Vergader technieken

Het Chartered Governance Institute stelt het volgende. “Het is essentieel dat besturen ernaar streven om hun vergadertijd en het intellectuele kapitaal van hun leden optimaal te benutten.” Je komt niet zomaar in aanmerking voor een bestuursfunctie. Daarvoor moet je over een bepaalde expertise beschikken. Daarom wordt van bestuurders verwacht dat ze weten hoe ze zich in een vergadering behoren te gedragen. Vergaderprotocollen voor bestuursvergaderingen zijn dan ook vaak traditioneel en formeel van aard. Meer dan bij andere soorten vergaderingen. Deze formaliteit komt voort uit respect voor de andere bestuursleden. Ze zijn allemaal lid van de raad van bestuur vanwege hun...

Een besloten bestuursvergadering is een vertrouwelijke vergadering zonder ‘buitenstaanders’. Dat wil zeggen met alleen leden van de raad van bestuur. Zo’n vergadering achter gesloten deuren vindt vaak plaats voor, na of tijdens een gewone bestuursvergadering. Beide vergaderingen moeten worden gedocumenteerd, maar wel apart. In deze blog bekijken we hoe het proces en het schrijven van notulen van een besloten bestuursvergaderingen verschillen van een gewone bestuursvergadering.  Wat zijn besloten bestuursvergaderingen? Een bestuursvergadering, ook wel executive sessies genoemd, is een besloten vergadering van een bestuursorgaan. Soms is dit een vergadering-in-een-vergadering. Toch gelden ook in dat geval andere regels dan voor de ‘reguliere’...

Als je nog niet eerder vergaderdossiers hebt voorbereid, laten we dan eerst even kort uitleggen wat zo’n dossier inhoudt. Vergaderdossiers bevatten belangrijke informatie over de discussiepunten, beslissingen en acties die nodig zijn voor een bestuursvergadering. Ze zijn enkele pagina’s lang en bestaan meestal uit: een samenvatting aanbevelingen achtergrondinformatie en context discussiepunten en acties Vergaderdossiers geven bestuurders de informatie die ze nodig hebben om de beslissingen te nemen tijdens bestuursvergaderingen. Onjuiste of onduidelijke informatie kan nadelige gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarom is inhoud en presentatie cruciaal. Bestuurders moeten goed op de hoogte zijn van issues die spelen. Alleen met goed...

Als bestuurssecretaris is het jouw taak om de raad van bestuur op koers te houden. Niet eenvoudig, want elk bestuurslid heeft zijn/haar eigen prioriteiten, werklast en andere zaken waar hij of zij zich mee bezig moet houden. Als je van tevoren een jaarplanning maakt, is het voor iedereen makkelijker om tijd in te plannen. Dat vergroot de kans op aanwezigheid en het vereiste quorum. Als je die laatste niet behaalt, dan kun je in sommige gevallen namelijk niet stemmen. Een goede reden om het voor alle bestuursleden zo makkelijk te maken om elke vergadering bij te wonen. Een jaarplanning voor...

Om een goede voorzitter te zijn, moet je over verschillende vaardigheden beschikken. Die heb je nodig om alles soepel te laten verlopen. Een van die vaardigheden is het sluiten van een vergadering. Het is een kunst op zich om te weten wanneer het tijd is om de vergadering af te ronden. En ervoor te zorgen dat alle belangrijke agendapunten zijn behandeld. Bestuurs- en directieleden houden er niet van als een vergadering uitloopt. Toch willen ze nog weleens afdwalen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hen bij de les te houden. Ze hebben immers belangrijke taken uit te voeren. ...

Het bijeenroepen van een vergadering betekent dat je aankondigt dat de vergadering plaats zal vinden en dat je de benodigde personen daarvoor uitnodigt. De exacte procedure daarvoor is afhankelijk van twee factoren:  De regelgeving in de statuten mag niet tegenstrijdig zijn met de geldende wetgeving. Er kunnen echter wel aanvullende eisen worden gesteld. Die gelden dan specifiek voor dit bedrijf. Dat kan dus ook het geval zijn bij bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen (voor aandeelhouders en/of leden).  Het versturen van uitnodigingen dient als waarschuwing. Je informeert de aandeelhouders dat er een vergadering aankomt. Dit geeft hun de gelegenheid om hun agenda...