Vergader technieken - Pagina 2 van 7

Als je nog niet eerder vergaderdossiers hebt voorbereid, laten we dan eerst even kort uitleggen wat zo’n dossier inhoudt. Vergaderdossiers bevatten belangrijke informatie over de discussiepunten, beslissingen en acties die nodig zijn voor een bestuursvergadering. Ze zijn enkele pagina’s lang en bestaan meestal uit: een samenvatting aanbevelingen achtergrondinformatie en context discussiepunten en acties Vergaderdossiers geven bestuurders de informatie die ze nodig hebben om de beslissingen te nemen tijdens bestuursvergaderingen. Onjuiste of onduidelijke informatie kan nadelige gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarom is inhoud en presentatie cruciaal. Bestuurders moeten goed op de hoogte zijn van issues die spelen. Alleen met goed […]

Als bestuurssecretaris is het jouw taak om de raad van bestuur op koers te houden. Niet eenvoudig, want elk bestuurslid heeft zijn/haar eigen prioriteiten, werklast en andere zaken waar hij of zij zich mee bezig moet houden. Als je van tevoren een jaarplanning maakt, is het voor iedereen makkelijker om tijd in te plannen. Dat vergroot de kans op aanwezigheid en het vereiste quorum. Als je die laatste niet behaalt, dan kun je in sommige gevallen namelijk niet stemmen. Een goede reden om het voor alle bestuursleden zo makkelijk te maken om elke vergadering bij te wonen. Een jaarplanning voor […]

Om een goede voorzitter te zijn, moet je over verschillende vaardigheden beschikken. Die heb je nodig om alles soepel te laten verlopen. Een van die vaardigheden is het sluiten van een vergadering. Het is een kunst op zich om te weten wanneer het tijd is om de vergadering af te ronden. En ervoor te zorgen dat alle belangrijke agendapunten zijn behandeld. Bestuurs- en directieleden houden er niet van als een vergadering uitloopt. Toch willen ze nog weleens afdwalen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hen bij de les te houden. Ze hebben immers belangrijke taken uit te voeren.  […]

Het bijeenroepen van een vergadering betekent dat je aankondigt dat de vergadering plaats zal vinden en dat je de benodigde personen daarvoor uitnodigt. De exacte procedure daarvoor is afhankelijk van twee factoren:  De regelgeving in de statuten mag niet tegenstrijdig zijn met de geldende wetgeving. Er kunnen echter wel aanvullende eisen worden gesteld. Die gelden dan specifiek voor dit bedrijf. Dat kan dus ook het geval zijn bij bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen (voor aandeelhouders en/of leden).  Het versturen van uitnodigingen dient als waarschuwing. Je informeert de aandeelhouders dat er een vergadering aankomt. Dit geeft hun de gelegenheid om hun agenda […]

Het opstellen van een correcte managementrapportage is essentieel. Dit document informeert de bestuurders over de huidige en begrote resultaten. Je moet er dus voor zorgen dat alles wat de directie moet weten erin staat. In een duidelijke en beknopte indeling. Het Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) formuleert het als volgt:  'Om de juiste beslissingen te nemen, moeten bestuurders beschikken over kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie over hoe hun bedrijf presteert. De kwaliteit van managementrapportages is dan ook mede bepalend voor de concurrentiepositie van de onderneming.' Adviesbureau McKinsey bevestigde dit met een onderzoek dat in 2016 onder zakelijke bestuurders werd […]

Een vergaderdossier is een bundel documenten en rapporten en dient als achtergrondinformatie. Zo’n dossier wordt voor een vergadering onder de directieleden verspreid. Het is belangrijk dat het zowel duidelijk als makkelijk leesbaar is. De directieleden kunnen er dan makkelijk zaken in op zoeken. Maar wat is het doel van zo’n dossier? En wat hoort erin? Hier vind je alles wat je moet weten over het samenstellen van een goed vergaderdossier.  Het doel van een vergaderdossier Een vergaderdossier bevat alle informatie die voor een vergadering nodig is. Al die informatie wordt hierin samengevoegd tot een handzaam en behapbaar document. Zo krijgen […]