Code rood, een regio die dichtsneeuwt of een acute veiligheidsdreiging. En op de agenda staat een besluit dat niet kan wachten. Wat mag je dan nog, als fysiek samenkomen simpelweg niet gaat?
De wet geeft gemeenteraden, provinciale staten, algemene besturen van waterschappen en eilandsraden in Caribisch Nederland een structurele wettelijke basis om in bijzondere omstandigheden digitaal te vergaderen en te besluiten. Waar eerder tijdelijke wetgeving gold die inmiddels is vervallen, is er nu een permanente regeling.
In dit artikel lees je wat de wet betekent voor jouw organisatie, wanneer je op afstand mag vergaderen en hoe je een rechtsgeldige digitale vergadering organiseert.
Belangrijkste punten
De wet geeft je raad een permanente wettelijke basis om online te vergaderen en te besluiten wanneer een fysieke vergadering niet mogelijk is en de zaak niet kan wachten.
Volledig digitaal vergaderen is de uitzondering, niet de norm. De fysieke vergadering blijft het uitgangspunt en de raad beoordeelt zelf of de omstandigheden het rechtvaardigen.
De wet stelt stevige eisen aan wat een geldige digitale vergadering is.
Zorg dat je digitaal kunt vergaderen vóórdat de nood aan de man is. Anders loop je vertraging op precies op het moment dat het telt.
Sommige vergaderingen moeten altijd fysiek plaatsvinden, zoals beëdigingen en (her)benoemingsprocedures.
De wet maakt het mogelijk dat gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen vergaderen en besluiten nemen langs elektronische weg, onder specifieke voorwaarden.
Daarvoor worden de Gemeentewet, Provinciewet, Waterschapswet, Wet gemeenschappelijke regelingen en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba aangepast. De wet legt vast wanneer digitaal vergaderen mag, welke onderwerpen zich ervoor lenen en welke waarborgen nodig zijn, zodat een online vergadering dezelfde mate van transparantie kent als een fysieke.
Eisen aan de vergadering zijn onder meer:
Het publiek kan de vergadering in beeld en geluid volgen.
De identiteit van de deelnemende leden staat vast: ze zijn zichtbaar én hoorbaar.
Er is een presentielijst, zodat het quorum kan worden vastgesteld.
Daarnaast benoemt de wet uitzonderingen waarvoor digitaal vergaderen niet is toegestaan, zoals besloten vergaderingen en vergaderingen met een belangrijke symbolische waarde. Ook verwacht de wet dat je de openbare toegankelijkheid van vergaderingen borgt.
Wanneer mag je raad digitaal vergaderen?
Tijdens de behandeling in de Tweede Kamer is het criterium aangescherpt via een aangenomen amendement van het lid Bikker (ChristenUnie). Digitaal vergaderen mag alleen als bijzondere omstandigheden in ernstige mate verhinderen dat je fysiek bijeenkomt én de vergadering vanwege een zwaarwegend openbaar belang niet kan worden uitgesteld.
Het is aan de raad zelf om te onderbouwen waarom een vergadering op afstand plaatsvindt in plaats van fysiek. Voorbeelden die tijdens de behandeling zijn genoemd:
Zwaar weer met een code rood-waarschuwing, waarbij reizen naar de vergaderlocatie onmogelijk of onveilig is.
Een gezondheidscrisis, bijvoorbeeld een griepgolf.
Een concrete veiligheidsdreiging.
In alle gevallen gaat het om een onvoorziene situatie, buiten de invloedssfeer van de raad, die fysiek vergaderen echt in de weg staat. Gemak is geen grond.
Wel toegestaan
Niet toegestaan
Volledig digitale vergaderingen bij bijzondere omstandigheden
Volledig digitale vergaderingen als vaste werkwijze
De raad beoordeelt per geval of de omstandigheden zich voordoen
Een vaste wettelijke lijst met kwalificerende gebeurtenissen
Digitale besluitvorming bij een openbaar toegankelijke vergadering
Besloten vergaderingen digitaal houden
Reguliere bespreek- en stempunten
Symbolische momenten zoals beëdigingen en benoemingen
Een volledig fysieke óf een volledig digitale vergadering
De griffie moet processen klaar hebben liggen voordat de wet in werking treedt. Denk aan:
Het Reglement van Orde aanvullen of aanpassen, zodat er een grondslag is om over te schakelen naar een digitale vergadering.
Vastleggen wie beoordeelt of er sprake is van bijzondere omstandigheden, en hoe je die afweging documenteert voor het geval er later discussie over ontstaat.
Werkafspraken maken over de oproeping, het vaststellen van het quorum, het identificeren van alle leden en de toegang van het publiek in beeld en geluid.
Een vergaderoplossing paraat hebben die je direct kunt inzetten, en zorgen dat alle leden weten hoe ze inloggen en deelnemen.
Digitaal vergaderen is bedoeld om de raad door te laten werken als het echt niet anders kan, niet als comfortabel alternatief voor de raadzaal. Het is aan de griffie om te borgen dat de onderbouwing staat en dat de vergadering aan alle eisen voldoet.
Zo zorg je dat je digitale vergadering rechtsgeldig is
Kondig de vergadering tijdig en openbaar aan. Tijdens de behandeling is een termijn van minimaal zes uur genoemd (zie redactienotities).
Open de vergadering pas als elk lid, de voorzitter en de griffier toegang hebben tot het platform.
Stel de aanwezigheid vast en controleer of het quorum wordt gehaald.
Laat leden deelnemen via hun eigen apparaat, zodat je ze individueel kunt identificeren.
Zorg dat leden zichtbaar en hoorbaar zijn, zodat voorzitter en griffier kunnen vaststellen wie aanwezig is.
Zorg dat het publiek de vergadering live kan volgen in beeld en geluid.
Waarom een vergaderplatform onmisbaar is, digitaal én daarbuiten
Een goed vergaderplatform helpt je vergaderingen te voeren die rechtsgeldig en veilig zijn en netjes worden vastgelegd. Een oplossing met videoconferentie is essentieel als je op korte termijn moet omschakelen, maar het verbetert ook elke reguliere vergadering.
Klaar voor een digitale vergadering met korte voorbereidingstijd
Als je digitaal moet vergaderen, is dat omdat er iets onverwachts speelt en het besluit niet kan wachten. Je hebt dan weinig tijd, maar moet nog steeds:
Consumententools voor videobellen laten je met elkaar praten, maar zijn niet gebouwd voor deze procedures. Ze registreren geen presentie volgens de regels, kennen geen officiële stemming die je direct digitaal vastlegt en leveren geen betrouwbare audittrail binnen enkele uren. Ook een soepele, toegankelijke publieksuitzending is er niet mee gegarandeerd.
Een vergaderplatform is specifiek gemaakt voor veilige besluitvorming en vastlegging. Daarmee houd je grip op het proces, juist als je onder tijdsdruk je vergadering moet omgooien.
Waarde voor elke vergadering
Hetzelfde platform versterkt je dagelijkse werk, of je nu fysiek of digitaal bijeenkomt. Met iBabs kun je:
agenda's en stukken op één plek samenstellen en publiceren;
de juiste, actuele versie van elk document met alle deelnemers delen;
Alles op één plek, zodat de griffie ontzorgd wordt in plaats van overbelast.
Checklist: bereid je voor op de Wet digitaal vergaderen
De wet moet nog in werking treden, maar je organisatie kan nu al stappen zetten:
Voeg een paragraaf over digitaal vergaderen toe aan het Reglement van Orde, zodat je een vergadering rechtsgeldig kunt beleggen en voeren.
Spreek vooraf af wie beoordeelt dat er sprake is van bijzondere omstandigheden en hoe je dat vastlegt.
Maak een lijst van vergaderingen die altijd fysiek moeten plaatsvinden, zodat die nooit per ongeluk online worden ingepland.
Controleer of je vergaderplatform publieke livestreaming, identificatie, presentielijsten en geregistreerd stemmen ondersteunt.
Richt het proces voor de openbare aankondiging in, zodat je die onder tijdsdruk snel de deur uit krijgt.
Informeer de leden, houd een testvergadering en bied ondersteuning bij digitale vaardigheden, zodat niemand verrast wordt als het echt zover is.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt of er sprake is van bijzondere omstandigheden?
De volksvertegenwoordiging zelf. Minister Heerma (BZK) benadrukte tijdens de behandeling dat lokale volksvertegenwoordigers het beste kunnen afwegen of omstandigheden, zoals het weer, fysiek vergaderen redelijkerwijs onmogelijk maken. Een vaste lijst met gebeurtenissen is volgens hem niet werkbaar, juist omdat het om onvoorziene situaties gaat.
Kunnen we gewoon een videobeltool gebruiken?
De wet noemt of verbiedt geen specifieke commerciële tools. Wel stelt ze eisen, zoals het zichtbaar en hoorbaar identificeren van deelnemers en live toegang voor het publiek. Toets je tool dus op die eisen en niet alleen op gebruiksgemak.
Mogen individuele raadsleden op afstand deelnemen terwijl de rest fysiek vergadert?
Hybride vergaderen is geen standaardoptie. Eerdere versies van het voorstel bevatten daarvoor een voorziening, maar die is vervallen vóór de stemming in de Tweede Kamer (zie redactienotities).
Tot slot
De Wet digitaal vergaderen creëert een smalle, uitzonderlijke ruimte om digitaal te vergaderen. De fysieke vergadering blijft de standaard. Wat je nodig hebt, is een werkwijze waarmee je op korte termijn kunt omschakelen naar een digitale vergadering die aan de wettelijke eisen voldoet en openbaar te volgen is.
Met het governanceplatform van iBabs verspreid je stukken gestroomlijnd, werk je beter samen en houd je de beveiliging op orde. Tegelijk gebruik je de videoconferentiefunctie om leden te zien, te horen en te identificeren, en zend je je vergadering met minimale handmatige inspanning uit naar het publiek.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
