iBabs Blog – Optimaliseer je vergaderingen en overlegcultuur

16 tips om sneller te notuleren

Datum: 8 oktober 2024

Meetings zijn de belangrijkste drijfveer voor de strategische planning en besluitvorming binnen jullie organisatie. Toch zijn het de notulen die uiteindelijk de productiviteit bepalen en op een gedetailleerde manier vastleggen wat er is besproken. De notulen vormen het officiële verslag van de beslissingen die zijn genomen en de acties die tijdens een vergadering zijn gemaakt. Ze worden vaak gebruikt ter referentie en er staat onder meer in welke leden verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken. Goede notulen zorgen voor veel duidelijkheid, voorkomen misverstanden en helpen de organisatie op koers te blijven. Het optimaliseren van het notuleerproces maakt het voor organisaties makkelijker […]

Vergelijking: De 6 beste methodes voor het maken van digitale notities

Datum: 24 september 2024

De laatste jaren maken we steeds meer gebruik van digitale tools tijdens het werk. Mede dankzij de continue ontwikkeling van geavanceerde technologieën en natuurlijk het vaker werken vanuit huis. Een verandering die ook van grote invloed is op de manier waarop we vergaderen.  Digitale hulpmiddelen kunnen vergaderingen drastisch verbeteren op het gebied van productiviteit en flexibiliteit. Toch zijn er nog steeds veel besturen die geen gebruik maken van deze nieuwe mogelijkheden. Uit het onderzoek van Ibabs (over de manier waarop we vergaderen) is gebleken dat slechts 43% van de deelnemers een document management oplossing gebruiken. Het percentage voor het gebruik […]

Notuleren tijdens non-profit vergaderingen doe je zo + Template

Datum: 10 september 2024

Van alle sectoren is de non-profit het beste in het maken van notulen. Dit is gebleken uit ons vergadermanagement onderzoek van 2024. Maar liefst 86% van alle deelnemers gaf aan dat iemand notuleert tijdens meetings en deze naderhand ook worden uitgedeeld. Dit gezegd hebbende gaf slechts 54% aan dat de actiepunten in deze notulen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.  Aangezien notulen een zeer belangrijke rol spelen in het verantwoordelijk houden van bestuursleden, kan bovengenoemd resultaat aanduiden dat er toch nog problemen zijn rondom het proces van notuleren. Om het bestuur te helpen besluiten na te leven en om de organisatie te […]

Complete handleiding voor het schrijven van notulen

Datum: 14 augustus 2024

Uit het vergader onderzoek van iBabs in 2024 is gebleken dat 22% van alle deelnemers meer dan de helft van hun tijd besteedt aan vergaderingen. Het bijzondere is dat slechts 65% van deze groep aangeeft dat er tijdens deze vergaderingen notulen worden gemaakt. Hoewel notulen in bepaalde omstandigheden verplicht zijn, is het altijd een handig middel om gegevens bij te houden en de verantwoordingsplicht onder de bestuursleden te vergroten. Het is dus erg zorgelijk dat er vaak geen notulen worden gemaakt en uitgedeeld, waarin alle discussies en besluiten van vergaderingen zijn vastgelegd. Evenals wie welke beslissingen heeft genomen en wie […]

Zo schrijf je een diversiteitsbeleid + template

Datum: 24 juli 2024

Een divers bestuur helpt organisaties bij het vinden van innovatieve oplossingen voor complexe problemen. Traditioneel gezien bestaat een raad van bestuur uit leden die tot dezelfde leeftijdsgroep behoren. Wat automatisch ook betekent dat ze ongeveer dezelfde ervaringen en inzichten hebben, wat weer van invloed is op de besluitvorming. Diverse perspectieven dagen deze traditionele gang van zaken uit, zodat nieuwe strategieën kunnen ontstaan.  Gelukkig ontstaat er steeds meer diversiteit binnen besturen. In sommige gevallen is dit zelfs een vereiste, bijvoorbeeld vanwege de quotawet. Zo is het in Nederland en België verplicht dat 33% van alle bestuursleden vrouwen zijn. En in Frankrijk, […]

Op welke vormen van burgerbetrokkenheid moeten raden zich concentreren?

Datum: 11 juli 2024

De verschillende vormen van burgerbetrokkenheid kennen tal van voordelen. Waaronder het vergroten van het vertrouwen in het democratische proces, het stimuleren van een gemeenschapsgevoel, en de mogelijkheid om gekozen bestuursleden verantwoordelijk te houden. In Nederland vindt bijna 70% van de bevolking dat ze onvoldoende betrokken worden bij de besluitvorming van lokale overheden. Ze raken hierdoor het vertrouwen in de samenleving en de overheid kwijt, omdat ze zich niet gehoord voelen. Veel organisaties zijn het erover eens dat er nieuwe vormen van betrokkenheid nodig zijn, om ervoor te zorgen dat burgers niet afhaken.  Het goede nieuws is dat bestuursraden de kans […]

Zo efficiënt mogelijk een non-profit bestuursvergadering leiden

Datum: 18 juni 2024

In de Harvard Business Review licht consultant Alan Cantor een aantal uitdagingen uit waar non-profit organisaties tijdens bestuursvergaderingen tegenaan lopen. Canto zegt hierover het volgende: “Als een consultant voor non-profit organisaties, hoor ik leden vaak klagen, ‘We hebben bijna nooit tijd tijdens bestuursvergaderingen om strategieën te bespreken. We zijn te druk met bestuurszaken!’” Het is erg verleidelijk om een vergadering te vullen met huidige kwesties, rapporten en financiën. Wat meestal betekent dat er geen tijd over is om het te hebben over strategische zaken. Bij veel non-profits  krijgen directeuren vaak enkel een vergoeding, waardoor het oneerlijk lijkt om te veel […]

Wat is een board portal + Hoe kies je de beste

Datum: 28 maart 2024

Zowel publieke als private organisaties hebben een raad van bestuur. Zij zijn verantwoordelijk voor het nemen van strategische beslissingen. Dit betekent dat er vaak vergaderingen plaatsvinden waarbij deskundigen en bestuursleden samenkomen, om belangrijke beslissingen te nemen. Systematisch samenwerken zorgt ervoor dat al het werk efficiënt kan worden uitgevoerd, iets waarbij een board portal een belangrijke rol kan spelen. Zo’n board portal bespaart veel administratieve taken en verbetert de onderlinge samenwerking.  Dit artikel legt precies uit wat een board portal inhoudt. Je leest hoe dit stukje software het hele vergader-ecosysteem van het bestuur kan transformeren. Zodat jullie straks precies weten hoe […]