Om een goede voorzitter te zijn, moet je over verschillende vaardigheden beschikken. Die heb je nodig om alles soepel te laten verlopen. Een van die vaardigheden is het sluiten van een vergadering. Het is een kunst op zich om te weten wanneer het tijd is om de vergadering af te ronden. En ervoor te zorgen dat alle belangrijke agendapunten zijn behandeld. Bestuurs- en directieleden houden er niet van als een vergadering uitloopt. Toch willen ze nog weleens afdwalen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hen bij de les te houden. Ze hebben immers belangrijke taken uit te voeren.
In dit blog behandelen we enkele redenen waarom een vergadering kan worden beëindigd. Daarnaast lees je welke stappen genomen moeten worden om de vergadering af te ronden en welke formuleringen voorzitters daar vaak voor gebruiken. Lees snel verder als meer wilt leren over dit aspect van productief vergaderen.
Wiens taak is het om een vergadering te sluiten?
De voorzitter is verantwoordelijk voor het openen en sluiten van een vergadering. De voorzitter leidt immers de hele bijeenkomst. Denk aan het welkom heten van de aanwezigen, het behandelen van de verschillende agendapunten en ten slotte de sluiting.
Er kunnen omstandigheden zijn waardoor de voorzitter of een van de andere bestuursleden moet besluiten de vergadering voortijdig te beëindigen. Bijvoorbeeld bij een noodsituatie, als een van de deelnemers de vergadering verstoort, een medisch probleem of een andere reden waardoor het niet verstandig is om verder te gaan. Of een schorsing mogelijk is, hangt echter af van je vergaderprotocol.
Als je bijvoorbeeld Robert's Rules of Order gebruikt, kan de vergadering alleen bij direct gevaar worden beëindigd. Als er geen levensgevaar bestaat, moet minimaal één andere deelnemer het voorstel tot schorsing steunen. Vervolgens moeten alle aanwezigen er unaniem mee instemmen om de vergadering zonder verdere discussie te beëindigen. Alleen als iemands leven in gevaar is, kan de voorzitter dat besluit zelfstandig nemen.
Redenen om een vergadering te beëindigen
Er zijn twee belangrijke redenen om een vergadering te beëindigen
1. Alle agendapunten zijn besproken
De vergadering kan worden beëindigd als alle geplande onderwerpen zijn besproken en alle stemmingen hebben plaatsgevonden, de financiële en commissieverslagen zijn ontvangen en alle voorstellen en aanbevelingen zijn behandeld. Aan het eind van de vergadering kunnen nog aanvullende agendapunten worden aangedragen. Wanneer de voorzitter die heeft behandeld (door erover te laten discussiëren of het onderwerp op de agenda van de volgende vergadering te plaatsen), kan de vergadering worden beëindigd.
2. De tijd is om
Bestuursleden zijn drukbezette mensen. Vaak hebben ze ook nog fulltime baan of bekleden ze meerdere bestuursfuncties. Hun tijd is dus kostbaar. Als je een tijd vaststelt voor een bestuursvergadering, is het dus alleen maar goed om die strikt te handhaven. Hiermee toon je respect voor de tijd van de bestuursleden. Bovendien voorkom je zo dat een vergadering zich eindeloos voortsleept. Dan loop je namelijk het risico dat men de aandacht verliest.
In de ideale situatie vallen deze twee redenen om een vergadering te beëindigen samen. Een goede voorzitter weet hoe je een agenda opstelt die binnen de beschikbare tijd kan worden afgehandeld. Bovendien is hij in staat om de discussie te sturen. Zo blijft het tempo erin en is de vergadering op tijd klaar.
Maar er is nog een reden waarom je een vergadering moet beëindigen:
3. Er is geen quorum
Hierover kunnen eisen zijn opgenomen in nationale wetten of in de statuten en reglementen van het bedrijf. Het kan zijn dat een vergadering moet worden geschorst als het vereiste quorum niet wordt behaald. In het VK is het bijvoorbeeld verplicht om de vergadering te schorsen wanneer het vereiste quorum niet aanwezig is. De bijeenkomst moet dan op een ander moment opnieuw worden ingepland.
Stappenplan voor het sluiten van een bestuursvergadering
- Bespreek het laatste agendapunt.
- Vraag of er nog andere onderwerpen besproken moeten worden.
- Is dit het geval? Besluit dan of je die nu gaat bespreken, of dat ze op de agenda van de volgende vergadering worden gezet. Dit zal vaak afhangen van de beschikbare tijd.
- Maak eventueel afsluitende opmerkingen. Vat besluiten samen, zodat iedereen die weer helder heeft. Herhaal wat er voor de volgende vergadering gedaan moet worden.
- Sluit de vergadering formeel af.
Wat zeg je als je een vergadering beëindigt? (Voorbeelden)
De voorzitter moet de vergadering formeel sluiten om die te beëindigen. Daarvoor kunnen een verschillende formules worden gebruikt. Hier volgen een aantal voorbeelden:
- 'Ik verklaar de vergadering voor gesloten.'
- 'Ik stel voor om de vergadering te sluiten. Aangezien er geen bezwaren zijn, verklaar ik de vergadering voor gesloten.'
- 'De vergadering is gesloten om [TIJDSTIP].'
- 'Als er geen bezwaren zijn, zullen we de vergadering nu sluiten. Aangezien er geen bezwaren zijn, is deze vergadering nu gesloten.'
- 'Aangezien er geen onderwerpen meer zijn die het bestuur nog moet behandelen, sluit ik deze vergadering.'
Roberts regels voor het beëindigen van een vergadering
Ook in Robert’s Rules of Order wordt het beëindigen van een vergadering behandeld. De voorzitter kan eenzijdig beslissen om de vergadering te beëindigen als de tijd om is of als de agenda volledig is behandeld. Daarnaast kan hij daartoe besluiten als er direct gevaar bestaat voor de aanwezigen.
In alle andere gevallen moeten alle aanwezigen (unaniem) met het voorstel akkoord gaan. Er zijn drie soorten voorstellen:
| Soort voorstel | Wat het inhoudt |
| Direct sluiten | Ordemotie (dit betekent dat deze motie ook kan worden ingediend als er nog zaken te behandelen zijn). Een van de bestuursleden kan gewoon zeggen: 'Ik stel voor om de vergadering te sluiten.' Als de raad van bestuur de motie aanneemt, sluit de voorzitter de vergadering. |
| Tijdelijk schorsen | Dit is geen ordemotie. Deze motie kan dus pas worden ingediend, als alle onderwerpen zijn behandeld. De deelnemer stelt voor om de vergadering tot een specifiek tijdstip te schorsen. Op dat moment gaat men verder waar men was gebleven. |
| Schorsing voor onbepaalde tijd | Dit is geen ordemotie. Deze motie kan dus pas worden ingediend, als alle onderwerpen zijn behandeld. De deelnemer stelt voor om de vergadering voor onbepaalde tijd te schorsen. Dit is vaak het geval bij de laatste bijeenkomst van een commissie. |
Tips om een vergadering goed af te ronden
Plan vooruit
Het is belangrijk om voldoende tijd en aandacht te investeren in het opstellen van de agenda. Dit helpt om de vergadering op schema te houden. Je bestuurs- en directieleden zullen dit op prijs stellen. INSEAD, een particuliere universiteit, heeft een onderzoek uitgevoerd onder voorzitters. Daaruit bleek dat vijf tot acht agendapunten per vergadering het meest effectief zijn. Dit houdt de bestuursleden betrokken en beperkt het risico dat de vergadering uitloopt.
Zorg ervoor dat iedereen volledig is geïnformeerd
Daarnaast is het belangrijk om de vergadering gedegen voor te bereiden. Zorg ervoor dat het vergaderdossier (en eventuele aanvullende informatie) duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Als de bestuursleden zich vooraf goed in de onderwerpen kunnen inlezen, is er tijdens de vergadering meer tijd beschikbaar voor discussie. Er hoeft dan immers minder tijd te worden besteed aan het beantwoorden van vragen die al in het vergaderdossier beantwoord hadden kunnen worden. Verstuur dit dossier samen met de uitnodiging voor de vergadering. Zo hebben de bestuursleden voldoende tijd om alle informatie tot zich te nemen.
Toon sterk leiderschap
De bestuursvoorzitter moet de voortgang van de vergadering bewaken. Tegelijkertijd moet hij ervoor zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen. De voorzitter moet zich dus steeds bewust zijn van wat er nog besproken moet worden. En hoeveel tijd er nodig is om al die onderwerpen zorgvuldig te behandelen. Soms kost de behandeling van een agendapunt meer tijd dan vooraf werd ingeschat. De voorzitter kan dan besluiten om de discussie te onderbreken. Bij de volgende vergadering kan er dan meer tijd voor worden ingeruimd. Zo kan de rest van de agenda ook effectief worden afgewerkt.
Leg meningsverschillen bij en eindig positief
Een harmonieus bestuur is effectiever. Dat betekent natuurlijk niet dat er nooit meningsverschillen mogen bestaan. Het is echter belangrijk dat alle bestuurders na afloop van de discussie achter de genomen beslissingen kunnen staan. Als er een flinke botsing is geweest, is het aan de voorzitter om de bestuursleden weer nader tot elkaar te brengen. Hij kan dit doen door te benadrukken dat het werk van het bestuur belangrijk is voor het voortbestaan van het bedrijf.
Vraag om feedback
Aan het eind van de vergadering kun je de aanwezigen om feedback vragen. Die kun je vervolgens meenemen bij het plannen van de volgende vergadering. Dit geeft bestuursleden meer zelfvertrouwen. Bovendien hebben ze zo invloed op de manier waarop toekomstige vergaderingen worden georganiseerd. Misschien hebben ze wel een gouden tip, waardoor het besluitvormingsproces in de toekomst nog efficiënter wordt. Dit is in het belang van het bedrijf.
Veelgestelde vragen
Wie mag een vergadering sluiten?
Alleen de voorzitter kan de vergadering officieel sluiten. De overige deelnemers kunnen echter wel voorstellen om de vergadering te beëindigen. En dit voorstel steunen. Na een unanieme stemming moet de vergadering dan verplicht worden beëindigd. Het is echter de voorzitter die dat doet.
Conclusie
Bij de vraag hoe je een vergadering beëindigt, gaat het niet alleen om de daadwerkelijke afsluiting. Het gaat erom dat je de vergadering goed voorbereidt. Dan is de vergadering op tijd klaar en zijn alle geagendeerde onderwerpen behandeld. Zo zorg je ervoor dat de bestuursleden enthousiast hun best blijven doen voor het bedrijf.
Een voorzitter moet positief, streng en eerlijk zijn en de touwtjes stevig in handen houden. Dat is niet altijd eenvoudig, maar het is de moeite waard om een zo goed mogelijke voorzitter te willen zijn. Wil je je directie- en bestuursvergaderingen efficiënter maken? Probeer dan de vergadersoftware van iBabs eens. In deze omgeving kun je samenwerken. Zo kun je je bestuurders bij de voorbereiding van de vergadering betrekken. De informatie wordt rechtstreeks naar het apparaat van hun voorkeur gestuurd.
