11 stappen om effectief een vergaderdossier voor te bereiden voor bestuursvergaderingen - iBabs

11 stappen om effectief een vergaderdossier voor te bereiden voor bestuursvergaderingen

Als je nog niet eerder vergaderdossiers hebt voorbereid, laten we dan eerst even kort uitleggen wat zo’n dossier inhoudt. Vergaderdossiers bevatten belangrijke informatie over de discussiepunten, beslissingen en acties die nodig zijn voor een bestuursvergadering.

Ze zijn enkele pagina’s lang en bestaan meestal uit:

  • een samenvatting
  • aanbevelingen
  • achtergrondinformatie en context
  • discussiepunten en acties

Vergaderdossiers geven bestuurders de informatie die ze nodig hebben om de beslissingen te nemen tijdens bestuursvergaderingen. Onjuiste of onduidelijke informatie kan nadelige gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarom is inhoud en presentatie cruciaal. Bestuurders moeten goed op de hoogte zijn van issues die spelen. Alleen met goed voorbereide dossiers kunnen ze effectief en tijdig beslissingen nemen die de organisatie vooruit helpt. 

In deze blog vertellen we hoe je een correct en gedegen vergaderdossier opstelt in 11 stappen.

11 stappen om elke keer weer een effectief vergaderdossier samen te stellen

Vaak zijn vergaderdossiers overweldigend in volume en informatie, maar nog onvoldoende voor een goede besluitvorming. De impact van deze bestuursdocumenten op vergaderingen en effectieve besluitvorming wordt vaak over het hoofd gezien. Daarom geven we je 11 handvatten waarmee je elke keer weer een goed vergaderdossier schrijft:

1. Schrijf voor de lezer

Houd bij het schrijven voor ogen welk doel het document heeft. Bedenk welke informatie nodig (en onnodig) is voor de raad van bestuur om strategische beslissingen te nemen. Vaak geven high-level gegevens, bijvoorbeeld op afdelingsniveau, het bestuur al alles wat ze nodig hebben.

Tip: een afbeelding zegt meer dan 1.000 woorden dus gebruik vooral grafieken, cirkeldiagrammen of tabellen om informatie en gegevenstrends weer te geven.

2. Schrijf zakelijk, maar zonder jargon

Gebruik zo min mogelijk jargon. Dit leidt alleen maar af. Bovendien heeft elke bestuurslid zijn eigen expertise. Marketingjargon kan dus onduidelijk zijn voor iemand die zich alleen met financiën bezighoudt.

Het beste is een formele zakelijke schrijfstijl te hanteren om de inhoud relevant en begrijpelijk te houden voor alle betrokkenen. Als jargon of juridische of technische termen onvermijdelijk zijn, voeg dan een verklarende woordenlijst toe.

3. Voeg alleen nieuwe informatie toe

Bestuurders zijn vaak druk. Daarom moeten bestuursvergaderingen zo efficiënt mogelijk zijn. Herhaal daarom geen inhoud van eerdere vergaderingen. Soms zijn herhaling en context nodig maar presenteer in dat geval 'oude' informatie niet als nieuw. 

4. Deel alleen relevante informatie

Omdat time management zo belangrijk is, wil je dat de bestuursleden zich aan de agenda houden, niet te lang te dralen en snel beslissingen nemen. Verwijder daarom overbodige details uit je vergaderdossier. Voor een maximaal effect met minimale informatie, deel je informatie over de onderwerpen helder en to-the-point.

Ook hier is context weer van belang, maar denk goed na welke details relevant zijn voor het besluitvormingsproces.

5. Maak niet gewoon een kopie van de managementrapportage

Inhoudelijk kunnen managementrapportage nuttig zijn voor vergaderdossiers maar een managementrapportage is wat anders dan een vergaderdossier. Daarom kun je niet eenvoudig knippen en plakken. 

Wat de verschillen zijn, zie je hieronder:

ManagementrapportageVergaderdossier
AfdelingsspecifiekOp bedrijfsniveau
Bedoeld voor interne belanghebbenden, inclusief lager management. Gericht op de raad van bestuur.
Meestal gerelateerd aan een bepaald doel. Bedoeld om meerdere urgente beslissingen te ondersteunen.
Legt prestaties vast.Legt niet actief prestaties vast.
Doet voorspellingen over de toekomst op basis van eerdere gegevens.Ondersteunt toekomstige besluitvorming, inclusief informatie over de gevolgen en potentiële risico's van de verschillende scenario’s.
Bevat veel data en details.Alleen high-level data. 
Hoeft niet officieel te worden opgeslagen.Moet officieel worden opgeslagen.

6. Feiten en bewijzen zeggen alles

Realiseer je dat je lezers waarschijnlijk niet over dezelfde kennis beschikken als jij. Zeker omdat jij als schrijver de punten ontdoet van alle niet relevante informatie, missen zij soms de context en de redeneringen achter de kwestie. 

Tip: Ondersteun opvattingen met bewijs zodat de lezer direct ziet dat wat je zegt logisch is, zonder dat je veel hoeft uit te leggen.

7. Noem bij genomen acties en beslissingen welke strategiedoelen deze dienen

Als je een genomen actie of beslissing opschrijft, noem dan welk strategisch doel het dient. Dit helpt de lezer begrijpen waarom de actie of beslissing is genomen. 

Stel dat het verkoopteam een ​​andere verkoopmethode is gaan gebruiken. Hiervoor kan extra financiering nodig zijn. Beschrijf dan waarom dit in eerste instantie werd getest - bijvoorbeeld vanwege een andere aanpak van de concurrentie of feedback van klanten. Dit helpt de raad van bestuur om het proces, de context en achtergrond beter te begrijpen voordat zij een beslissing nemen over het vervolg.

8. Structureer je vergaderdossier

Structureer je vergaderdossier zo dat de belangrijkste onderwerpen eerst aan bod komen. Hanteer voor elk vergaderdossier dezelfde structuur. Dat maakt het herkenbaar voor de bestuursleden. 

Denk bijvoorbeeld aan:

  • een gestructureerde lay-out, met inhoudsopgave en paginanummers,
  • gebruik van de huisstijl, inclusief lettertypen en huisstijlkleuren,
  • kopteksten en titels,
  • bulletpoints in plaats van lange paragrafen,
  • vetgedrukte, cursieve en onderstreepte opmaak om belangrijke zaken te markeren,
  • hyperlinks om informatiebronnen te delen.

Goed structureren betekent ook dat je de documenten in een logische volgorde opneemt in het dossier. Als een beslissing logischerwijs pas genomen kan worden na een andere, neem ze dan ook in die volgorde op.

9. Houd het beknopt, nauwkeurig en relevant

Vereenvoudig de informatie in het dossier zoveel mogelijk en onderbouw deze met feiten en cijfers. Vermeld alleen de meest relevante details en zorg ervoor dat alle informatie juist is. Verwijs waar nodig naar een bijlage of deel relevante bronnen, eerdere bestuursvergaderingen of notities om zo volledig mogelijk te zijn.

Vanwege het belang van de beslissingen die worden genomen op basis van de informatie, is het cruciaal om je informatie- en gegevensbronnen twee keer te controleren. Hetzelfde geldt voor transparantie. Als er grote beslissingen moeten worden genomen, benoem dan niet alleen de voordelen maar wees eerlijk over de mogelijke risico's en gevolgen van elk scenario.

10. Plan voldoende redactietijd in

Gun jezelf voldoende tijd in om het vergaderdossier voor te bereiden. Schroom niet om het document aan te passen of in te korten. Verzamel eerst alle informatie waarvan je denkt dat die relevant is. Slaap er een nachtje over en bekijk het de volgende dag nog eens. Je zal merken dat je dan een frisse blik hebt op zowel de inhoud als typefouten.

Het redigeren van je dossier helpt om bestuursleden de meest relevante en nuttige informatie te geven die ze nodig hebben om beslissingen te nemen. Zorg daarom dat je vergaderdossier overzichtelijk en eenvoudig te begrijpen is. Wees dus niet bang om hoofdstukken en paragrafen te schrappen als dat de leesbaarheid ten goede komt.  

11. Waardeer feedback

Feedback van collega’s of bestuursleden helpt om je vergaderdossier te verbeteren, vooral omdat zij er met een frisse blik tegenaan kijken. Zeker als dit de eerste keer is dat je een dergelijk dossier samenstelt, vraag dan om feedback. Veel bestuursleden hebben ervaring met vergaderdossiers en kunnen je adviseren.

Tip: Wil je controleren of je punten coherent zijn, laat Google Translate dan je tekst voorlezen. Je hoort dan vanzelf als er iets hapert of niet klopt.

Conclusie

Deze 11 stappen helpen je bij het samenstellen van een gedegen vergaderdossier. Houd altijd in de BCD regel in gedachten: Beknopt, Compleet en Duidelijk.  Zorg dat je de informatie ook overzichtelijk presenteert zodat de bestuursleden direct zien wat belangrijk is. 

Wil je het schijfproces van je vergaderdossier versnellen? Probeer dan eens de board management software van iBabs. Als bedrijfssecretaris bespaar je hiermee uren aan voorbereiding en planning voor bestuursvergaderingen. Met de software kun je eenvoudig en veilig bestuursvergaderingen online faciliteren. Nieuwsgierig? Vraag dan een gratis demo aan

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Recente blogs

Blog per onderwerp

iBabs Meeting Insights

Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.

Schrijf je nu in!