Bestuursleden hebben altijd drukke agenda's. De organisatie rekent op jou als secretaris om hun tijd én expertise maximaal in te zetten. Door bestuursvergaderingen virtueel te hosten bespaar je iedereen veel tijd. Dat maakt het ook makkelijker om ze in te plannen in hun volle agenda’s.
Een bestuursvergadering op afstand is misschien even wennen in het begin, maar als je de agenda goed voorbereidt, dan kun je zorgen dat alle belangrijke zaken worden besproken, beslissingen worden genomen en dat de bestuursleden zoveel mogelijk aanwezig zijn. In dit artikel geven we je een handige agendasjabloon waarmee je virtuele bestuursvergaderingen efficiënt organiseert. Laten we eerst eens kijken hoe virtuele bestuursvergaderingen anders zijn dan fysieke vergaderingen.
Waarin virtuele bestuursvergaderingen anders zijn dan fysieke vergaderingen
Zoals gezegd is het voor bestuurders makkelijker om aanwezig te zijn op een virtuele vergadering. Daarmee vergroot je de kans dat je verplichte quota voor een beslissing of stemming behaalt. Dat is een van de belangrijkste voordelen.
Verder gelden vooral dezelfde regels die ook voor ‘gewone’ bestuursvergaderingen gelden. Check dus goed de regels en statuten om te weten waar een bestuursvergadering aan moet voldoen. Alle standaardelementen als een agenda, voorzitter, notulist, stemmen en overeengekomen overlegstructuren, zoals moties, blijven gelijk.
Waarom een agenda zo belangrijk is
De agenda wordt over het algemeen vooraf verzonden, zodat alle deelnemers op de hoogte zijn van discussiepunten en prioriteiten voor de vergadering. Daarmee kunnen de bestuursleden zich goed voorbereiden. Als je de agenda gelijk meestuurt met de uitnodiging voor de vergadering, dan hebben deelnemers nog genoeg tijd om agendapunten aan te vullen voor de agenda definitief is.
Een vergaderagenda is belangrijk omdat een vergadering zonder agenda al snel ontspoort. Dit is verspilling van iedereens tijd en de focus op wat belangrijk is, gaat verloren. Het hebben van een gestructureerde agenda zorgt ervoor dat alle belangrijke discussies en, zo nodig, stemmingen worden gehouden. Het zorgt ervoor dat de bestuursvergadering zo productief en efficiënt mogelijk verloopt.
Hoe je de perfecte virtuele vergaderagenda maakt
In onderstaande tabel hebben we een aantal vragen samengevat die je helpen om de perfecte virtuele vergaderagenda te maken.
| Actie | Opmerkingen | Optioneel? | Aanbevolen? |
|---|---|---|---|
| Definieer een doel voor de vergadering | Of je nu een gewone bestuursvergadering of een speciale vergadering organiseert, het is belangrijk om voor elke vergadering een doel te definiëren. | Ja | Ja |
| Prioriteer discussiepunten | Een vergaderagenda moet een lijst van discussiepunten bevatten op volgorde van prioriteit. Zo weet je zeker dat als je tijd te kort komt, de belangrijkste punten aan de orde komen. | Nee | Ja |
| Benoem verantwoordelijken | Voeg verantwoordelijkheden toe aan de agenda. Daarmee weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht tijdens de vergadering. | Ja | Ja |
| Voeg de gewenste actie/uitkomst toe | Vermeld voor elk discussiepunt een gewenste uitkomst, zoals "beslissing nemen over [Uitdaging]". | Ja | Ja |
| Voeg actiepunten toe | Voeg na elke stemming en discussie actiepunten toe aan de notulen om op te volgen in de volgende vergaderingen. | Ja | Ja |
| Houd het beknopt | Virtuele vergaderingen zijn bedoeld als snelle check-ins om af te stemmen. Voeg daarom een geschatte tijdslimiet toe aan elk agendapunt. Hiermee help je de voorzitter de vergadering binnen de afgesproken tijd af te ronden. | Ja | Ja |
| Neem geen brainstormsessies of ideeënuitwisseling op | Brainstormen en ideeën uitwisselen kun je beter doen tijdens een aparte fysieke bijeenkomst. Elektronische vergaderingen zijn hier minder geschikt voor. | Ja | Ja |
| Nodig de juiste deelnemers uit en betrek hen actief | Samenwerken en je actief uitspreken, is voor sommige deelnemers lastiger tijdens een virtuele bijeenkomst. Betrek daarom alle deelnemers actief bij de vergadering. | Ja | Ja |
| Moedig samenwerking aan | Laat bestuurders en andere deelnemers actief bijdragen aan de agenda en het vaststellen van prioriteiten. Vraag feedback over hoe nuttig/niet nuttig de agenda was en hoe je deze eventueel zou kunnen verbeteren. | Ja | Ja |
Sjabloon voor virtuele bestuursvergaderingen
Om het opstellen van een virtuele vergaderagenda makkelijker voor je te maken, vind je hieronder een sjabloon. Vergeet niet om de items in volgorde van belangrijkheid op te nemen, tijdvakken toe te wijzen aan elk item/agendapunt en een naam van de verantwoordelijke persoon toe te voegen.
[Organisatie] Reguliere bestuursvergadering: Q3
Datum: DD/MM/JJ
Vergadertijd: 00:00–00:00
Voorzitter:
Deelnemers aan de vergadering: X, X, X, X, X, X, X, X en X
Doel (en) van de vergadering:
● Plannen voor boekjaar 2022-2023 vaststellen en accorderen
● Evaluatie van verkoop en omzet t.o.v. gestelde doelen voor Q2
● Plannen van Q4-activiteiten
Agenda
Opening – 30 minuten:
1. Opening – voorzitter
2. Welkom, aanwezige en afwezige deelnemers vaststellen – voorzitter
3. Lezing en goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering – voorzitter
4. Verslagen van functionarissen – presentatie door de heer James Smith (CFO)
5. Verslagen van commissies – presentatie door mevrouw Annabel Yeates (voorzitter van de commissie)
Beslissingen – 45 minuten:
6. Stemmen over de 2022-2023 begroting – alle aanwezige bestuursleden
7. Stemmen over nieuwe secretaris voor periode Q1 2023-2024 – alle aanwezige bestuursleden
8. Stemmen over nieuw onkostenproces – alle aanwezige bestuursleden
15 MINUTEN PAUZE
Besprekingen – 20 minuten:
9. Verkoop - versus omzetdoelen voor Q2 en Q3 tot nu toe – alle aanwezige bestuursleden
10. Acties ter ondersteuning van geplande Q4-activiteiten – alle aanwezige bestuursleden
Onvoltooide zaken – 10 minuten:
11. Discussie over ingediende motie uit de laatste vergadering voortzetten – alle aanwezige bestuursleden
Aankondigingen – 10 minuten:
12. Mededelingen en opmerkingen – voorzitter
Sluiting – 10 minuten:
13. Afronden actiepunten – secretaris
14. Plannen volgende vergadering – voorzitter
Verdaging:
15. Verdaging – Voorzitter/voorzitter
Deze sjabloon helpt je om prioriteiten te stellen, verantwoordelijkheden toe te wijzen en de vergadering soepel te laten verlopen met inschattingen voor de benodigde tijd.
Best practices voor het organiseren van virtuele bestuursvergaderingen
Om je virtuele vergadering zo productief mogelijk te maken, geven we je nog een aantal tips.
1. Check de wet- en regelgeving
Dubbelcheck de lokale wet- en regelgeving van de regio's of landen van waar mensen de bestuursvergadering bijwonen. Zo voorkom je dat de vergadering in strijd is met de regels van de regio of t land. In het ergste geval kan het namelijk betekenen dat uitgebrachte stemmen ongeldig zijn.
2. Onderzoek persoonlijke aanwezigheidsvereisten
Iedere organisatie heeft andere statuten en reglementen waar ze zich aan moeten houden. In veel gevallen bevatten deze nog geen relevante richtlijnen voor virtuele bestuursvergaderingen. Dit zou wel onderdeel van de statuten moeten zijn. Zelfs al is het om expliciet te regelen dat aanwezigheid op afstand niet is toegestaan. Het is belangrijk dat er duidelijkheid komt in de statuten over virtuele bestuursvergaderingen en vereisten voor de persoonlijke of virtuele aanwezigheid en voor welke zaken.
3. Plan ruim op tijd een vergadertijd in
Hoewel zelden iedereen kan, is het goed ruim van tevoren een tijd vast te leggen voor de vergadering. De kans is dan groter dat je het benodigde quorum haalt om te kunnen stemmen of een beslissing te nemen.
4. Stimuleer onderlinge discussies en interacties
De voordelen van een vergadering in person is de collegialiteit, gesprekken en interacties met elkaar voor, tijdens en na de vergadering. Hoewel je dit in een virtuele omgeving niet volledig kan creëren, kun je met break-out-sessies of een quiz wel voor meer sociale interactie zorgen. Vraag alle bestuurders om mee te doen voor een maximaal effect.
5. Vraag om feedback
Vraag altijd feedback om te leren wat je kunt verbeteren de volgende keer. Er zijn tal van manieren om een agenda voor virtuele bestuursvergaderingen op te zetten, en elk bestuurslid heeft waarschijnlijk zijn eigen ervaringen met wat wel en niet werkt. Door stapsgewijs wijzigingen door te voeren, wordt je virtuele agenda alleen maar beter.
Conclusie
Met het bovenstaande sjabloon is het opstellen van een virtuele vergaderingsagenda zo gebeurd. Als je deze op tijd verstuurt, dan hebben alle aanwezigen voldoende tijd om de agendapunten van tevoren door te nemen en te herzien. Met onze tips zorg je ervoor dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen en de virtuele bestuursvergadering soepel verloopt.
Vind je het vooruitzicht om een virtuele bestuursvergadering te houden toch wel spannend? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van het iBabs-bestuursportaal. Deze ondersteunt je in het opzetten en beheren van virtuele bestuursvergaderingen
