De do’s en don’t’s van elektronisch stemmen voor de raad van bestuur - iBabs

De do’s en don’t’s van elektronisch stemmen voor de raad van bestuur

Bedrijven vinden steeds vaker geschikte kandidaten voor hun raad van bestuur zonder de beperkingen van afstand of locatie. Dat kan ook heel makkelijk want door de verschuiving naar hybride werken en de opkomst van elektronische vergadersoftware zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams, zijn fysieke bestuursvergaderingen niet langer een vereiste. Natuurlijk gelden nog wel steeds dezelfde regels. Elke bestuurder moet tenslotte zijn verantwoordelijkheden en fiduciaire plichten vervullen, waar ze ook stemmen.

Veel van de dagelijkse taken van de raad van bestuur en de bedrijfssecretaris kun je beheren met board management software. Hiermee kun je documenten veilig delen, virtuele vergadernotities maken, agenda's rondsturen, virtuele vergaderingen faciliteren en tot slot: online te stemmen.

Dat maakt het eenvoudig maar je moet hierbij wel de regels voor elektronisch stemmen voor de raad van bestuur in acht nemen. In deze blog gaan we in op die regels. Moet er bijvoorbeeld een apart proces zijn? Hoe zorg je ervoor dat de stemmen veilig en vertrouwelijk blijven? Dat lees je allemaal in dit artikel.

Waarom je een online stemprocedure nodig hebt

Om virtueel te vergaderen, moeten raden van bestuur ook online kunnen stemmen. Net als bij een fysieke stemming wil je ook in een virtuele stemming eerlijkheid en gelijkheid voor iedereen garanderen. Het probleem is dat je je huidige, fysieke  stemproces niet één-op-één kan kopiëren. Je zal deze moeten aanpassen, maar daarbij moet je je wel baseren op dezelfde wetten, statuten en/of lokale wetgeving. 

Om te zorgen dat je het virtuele stemproces goed inricht, geven we je een aantal do’s en don’ts. Maar laten we eerst eens kijken waar je op moet letten bij het kiezen van de software om te stemmen.

Het kiezen van de juiste software om online te stemmen

Let bij het kiezen van de software om virtueel te stemmen vooral op de volgende punten: 

FunctieTip
FlexibiliteitKies een oplossing die niet gebonden is aan een bepaalde branche of sector, want dan heeft de software misschien niet alle tools die je nodig hebt.
BeveiligingHet systeem moet goed beveiligd zijn. Dit houdt in dat alle stemgegevens en documenten veilig worden opgeslagen en dat ook de apparaten waarop bestuurders werken, worden beschermd.
GebruiksgemakDe software moet voor iedereen gebruiksvriendelijk zijn. Alleen dan gaan de deelnemers de software gebruiken. Organiseer eventueel een training om alle gebruikers vertrouwd te maken met de tool.
Technische vereistenHet platform moet op meerdere apparaten toegankelijk zijn. Zorg ervoor dat alle leden over de technologie en software beschikken om toegang te krijgen en deze te gebruiken.
Opties om te stemmenDenk na over verschillende methodes om te stemmen: elektronisch stemmen, anoniem stemmen, stemmen per e-mail, eventueel viva voce. En kijk of het platform deze opties faciliteert.
TransparantieZorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de stemmen zodra deze zijn uitgebracht. Hiermee voorkom je hertellingen of twijfels over de geldigheid.

Tips om elektronisch stemmen voor de raad van bestuur te verbeteren

Nadat je een proces en stemprocedures voor virtuele bestuursvergaderingen hebt gecreëerd, moet je deze verder verfijnen. Sommige bestuursleden zijn misschien niet zo mondig of voelen zich niet op hun gemak in virtuele bestuursvergaderingen. Daarom moet het duidelijk voor iedereen zijn wat de verschillen en overeenkomsten zijn tussen alledaagse online communicatie versus een formele vergadering en stemprocedures. Hiervoor geven we je een aantal concrete tips over wat je wel en niet moet doen. 

1. WEL DOEN: controleer wat de wet voorschrijft

Statuten en regelgeving kunneb al jaren oud zijn. Daarin zijn misschien geen specifieke regels voor  videovergaderingen of virtueel stemmen opgenomen. Controleer of je voldoet aan alle relevante wetten, voorschriften en statuten, voordat je tijd en geld investeert in elektronisch stemmen. Vraag desnoods wijzigingen aan die elektronische en virtuele stemprocessen beter ondersteunen.

2. WEL DOEN: gebruik specifieke software om te stemmen

Als je kiest voor software die speciaal ontworpen is om te stemmen tijdens bestuursvergaderingen dan weet je zeker dat je over alle tools beschikt. Nog effectiever is als deze software integreert met de boardmanagementportal die je gebruikt. Dan kun je alles met betrekking tot het organiseren van bestuursvergaderingen op één plek doen.

3. WEL DOEN: houd je aan één specifieke stemprocedure

Wees consistent in je stemprocedure. Als je een procedure implementeert, houd je er dan aan. En zorg dat alle bestuursleden bekend zij met de procedure voor je deze toepast. Zo voorkom je twijfel binnen de raad van bestuur over hoe de stemming plaatsvindt. 

4. NIET DOEN: lange stiltes laten vallen

Tijdens virtuele vergaderingen is het makkelijker om je als deelnemer afzijdig te houden of niks te zeggen. Als voorzitter wil je dit vermijden. Probeer daarom zoveel mogelijk een omgeving te creëren die lijkt op een fysieke vergadering.

Onthoud dat elk bestuurslid zijn of haar stem moet laten horen. Dat is een van de principes van een eerlijke stemming. Deze regel moet ook in een online omgeving worden gerespecteerd. Dit geldt trouwen niet alleen voor stemmen, maar ook voor debatten. 

5. NIET DOEN: stemmen middels spraak (viva voce) of door ja/nee te roepen

De afgelopen jaren hebben we geleerd dat techniek niet feilloos is. Stemmen door te roepen is bijvoorbeeld niet praktisch in een virtuele vergadering.  Door het achtergrondgeluid, andere deelnemers en uitval van technologie kan dit leiden tot miscommunicatie en/of vertraging in de vergadering.

6. DOEN: je technologie testen

Neem voldoende tijd om een training te doen en te testen voor je echt gaat stemmen. Test de technologie met de bestuursleden en zorg dat elk lid zich vertrouwd voelt met de nieuwe manier van stemmen voordat er daadwerkelijk gestemd wordt.

7. DOEN: communicatie over de etiquette voor vergaderingen op afstand

Stuur vóór de eerste bestuursvergadering alle bestuursleden een e-mail om hen op de hoogte te brengen van de regels voor stemmen op afstand en de etiquette voor online vergaderen. Denk hierbij aan:

  • Vooraf agenda en discussiepunten delen
  • Voorafgaand aan de vergadering technologie, internet, webcam en microfoon testen
  • Een kamer kiezen zonder afleiding, met goede verlichting en de camera aan
  • Microfoon op mute als je niet praat
  • Achtergrondgeluid dempen
  • Passend kleden

Is online stemmen geldig en veilig?

Er zijn diverse manieren om te stemmen. Zoals door je stem hardop uit te spreken (viva voce), door op te staan, door deze op een papiertje te schrijven, door ja of nee te roepen, via e-mail of stemsoftware. Om deze laatste manieren geldig te maken, moet een elektronische stem wel geldig zijn volgens de statuten. Soms is dit uitgesloten vanwege het risico op een cyberaanval. 

Als je besluit om een ​​stemming per e-mail uit te voeren, zorg dan voor een strikte stemprocedure. Bedenk wel dat stemmen per e-mail niet anoniem is. Wil je wel anoniem stemmen, gebruik dan specifieke software voor bestuursvergaderingen. Daarin kun je anoniem en veilig stemmen.

Conclusie

Hoewel het misschien even wennen is om virtueel te vergaderen, heeft iedereen er uiteindelijk baat bij. Dan is het wel belangrijk om het stemproces goed in te richten. Dit is een essentieel onderdeel van een bestuursvergadering. Met bovenstaande tips en de juiste vergader- en stemsoftware, maak je het voor iedereen makkelijk. 

Weet je niet goed waar je moet beginnen? Laat iBabs je dan helpen. iBabs is een platform voor bestuursvergaderingen waarmee je makkelijk samenwerkt en notulen, agenda's en andere documenten deelt binnen je organisatie. Ga vandaag nog aan de slag met een gratis productdemo om te ervaren hoe je tijd bespaart met het iBabs-bestuursportaal.

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Recente blogs

Blog per onderwerp

iBabs Meeting Insights

Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.

Schrijf je nu in!