Je raad neemt een besluit. Er ligt een voorstel, er wordt gedebatteerd, geamendeerd en gestemd. Over tien jaar moet iemand dat hele verhaal nog kunnen reconstrueren, in een systeem dat dan waarschijnlijk niet meer bestaat.
Dat is precies wat de Archiefwet 2026 van je vraagt. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking en vervangt de Archiefwet 1995. Voor de griffie betekent dat vooral iets praktisch: agenda's, notulen, besluiten en bijlagen zijn geen bijproduct van de vergadering, maar archiefwaardige informatie die je vanaf het eerste moment goed moet vastleggen.
De Archiefwet staat niet op zichzelf. De Wet open overheid (Woo) regelt de openbaarheid van informatie die je organisatie nog zelf onder zich heeft. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), sinds 1 januari 2026 van kracht, geeft inwoners en ondernemers het recht om officieel digitaal met je te communiceren. Samen verschuiven ze allemaal dezelfde kant op: informatie moet digitaal, vindbaar en navolgbaar zijn.
In dit artikel lees je wat de Archiefwet 2026 betekent voor je vergaderproces en wat je nu al kunt regelen.
Kortere overbrengingstermijn. Blijvend te bewaren documenten gaan na tien jaar naar de archiefdienst, in plaats van na twintig jaar. Het publiek kan er dus eerder bij.
Archiveren by design. Je richt het archiveren in op het moment dat informatie ontstaat. In de praktijk: bij het aanmaken van een stuk meteen vastleggen of het bewaard of vernietigd moet worden.
Een steviger rol voor de archivaris. De archivaris is het aanspreekpunt voor informatiebeheer en duurzame toegankelijkheid. De diploma-eis wordt gemoderniseerd en er komt meer nadruk op scholing en professionalisering. De rol verschuift van toezicht houden naar actief sturen.
Specifiekere gronden voor beperking van openbaarheid. Waar de Archiefwet 1995 drie brede gronden kende, werkt de nieuwe wet met een uitgebreidere en specifiekere set. Je moet per geval motiveren waarom een grond van toepassing is en tot wanneer de beperking geldt. (Zie redactienotities.)
Digitale vindbaarheid en houdbaarheid. Digitale informatie moet niet alleen veilig staan, maar ook leesbaar, vindbaar en bruikbaar blijven. Dat vraagt om vaste bestandsformaten en consequente metagegevens.
Let op: de begrippen veranderen mee
De nieuwe wet sluit qua terminologie beter aan op de AVG en de Woo. Een paar wijzigingen die je in je eigen documenten zult tegenkomen:
Archiefwet 1995
Archiefwet 2026
Zorgdrager
Verantwoordelijk overheidsorgaan
Archiefbescheiden
Documenten
Archiefbewaarplaats
Archiefdienst
Selectielijst
Selectiebesluit
Goede, geordende en toegankelijke staat
Duurzaam toegankelijk
Die laatste wijziging is meer dan een woordkeuze. "Duurzaam toegankelijk" benadrukt dat informatiebeheer een doorlopend proces is en geen handeling die je één keer verricht.
Welke vergaderstukken vallen eronder?
Besluiten en de weg ernaartoe zijn vrijwel altijd archiefwaardig, en ze ontstaan grotendeels in en rond de vergadering. Alle stappen van je vergaderproces moeten daarom voldoen aan de eisen van authenticiteit, volledigheid en navolgbaarheid.
chatlogs waarin inhoudelijk wordt gesproken over onderwerpen waarover wordt besloten of gestemd.
Die laatste categorie wordt in de praktijk het vaakst vergeten. Staat er een inhoudelijke afweging of een toezegging in een chatbericht, dan is het onderdeel van het bestuurlijke geheugen.
Voer je je vergaderproces in een board portal, dan ontstaan deze stukken meteen digitaal en gestructureerd. Dat is archiveren by design in de praktijk.
Best practices voor archiefproof vergaderen
Wijs je archivaris aan en geef die positie. Beleg de verantwoordelijkheid bij iemand die het onderwerp proactief kan trekken. Zorg voor scholing en zet die persoon aan tafel bij IT en governance, zodat de werkstroom tussen de afdelingen soepel loopt.
Archiveer vanaf het moment van aanmaken. Pas de juiste standaarden en verplichte velden voor metagegevens toe zodra een stuk ontstaat. Regel toegangsrechten zodat informatie niet gewijzigd kan worden, en geef documenten labels die duidelijk maken wat bewaard en wat vernietigd wordt.
Werk vanuit één centraal systeem. Houd alle vergaderstukken, van agenda tot bestuursbesluit, digitaal bij elkaar. Zo raakt er niets kwijt en krijgt iemand die het dossier later opvraagt het volledige beeld van de achtergrond bij een besluit. Zorg dat het systeem goed doorzoekbaar is. Alles op één plek scheelt de griffie later veel zoekwerk.
Regel versiebeheer en een audittrail. Leg vast wie een stuk heeft gemaakt of gewijzigd, en wanneer. Zo weet je welke versie definitief is en kun je laten zien welke stappen het document heeft doorlopen.
Stem je bewaartermijnen af op de tienjaarstermijn. Zet signalen in je systeem, zodat je op tijd beoordeelt of een stuk naar de archiefdienst gaat of vernietigd wordt.
Denk vooruit over bestandsformaten. Kies formaten die geschikt zijn voor langdurige bewaring, en doe dat vanaf het begin van de workflow. Dan hoef je later niets te converteren.
Maak de afweging over openbaarheid toetsbaar. Zorg dat je archivaris de beperkingsgronden kent en dat er een werkwijze is om per document te beoordelen of een grond echt van toepassing is. De motivering moet de toets kunnen doorstaan.
Praktische stappen om nu te beginnen
Stap
Toelichting
Voer een nulmeting uit
Leg je huidige vergaderproces naast de eisen van de nieuwe wet. Kijk naar metagegevens, bestandsformaten, hoe je stukken markeert voor archivering en hoe je duurzame bewaring regelt. Daaruit rolt vanzelf je verbeterlijst.
Breng de levenscyclus van je vergaderstukken in kaart
Hoe ontstaan stukken, hoe worden ze vastgesteld en waar staan ze? Hoe bepaal je wat bewaard en wat vernietigd wordt? En voldoet dat al aan de nieuwe eisen?
Beleg rollen en verantwoordelijkheden
Wijs je archivaris aan en leg vast welke rol die heeft in de workflow rond vergaderstukken.
Kies of toets je techniek
Werk je nog niet met een board portal, overweeg er dan een. Controleer of het platform metagegevens ondersteunt, versiebeheer heeft, stukken doorzoekbaar bewaart en exports levert die klaar zijn voor overdracht.
Train iedereen die meedoet
De archivaris heeft scholing nodig, maar ook vergaderplanners, notulisten en bestuursadviseurs moeten weten wat er verandert en hoe ze daarnaar handelen.
Toets regelmatig
Controleer periodiek of stukken op de juiste manier worden vastgelegd, met de juiste labels en signalen om te archiveren.
Van vergadering naar beheerd archief
De meeste archiveringsoplossingen staan náást je vergaderproces. Dat betekent exporteren, metagegevens opnieuw intypen en een tweede systeem bijhouden puur voor compliance. Met iBabs Archive loopt het archiveren door in de workflow die de griffie al gebruikt.
Je stelt de bewaartermijn per agendatype één keer in en elk stuk erft daarna automatisch het juiste schema. Ook houd je onderscheid tussen de termijnen van vóór en na de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026.
Het proces kent twee bewuste controlemomenten:
Bevriezen in twee stappen. De vergaderbeheerder dient een vastgestelde agenda in om te bevriezen. De records manager controleert de volledigheid en bevriest het geheel. Eenmaal bevroren kunnen inhoud en metagegevens niet meer wijzigen.
Vernietigen met verplichte goedkeuring. Is de bewaartermijn verstreken, dan gaat vernietiging pas door na akkoord van de archivaris. Elke handeling wordt gelogd met gebruiker, tijdstempel en rol, dus je kunt de volledige levensloop van een stuk altijd reconstrueren.
Voor de overdracht verpakt iBabs Archive een batch als SIP (ToPX 2.3), genereert het de overdrachtsverklaring en blijven de stukken in iBabs staan tot je archiefdienst bevestigt dat alles compleet is aangekomen. iBabs Archive is ontworpen volgens ISO 16175, de internationale standaard voor digitaal informatiebeheer, en het onderliggende platform is ISO 27001-gecertificeerd.
Tot slot
De Archiefwet 2026 is definitief en de datum staat vast. Je hebt tot 1 januari 2027, en de meeste tijd gaat zitten in het inrichten van je processen, niet in het lezen van de wet.
Begin bij je vergaderproces. Leg agenda's, notulen, besluiten en bijlagen vast in het juiste formaat, met de juiste metagegevens en labels die duidelijk maken wat bewaard en wat vernietigd moet worden. iBabs biedt daarvoor een veilige omgeving met een audittrail van wat is besloten en waarom, zodat de griffie ontzorgd wordt in plaats van overvraagd.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
