Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet?
Lean vergaderen
Door lean te gaan vergaderen. De term ‘lean’ wordt in de zakenwereld al langer toegepast om werkprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. En dat kan met vergaderen ook, omdat je steeds weer te maken hebt met dezelfde processen. Het plannen van meetings, het ordenen, mailen en lezen van documenten. Afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten de notulen achteraf. Het zijn allemaal tijdrovende elementen die veel efficiënter kunnen door over te stappen op lean vergaderen.
Van logge archiefkast naar slanke tablet
Met lean vergaderen maakt de uitpuilende archiefkast en zware aktentas plaats voor een slanke tablet. Je stapt namelijk over op papierloos vergaderen. Alle vergaderdocumenten staan centraal opgeslagen waartoe je 24/7 toegang hebt. Alle wijzigingen en addenda worden direct in de documenten doorgevoerd. Dat betekent nooit meer zoeken naar de laatste versie van de stukken. Ook weet je direct bij welk vergaderpunt de documenten behoren. Dus ook geen geeltjes als geheugensteuntje tussen je documenten geplakt. En wil je iets anders opzoeken dan kan dat via een handig zoekvenster.
Wie vergadert er al lean?
Iedere organisatie (profit of non-profit) waar regelmatig wordt vergaderd, kan de vruchten ervan plukken. Daarom zetten gemeenten, zorginstellingen, onderwijsinstellingen, banken en nutsbedrijven onze vergadertool al in. Inmiddels gebruiken zo’n 1.000 organisaties in Nederland iBabs, en hebben we inmiddels al meer dan 100.000 tevreden gebruikers.
Want het beste bewijs dat de vergaderapplicatie werkt, zijn toch wel de ervaringen van de gebruikers zelf. Lees bijvoorbeeld in deze blog hoe het Centraal Plan Bureau de tool ervaart, of lees over de ervaringen van Antoinette Evers, senior secretaresse bij de gemeente Zevenaar in het vakblad voor management ondersteuners Management Support .
Hoe start je met lean vergaderen?
Het overstappen van traditioneel vergaderen naar vergaderen met een app, begint eigenlijk altijd met een commitment, de wil en wens om te veranderen. Datzelfde geldt ook voor een dieet of het inpassen van een fitness routine. Alleen als je er voor de 100% voor gaat, zal het succesvol zijn. Daarna is het eigenlijk appeltje-eitje. Het gebruik van de app is namelijk zo eenvoudig, dat in een training van één dag iedereen het onder de knie heeft, omdat de meeste mensen privé ook al een tablet hebben. Vaak starten organisaties met een kleinschalige pilot waarna binnen een korte tijd de tool gefaseerd en breed wordt uitgerold binnen de organisatie.
E-book lean vergaderen, hoe doe je dat?
Wil je meer weten over hoe je lean vergaderen kunt introduceren in jouw organisatie? Download dan hier ons uitgebreide e-book Lean vergaderen, hoe doe je dat?
