Op 1 januari 2027 vervangt de Archiefwet 2026 de wet uit 1995. Dat is over een paar maanden, en het is geen streefdatum meer: de Eerste Kamer stemde op 12 mei 2026 in en de wet is op 19 juni 2026 in het Staatsblad gepubliceerd.
De wet uit 1995 gaat uit van een papieren werkelijkheid. Inmiddels vormen e-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets samen het bestuurlijke geheugen van je organisatie. De nieuwe wet sluit daarop aan en verlangt dat je digitale informatie vanaf het moment van ontstaan duurzaam en toegankelijk beheert.
Dat vraagt om een andere manier van werken. Archiveren is niet langer iets wat je achteraf regelt, maar iets wat je aan de voorkant inricht. In dit artikel lees je wat er verandert, welke organisaties het raakt, wat je precies moet bewaren en welke fouten je kunt voorkomen.
Belangrijkste punten
- De Archiefwet 2026 treedt in werking op 1 januari 2027 en vervangt de Archiefwet 1995.
- De overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren informatie gaat van twintig naar tien jaar, waardoor informatie eerder openbaar wordt.
- Je beheert digitale informatie duurzaam vanaf het moment dat die ontstaat, in plaats van achteraf te ordenen.
- Archiveerbare informatie is breder dan formele stukken: het gaat om alle vastgelegde informatie die je ontvangt of maakt bij het uitvoeren van je publieke taak.
- Het toezicht wordt versterkt en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed krijgt er per 1 januari 2027 een rol bij.
Wat is de Archiefwet?
De Archiefwet regelt de duurzame toegankelijkheid en het beheer van overheidsinformatie. Het doel is verantwoording en transparantie: inwoners, journalisten en volksvertegenwoordigers moeten kunnen nagaan hoe je organisatie haar publieke taak heeft uitgevoerd.
Onder de wet van 1995 moet je informatie vindbaar, compleet, betrouwbaar en blijvend toegankelijk bewaren, op papier of digitaal. Blijvend te bewaren stukken breng je na twintig jaar over naar een archiefdienst, waar ze openbaar worden tenzij een beperking geldt.
In de Archiefwet 2026 verschuift het accent naar duurzaam digitaal beheer vanaf het ontstaan van de informatie. De overbrengingstermijn wordt tien jaar en er komen concretere eisen aan metagegevens, vindbaarheid en houdbaarheid.
Wanneer treedt de nieuwe Archiefwet in werking?
Op 1 januari 2027. Dat is het sluitstuk van een lang traject met meerdere uitstelmomenten: eerst was 2024 in beeld, daarna 1 juli 2026. In november 2025 meldde de toenmalige minister van OCW dat het 1 januari 2027 zou worden, omdat de behandeling in de Eerste Kamer en de lagere regelgeving meer tijd nodig hadden.
Die datum staat nu vast. De Tweede Kamer stemde unaniem in, de Eerste Kamer volgde op 12 mei 2026 en op 19 juni 2026 verscheen de wet in het Staatsblad. Daarmee zijn ook de citeertitel (Archiefwet 2026) en de inwerkingtredingsdatum geformaliseerd.
Het Archiefbesluit en de Archiefregeling worden parallel herzien. Daarin staat gedetailleerder hoe je de wet uitvoert. (Zie redactienotities.)
Welke organisaties vallen onder de Archiefwet?
De wet geldt voor overheidsorganen en voor organisaties die openbaar gezag uitoefenen. "Overheidsorganisaties" is een verzamelterm, maar de reikwijdte is preciezer:
| Type organisatie | Voorbeelden |
|---|---|
| Overheidsorganen | Rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en Hoge Colleges van Staat |
| Openbare lichamen en samenwerkingsverbanden | Openbare lichamen en gemeenschappelijke organen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) |
| Zelfstandige bestuursorganen (zbo's) | Publiekrechtelijke zbo's vallen doorgaans met al hun taken en informatie onder de wet. Privaatrechtelijke zbo's alleen voor de taken waarbij ze openbaar gezag uitoefenen, en voor de stukken die daarbij horen. |
| Personen met openbaar gezag | Voor de stukken die horen bij die publieke taak |
De vuistregel: ben je een overheidsorgaan, dan geldt de wet in beginsel voor je hele informatiehuishouding. Ben je dat niet, maar oefen je wel openbaar gezag uit, dan geldt de wet voor de informatie die aan die publieke taak vastzit.
Wat verandert er precies?
De rol van de archivaris. De archivaris is het aanspreekpunt voor duurzame toegankelijkheid en informatiebeheer. De diploma-eis wordt gemoderniseerd en er komt meer aandacht voor scholing en professionalisering. De rol verschuift van toezicht houden op het proces naar actief sturen op de kwaliteit ervan.
Archiveren by design. Je richt het archiveren in op het moment dat informatie ontstaat, niet achteraf. In de praktijk betekent dat: bij het aanmaken van een document meteen vastleggen of het bewaard of vernietigd moet worden, en de bijbehorende workflow direct laten lopen.
Kortere overbrengingstermijn. De twintigjaarstermijn wordt tien jaar. Informatie komt dus eerder beschikbaar voor onderzoek en controle. De keerzijde: je digitale informatiebeheer moet ook tien jaar eerder op orde zijn. Uitstellen kan simpelweg niet meer.
Digitale vindbaarheid en houdbaarheid. Je slaat digitale informatie veilig op en zorgt dat die leesbaar, vindbaar en bruikbaar blijft, ook als systemen wijzigen of techniek veroudert. Metagegevens en voorkeursformaten spelen daarbij een centrale rol.
Strenger toezicht. Het toezicht op informatiebeheer wordt versterkt. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed gaat vanaf 1 januari 2027 namens de minister van OCW interbestuurlijk toezicht houden op provincies, en vanaf 2028 ook op gemeenschappelijke regelingen waaraan provincies deelnemen.
Andere gronden voor beperking van openbaarheid. De gronden om openbaarheid na overbrenging te beperken worden specifieker, en je moet je afweging kunnen onderbouwen. (Zie redactienotities.)
Welke informatie moet je bewaren?
Archiveerbare informatie is in de kern alle vastgelegde informatie die je organisatie maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. Ongeacht het formaat en ongeacht waar het staat: in je vakapplicaties, op netwerkschijven, in e-mail, in cloudtools of ergens anders.
In de praktijk gaat het onder meer om:
- Formele besluitvorming: agenda's, vergaderstukken, besluiten, mandaten, goedkeuringen en notulen.
- Zaak- en procesdossiers: stukken die laten zien hoe je een zaak van begin tot eind hebt afgehandeld, zoals aanvragen, beoordelingen, correspondentie en uitkomsten.
- Contracten en juridische of financiële stukken: overeenkomsten, inkoopdossiers, audittrails en andere officiële documenten.
- Relevante operationele communicatie: e-mails, brieven en berichten, voor zover die besluiten, toezeggingen, adviezen, goedkeuringen, risico's of verantwoording vastleggen.
- Digitale content en publicaties: webpagina's, officiële bekendmakingen, rapporten en socialemediaberichten die onderdeel zijn van je officiële communicatie of dienstverlening.
- Data en bewijs: datasets, spreadsheets, logbestanden, foto's, audio of video die besluiten, handelingen, rechten of latere toetsing onderbouwen.
Let op de chatberichten. Die worden expliciet genoemd als onderdeel van het bestuurlijke geheugen, en het is precies de categorie die in de praktijk het vaakst buiten beeld blijft.
Hoe bewaar je informatie duurzaam?
Duurzame toegankelijkheid betekent dat iemand over tien of dertig jaar een stuk nog kan vinden, openen, begrijpen en vertrouwen. Ook als je platform inmiddels is vervangen. Dat vraagt om de juiste metagegevens en om een gecontroleerde overdracht naar een digitaal archief.
De route ziet er zo uit:
- Begin bij MDTO. Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie is de gedeelde standaard die beschrijft welke gegevens je over een document of dossier vastlegt zolang het in je eigen systemen zit. Zie het als een digitaal etiket: wat is het, wie heeft het gemaakt, wanneer, waar hoort het bij, welke versie is definitief, welke bewaartermijn geldt en gelden er beperkingen.
- Bereid de overdracht naar het e-depot voor. Een e-depot is het systeem voor langdurige digitale bewaring. Het houdt bestanden leesbaar terwijl techniek verandert, borgt de authenticiteit en beheert de openbaarheid, zodat stukken op het juiste moment publiek worden.
- Verpak de overdracht als SIP. Een Submission Information Package is de bundel die je naar het e-depot stuurt: de bestanden plus de metagegevens die nodig zijn om ze correct te ontvangen en vast te leggen. Een goede SIP voorkomt dat context verdwijnt.
- Structureer de metagegevens voor overdracht. Voor de metagegevens in de SIP wordt een vaste structuur gebruikt, zodat het e-depot ze consistent kan inlezen en valideren. Kort gezegd: MDTO bepaalt wélke metagegevens je vastlegt, het overdrachtsformaat bepaalt in welke vorm je ze aanlevert. (Zie redactienotities.)
Hoe lang moet je informatie bewaren?
Dat hangt af van de waardering in de selectielijst en van de vraag of informatie blijvend bewaard of uiteindelijk vernietigd wordt.
Sommige informatie is blijvend te bewaren, zoals beleidsbepalende adviezen en rapporten, bepaalde vergunningen en vastleggingen van belangrijke gebeurtenissen. Die breng je onder de nieuwe wet na tien jaar over naar een archiefdienst.
Selectielijsten
Elk overheidsorgaan stelt een selectielijst op, laat die vaststellen en volgt hem. Daarvoor bepaal je:
- hoe waardevol de informatie is voor je organisatie;
- welke afwegingen je vastlegt, zodat het publiek, journalisten en volksvertegenwoordigers die later kunnen volgen;
- welk belang de informatie kan hebben voor toekomstig onderzoek en voor mensen die de geschiedenis van hun familie of woonplaats willen begrijpen.
De meeste informatie krijgt een bewaartermijn van enkele jaren tot enkele decennia. Loopt die termijn af, dan vernietig je de informatie. Dat is geen vrijblijvende optie: te lang bewaren brengt risico's en kosten mee, zeker in het licht van de AVG.
De relatie tussen Archiefwet en Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet zitten allebei in de informatielevenscyclus, maar op een ander moment:
- De Woo gaat over openbaarheid van informatie die je organisatie zelf nog onder zich heeft: hoe mensen die opvragen en hoe je informatie uit eigen beweging publiceert.
- De Archiefwet gaat over bewaren en beheren, en over de openbaarheid na overbrenging naar een archiefdienst.
In de praktijk versterken ze elkaar. Heb je je archivering op orde, dan wordt voldoen aan de Woo eenvoudiger: als je informatie goed classificeert, bewaart en snel kunt terugvinden, beantwoord je Woo-verzoeken sneller en vollediger.
Veelgemaakte fouten bij archiveren
- Archiveren als sluitpost behandelen. Wie het aan het eind van het proces regelt, krijgt gaten in dossiers en verliest de context van besluiten.
- Mailboxen, netwerkschijven en persoonlijke mappen als bronsysteem gebruiken. Officiële stukken raken verspreid over tools met zwakke bewaarregels en wisselende toegangsrechten. Dat is een beveiligingsrisico én een vindbaarheidsprobleem.
- Chat- en berichtenverkeer niet vastleggen terwijl er besluiten, opdrachten of inhoudelijke discussie in staan. Zeker als teams consumentenapps voor werk gebruiken, ontstaan blinde vlekken.
- Ontbrekende of inconsistente metagegevens (wie, wanneer, welke versie, welke status, welk dossier). Zonder metagegevens is informatie niet meer vindbaar of uitlegbaar.
- Slappe selectie- en bewaardiscipline, met te lang bewaren én per ongeluk vernietigen als resultaat.
- Achterstanden in vernietiging en overbrenging. Die lopen snel op en zijn duur en risicovol om weg te werken, zeker bij een systeemmigratie.
- Bestandsformaten die niet toekomstbestendig zijn, of migraties die niet goed worden begeleid. Je hebt de bestanden dan technisch nog wel, maar je kunt ze niet meer openen of als bewijs gebruiken.
- Onduidelijk eigenaarschap. Als niemand de vraag "wie is verantwoordelijk voor deze set stukken?" kan beantwoorden, verschilt de kwaliteit per team.
- Geen audittrail bij besluiten en goedkeuringen. Dan wordt het lastig aan te tonen hoe een besluit tot stand kwam, door wie en op welke basis.
Bescherm je digitale documenten
Het vergaderplatform van iBabs is gemaakt voor overheidsorganisaties die transparantie willen bieden en tegelijk grip willen houden op gevoelige stukken. Je bouwt een audittrail op van besluiten en actiepunten, publiceert stemuitslagen op je publieksportaal en maakt agenda's en notulen vindbaar, zodat iedereen kan volgen waarom je een besluit nam.
Zo staat alles op één plek en hoeft niemand achteraf te reconstrueren wat er is besloten.
Zo bereid je je voor: stappenplan
- Breng in kaart wat je hebt. Welke informatie ontstaat waar, wie is eigenaar en wat moet bewaard of vernietigd worden?
- Actualiseer je selectielijst en controleer of die aansluit op de nieuwe termijnen.
- Regel eigenaarschap. Leg per informatiesoort vast wie verantwoordelijk is.
- Maak afspraken over metagegevens en naamgeving, en leg die vast in werkinstructies.
- Sluit aan op een e-depot en test de overdracht met een beperkte set voordat het menens wordt.
- Neem chat en e-mail mee in je beleid, inclusief het gebruik van berichtenapps.
- Investeer in de archivaris, met scholing en een positie waarin die vroeg in het proces kan meesturen.
- Toets je bestandsformaten aan de voorkeursformaten en plan migraties tijdig.
Veelgestelde vragen
Hoe verhoudt de Archiefwet zich tot privacy?
Overgebrachte archieven zijn in beginsel openbaar, maar openbaarheid kan tijdelijk worden beperkt als die bijvoorbeeld de persoonlijke levenssfeer, de staatsveiligheid of bedrijfsvertrouwelijkheid zou schaden. Mensen kunnen wel verzoeken om toegang, waarna de archiefdienst de belangen afweegt en eventueel voorwaarden stelt.
Voor persoonsgegevens blijft daarnaast de AVG gelden. Je beheert toegang, bewaartermijnen en verstrekking dus zo dat je zowel betrokkenen beschermt als je archiefverplichtingen nakomt.
Wat zijn de gevolgen als je niet voldoet?
Het toezicht wordt strenger. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed beoordeelt of organisaties hun informatie goed beheren en publiceert daarover. Dat kan leiden tot corrigerende maatregelen en bestuurlijke of politieke druk. Daarnaast loop je het risico dat je de AVG of de Woo schendt als je persoonsgegevens niet beschermt of informatie niet kunt terugvinden.
Wat moet je nu als eerste doen?
Begin bij het in kaart brengen van je informatie en het beleggen van eigenaarschap. Dat kost de meeste doorlooptijd en is de basis onder alle andere stappen. Leg daarnaast vast hoe je besluitvorming vastlegt, want dat is de informatie waar controle en verantwoording later op leunen.
Tot slot
De Archiefwet 2026 is definitief en de datum staat vast. De opgave is niet zozeer juridisch als wel organisatorisch: archiveren moet een vanzelfsprekend onderdeel van je dagelijkse werk worden in plaats van een klus achteraf.
Een goede plek om te beginnen is je besluitvorming. Leg agenda's, notulen, stemuitslagen en besluiten vast in één omgeving, geef ze de juiste labels en metagegevens en zorg dat helder is wat bewaard en wat vernietigd moet worden. iBabs biedt daarvoor een veilige omgeving met een audittrail van wat is besloten en waarom, zodat je organisatie ontzorgd wordt in plaats van overvraagd.
Bronnen en verder lezen
- Nationaal Archief, nieuwe Archiefwet
- Digitale Overheid, Eerste Kamer stemt in met nieuwe Archiefwet
- Rijksoverheid, Kamerbrief over stand van zaken nieuwe Archiefwet
- Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, interbestuurlijk toezicht vanaf 2027
- KVAN, thema Informatie en Archiefwet
- Gemeente.nu, nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027
