking, waaronder het recht om formele berichten elektronisch in te dienen. Er zijn uitzonderingen met uitstel tot 2027. |
| 1 januari 2027 | De aanvullende inhoudseisen aan notificaties in artikel 2:10, tweede lid, gaan in. Ook eindigt het uitstel voor het aanwijzen van kanalen voor de specifiek aangewezen bestuursorganen en berichten. |
Vanaf 1 januari 2027 moeten notificaties informatie geven over de aard en rechtsgevolgen van het bericht en een eventuele reactietermijn. Voor een beperkt aantal bestuursorganen en berichtsoorten geldt tot die datum ook uitstel van de kanaalaanwijzing. Controleer de precieze reikwijdte in het officiële Wmebv-dossier.
Kernpunten
- De Wmebv moderniseert het elektronisch bestuurlijk verkeer. De zorgplicht geldt sinds 1 januari 2024, de belangrijkste verplichtingen rond digitaal indienen sinds 1 januari 2026 en de eisen aan notificaties volgen per 1 januari 2027.
- Bestuursorganen wijzen betrouwbare en vertrouwelijke elektronische kanalen aan voor formeel verkeer, en houden daarnaast de papieren weg open.
- Een formeel elektronisch bericht is elk bericht dat hoort bij een officiële procedure van het bestuursorgaan. Het geldt als ontvangen zodra het je systeem bereikt.
- De uitvoering vraagt om het in kaart brengen van berichtsoorten, het aanwijzen van een coördinator, het vastleggen van beleid en kanalen, ontvangstbevestigingen, sluitende logging en inclusieve ondersteuning, zodat mensen met beperkte digitale vaardigheden niet buiten de boot vallen.
Wie raakt de Wmebv?
De wet raakt verschillende partijen op een andere manier:
- Bestuursorganen, zoals rijksoverheidsorganisaties, gemeenten, waterschappen en externe partijen die in mandaat publieke taken uitvoeren.
- Inwoners die een formele procedure willen doorlopen.
- Bedrijven die voor formele procedures contact hebben met de overheid.
- Inwoners en bedrijven die gebruikmaken van overheidsdiensten waarvoor een beveiligde digitale berichtenbox nodig is.
De wet gaat uitdrukkelijk over formeel of officieel berichtenverkeer. Er is geen verplichting om informele berichten digitaal te accepteren, al bieden veel organisaties daar wel een route voor. Controleer voor je eigen organisatie welke bepalingen en eventuele sectorale uitzonderingen van toepassing zijn.
Wat is elektronisch verkeer?
Elektronisch verkeer is het kanaal waarlangs de communicatie tussen inwoner of bedrijf en bestuursorgaan loopt. Bestuursorganen richten zelfgekozen digitale kanalen in, zodat ze formele berichten altijd elektronisch kunnen ontvangen. Daarnaast houden ze de mogelijkheid open om op papier contact op te nemen.
Voorbeelden van elektronische kanalen:
- een aangewezen digitaal loket voor aanvragen en bezwaren;
- een webformulier op de eigen website;
- een aangewezen e-mailadres voor formele berichten over een bepaald onderwerp.
Wat is bestuurlijk verkeer?
Bestuurlijk verkeer gaat over de inhoud van de berichten die via die digitale kanalen worden verstuurd. Het betreft communicatie die hoort bij een formele procedure of handeling, en de reacties die het bestuursorgaan daarop stuurt.
Voorbeelden:
- een bezwaar tegen een besluit van de gemeente;
- een aanvraag voor een omgevingsvergunning;
- een zienswijze op een ontwerpplan tijdens een inspraakprocedure.
Berichten die niet onder de wet vallen zijn de niet-formele, zoals:
- vragen over de afvalinzameling;
- losse reacties op de inhoud van een uitgezonden vergadering.
Die gaan ook elektronisch, maar het bestuursorgaan hoeft er geen apart digitaal kanaal voor in te richten.
Formele berichten versturen en ontvangen
Volgens de Wmebv-wijziging van artikel 2:13, eerste lid, Awb is een formeel elektronisch bericht elk bericht dat:
- onderdeel is van een procedure over een besluit, of
- een klacht is, of
- anderszins bij wettelijk voorschrift is voorgeschreven.
Voor die berichten moet het bestuursorgaan digitale indiening mogelijk maken op een betrouwbare en vertrouwelijke manier. Dit is de werkwijze bij het afhandelen ervan.
Binnenkomende berichten van inwoners en bedrijven
- Wijs per berichtsoort een kanaal aan en maak goed vindbaar en begrijpelijk hoe mensen iets kunnen indienen. Je mag technische eisen stellen, zoals het beperken van bestandsformaten, zolang die redelijk zijn en geen onnodige drempel opwerpen.
- Komt een formeel bericht via een ander kanaal binnen, dan kun je het doorverwijzen naar het juiste kanaal. Dat hoeft niet als de afhandeling geen extra werk oplevert, als het om een bezwaar gaat of als er voor dat type bericht geen kanaal is aangewezen.
- Je mag een elektronisch bericht weigeren als dat een onevenredige belasting oplevert of als je de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van het kanaal niet kunt waarborgen. Laat de afzender dat direct weten.
- Het bericht geldt als ontvangen zodra het je systeem bereikt of op een andere manier elektronisch voor je toegankelijk wordt.
- Was je aangewezen kanaal niet beschikbaar rond een termijn, dan mag je iemand niet afrekenen op te late indiening. Je kunt termijnen verlengen als gevolg van technische storingen.
Uitgaande berichten van het bestuursorgaan
- Stuur alleen een-op-een elektronische berichten als de geadresseerde daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
- Verstuur elektronische berichten op een manier die voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk is voor de inhoud en het doel.
- Het moment van verzending is het moment waarop het bericht een systeem bereikt dat niet onder jouw beheer valt, of waarop het in jouw systeem toegankelijk wordt voor de geadresseerde.
- Lever je via een portaal of systeem waarop iemand moet inloggen, dan moet je binnen 48 uur elektronisch melden dat het bericht klaarstaat. De aanvullende eisen aan de vermelding van aard, rechtsgevolgen en een eventuele reactietermijn gaan op 1 januari 2027 in.
- Kan een bericht of de notificatie van 48 uur niet worden bezorgd, dan verstuur je het opnieuw of informeer je de persoon via een andere route. Die tweede verzending geldt als het moment van verzending.
- Gebruik je een systeem waarin de geadresseerde het bericht ophaalt, dan ligt de bewijslast voor verzending, ontvangst en kennisname bij jou. Op verzoek moet je dat bewijs kunnen leveren.
De twaalf verplichtingen uit de Wmebv
| Verplichting | Toelichting |
|---|---|
| Aanwijzen van elektronische kanalen | Bestuursorganen zijn verplicht elektronische berichten te accepteren voor wettelijk geregelde procedures |
| Elektronisch kunnen ontvangen | Het bestuursorgaan kiest zelf welke elektronische middelen het voor die communicatie accepteert |
| Geen onnodige drempels | Technische of procedurele voorwaarden mogen digitale indiening niet onevenredig bemoeilijken voor de gemiddelde afzender van dat berichttype |
| Geen gegevens afdwingen zonder grondslag | Webformulieren vragen geen informatie die niet ter zake doet |
| Ontvangstbevestiging aan de afzender | Het bestuursorgaan bevestigt dat het bericht is ontvangen |
| Melding bij weigering van een verkeerd ingediend formeel bericht | Behandel je een formeel bericht niet omdat het via de verkeerde route binnenkwam, dan informeer je de afzender en wijs je de juiste weg |
| Inzage in het verzonden bericht | Inwoners moeten een kopie kunnen inzien van de gegevens die ze elektronisch hebben verstuurd, als bewijs van wat ze hebben ingediend |
| Bewijs van communicatie | Je moet verzending, ontvangst en kennisname kunnen aantonen, ondersteund door logging die je bewaart volgens de archiefregels |
| Verplichte notificatie bij een besluit | Plaats je een besluit of ander bericht in een portaal of berichtenbox, dan meld je dat binnen 48 uur elektronisch, met de aanvullende inhoudseisen over aard, rechtsgevolgen en een eventuele reactietermijn vanaf 1 januari 2027 |
| Opnieuw versturen indien nodig | Kan een bericht of de notificatie van 48 uur niet worden bezorgd, dan verstuur je het opnieuw of informeer je de persoon via een andere route |
| Bewijslast bij het bestuursorgaan | Gebruik je een berichtenbox voor communicatie met individuele inwoners en bedrijven, dan draag jij de bewijslast voor ontvangst, verzending en kennisname |
| De zorgplicht | Je biedt toegankelijke digitale routes en passende ondersteuning, zodat mensen elektronisch met je kunnen communiceren zonder digitaal buitengesloten te raken, terwijl de papieren weg beschikbaar blijft |
Stappenplan voor gemeenten
- Breng je wettelijke verplichtingen in kaart aan de hand van de officiële teksten en handreikingen. Kijk hoe je deze processen nu inricht en welke gaten je nog moet dichten.
- Wijs een coördinator of projectleider aan voor de uitvoering. Zonder centraal aanspreekpunt ontstaan losse oplossingen die voor inwoners en bedrijven onsamenhangend aanvoelen.
- Analyseer je huidige digitale kanalen. Zijn ze betrouwbaar en veilig genoeg om extra berichten te verwerken? Zo niet, bepaal dan wat er moet veranderen.
- Wijs officiële digitale kanalen aan voor de verschillende soorten formele berichten die je verwacht.
- Leg beleid en procedures vast, inclusief de formele aanwijzing van kanalen en de invulling van de zorgplicht. Maak uitleg over het gebruik van de kanalen.
- Voer de kanalen en processen in en toets of ze werken. Vraag gebruikers om feedback en houd incidenten in de gaten.
Veelgestelde vragen
Welke knelpunten komen gemeenten tegen bij de uitvoering?
Elk type formeel bericht in kaart brengen en er het juiste digitale kanaal aan koppelen is complex werk. Daar komt bij: e-formulieren herzien om niet-noodzakelijke velden te schrappen, identificatie en notificaties integreren, werkstromen aanpassen, medewerkers trainen en de communicatie vereenvoudigen. Ook moet je ontvangstbevestigingen inrichten, inzage in ingediende gegevens mogelijk maken, voorzieningen treffen voor storingen en heldere uitleg geven. Dat vraagt zowel ICT-aanpassingen als organisatorisch beleid.
Hoe tonen overheidsorganisaties aan dat ze aan de Wmebv voldoen?
Houd een gepubliceerd aanwijzingsbesluit voor je kanalen en procesdocumentatie bij, en bewaar systeemlogging die verzending, ontvangst en kennisname aantoont. De bewijslast ligt wettelijk bij het bestuursorgaan, net als het op verzoek verstrekken van die loggegevens. Bewijs bestaat doorgaans uit automatische ontvangstbevestigingen, kopieën van via webformulieren ingevoerde gegevens, de notificaties binnen 48 uur en, vanaf 1 januari 2027, de aanvullende vereiste informatie en de afhandeling van mislukte bezorging, alles herleidbaar in je audittrail.
Hoe borgt de Wmebv de inclusie van mensen met beperkte digitale vaardigheden?
De wet voegt een zorgplicht toe. Bestuursorganen bieden passende ondersteuning aan iedereen die met hen te maken heeft, met toegankelijke dienstverlening en hulp waar dat nodig is. Daarnaast blijft de papieren route beschikbaar en voorkomt de wet onnodige digitale drempels, zodat niemand door techniek buiten de boot valt.
Tot slot
De belangrijkste verplichtingen uit de Wmebv gelden inmiddels. Dat betekent dat je organisatie de digitale kanalen voor formele berichten op orde moet hebben en de bijbehorende processen moet kunnen aantonen. De bewijslast voor verzending en ontvangst ligt bij jouw organisatie, dus zorg dat je systemen dat bewijs leveren. Zorg daarnaast voor informatie die goed vindbaar en begrijpelijk is, zodat iedereen de kanalen effectief kan gebruiken.
De Wmebv gaat over veilige digitale communicatie, maar transparantie blijft minstens zo belangrijk. Met het publieksportaal van iBabs maak je bestuurlijke informatie eenvoudig toegankelijk en bouw je aan het vertrouwen van inwoners. Vraag een demo aan en ontdek hoe iBabs je digitale dienstverlening ondersteunt.
