Hoe maak je notulen van besloten bestuursvergaderingen? (met voorbeeldnotulen) - iBabs

Hoe maak je notulen van besloten bestuursvergaderingen? (met voorbeeldnotulen)

Een besloten bestuursvergadering is een vertrouwelijke vergadering zonder ‘buitenstaanders’. Dat wil zeggen met alleen leden van de raad van bestuur. Zo’n vergadering achter gesloten deuren vindt vaak plaats voor, na of tijdens een gewone bestuursvergadering. Beide vergaderingen moeten worden gedocumenteerd, maar wel apart. In deze blog bekijken we hoe het proces en het schrijven van notulen van een besloten bestuursvergaderingen verschillen van een gewone bestuursvergadering. 

Wat zijn besloten bestuursvergaderingen?

Een bestuursvergadering, ook wel executive sessies genoemd, is een besloten vergadering van een bestuursorgaan. Soms is dit een vergadering-in-een-vergadering. Toch gelden ook in dat geval andere regels dan voor de ‘reguliere’ bestuursvergadering.

Het doel van zo’n executive sessie is dat de raad van bestuur achter gesloten deuren bijeenkomt om gevoelige zaken te bespreken. Tijdens een besloten vergadering draait het om vertrouwelijkheid. De aanwezige bestuursleden moeten de mogelijkheid hebben om een open en eerlijke discussie te voeren.

Om die vertrouwelijkheid te creëren, gelden regels als:

  • Geen buitenstaanders 
  • Achter gesloten deuren
  • Geen publieke participatie of openbaarmaking
  • Strikte vertrouwelijkheid
  • Notulen worden apart gemaakt en opgeslagen

Tip: het kan handig zijn om dergelijke executive sessies alvast toe te voegen aan je jaarplanning voor bestuursvergaderingen, wanneer je gevoelige kwesties voorziet.

Wanneer zijn executive sessies met name geschikt?

Besloten bestuursvergaderingen komen vaker voor bij overheidsinstanties dan bij commerciële bedrijven. Met name publieke bijeenkomsten, openbare hoorzittingen of commissievergaderingen kunnen een vertrouwelijke bestuursvergadering voor of achteraf vereisen. Maar ook in het bedrijfsleven zijn er kwesties die vertrouwelijk behandeld moeten worden.

Executive sessies zijn bijvoorbeeld geschikt voor de volgende kwesties:

  • Vertrouwelijke gesprekken tussen de CEO en bestuursleden
  • Noodsituaties en crisisbeheer 
  • Procesvoering en juridisch advies
  • Overleg met advocaat of juridisch adviseur
  • Fusies, overnames of transacties
  • Ongepast gedrag en disciplinaire maatregelen
  • Overleg met de accountant
  • Planning voor opvolging van directies of bestuursleden
  • Personeelskwesties, zoals werving of ontslag
  • Planning voor inkrimping
  • Bespreken van de prestaties en compensatie voor bestuursleden en hoger management (exclusief de CEO en voorzitter)

Het is belangrijk dat er bestuursbeleid is opgesteld hoe en wanneer vertrouwelijke bestuursvergaderingen worden gehouden. In deze interne richtlijnen staat onder andere wie wel en niet betrokken moeten zijn en voor welke onderwerpen een dergelijke vergadering geschikt is. Deze richtlijnen verschillen per organisatie en zijn mede afhankelijk van de bestuursstructuur.

Hoe de notulen van besloten bestuursvergaderingen verschillen van gewone notulen

De notulen van executive sessies verschillen op enkele punten van die van reguliere bestuursvergaderingen. Hieronder geven we een overzicht.

BestuursvergaderingenExecutive sessies
Recht op inzageBestuursleden hebben recht op inzage van notulen van bestuursvergaderingen. Degenen die niet aanwezig waren, mogen notulen van executive sessies niet inzien, vanwege vertrouwelijke informatie.
De inhoud van de notulenBevat beraadslaging en redenering achter alle moties en stemmen in de bestuursvergadering — behalve die zijn genomen in een besloten bestuursvergadering.Vermeldt de beraadslaging en redenering achter alle moties en stemmen in de besloten vergadering.
Goedkeuring van de notulenDe notulen van de bestuursvergadering worden (formeel) goedgekeurd op de volgende reguliere bestuursvergadering.De notulen worden goedgekeurd tijdens de eerstvolgende reguliere vergadering van het bestuur door degenen die de besloten sessie hebben bijgewoond, of in de volgende besloten bestuursvergadering.
Verspreiding van de notulenDe notulen worden toegestuurd aan het bestuur en andere betrokkenen.De notulen worden niet gedeeld met het bestuur en andere betrokkenen, alleen met de aanwezigen.
Vermelding in openbare notulenAlles wordt vermeld.De inhoud is vertrouwelijk. De strekking van de vergadering wordt vermeld in de notulen die naar alle leden gaat, maar de inhoudelijke notulen van de vergadering zelf, niet.

Waar je aan moet denken bij het opstellen van notulen van executive sessies

Vertrouwelijke vergaderingen mogen eigenlijk niet worden opgenomen op band of video, vanwege aansprakelijkheid, en om te zorgen dat alle aanwezige bestuursleden vrijuit kunnen spreken. Om de organisatie te beschermen, moet het wel worden vastgelegd. De notulen zijn het enige verslag van de vergadering. Ze moeten apart van de notulen van andere bestuursvergaderingen worden opgeslagen. Én ze worden alleen verspreid onder de aanwezigen.

Een paar tips voor het vastleggen van notulen voor besloten bestuursvergaderingen:

  • Markeer de notulen duidelijk als ‘executive sessie’ om de notulen gescheiden te houden van andere vergaderingen.
  • Vermeld 'niet-goedgekeurd' op alle pagina's van de notulen van de besloten vergadering om verwarring met de definitieve conceptnotulen te voorkomen.
  • Nummer elke pagina. Vermeld in de voettekst of koptekst van elke pagina de volledige naam en datum van het bestuur.
  • Noteer de begin- en eindtijden van elke executive sessie, inclusief de datum en locatie.
  • Leg vast wie aanwezig is. Als iemand de vergadering binnenkomt of verlaat, noteer dan de tijden en hun rol.
  • Legt vast welke CEO, voorzitter of president de besloten bestuursvergadering heeft uitgeroepen.
  • Noteer alle belangrijke opmerkingen of instructies van de CEO, voorzitter of president.
  • Leg alle onderwerpen op de agenda van de vergadering vast in de volgorde waarin ze zijn besproken.
  • Neem discussies niet volledig of in gespreksstijl op. Noem geen namen bij persoonlijke uitspraken of meningen, vooral niet als dit schadelijk kan zijn voor het bedrijf.
  • Leg alle definitieve acties of resultaten vast, exact zoals ze worden medegedeeld en zoals is gestemd. Alle definitieve moties moeten in de notulen worden opgenomen, ongeacht of ze goedgekeurd/afgekeurd, gewijzigd, ingediend of ingetrokken zijn. Deze stemmen zijn bindend en moeten worden vastgelegd.

Voorbeeld van notulen voor besloten bestuursvergaderingen

Hieronder laten we je een voorbeeld zien van notulen van een besloten bestuursvergadering als onderdeel van (openbare) notulen van een gewone bestuursvergadering.

SAMENVATTING VAN DE EXECUTIVE SESSIE

Aanwezig:

[CEO]
[voorzitter]
[CFO]
[strategisch directeur]
[bedrijfssecretaris]

Het bestuur kwam op [DATUM] om [TIJD] in een besloten bestuursvergadering bijeen in [VERGADERRUIMTE] en nam de volgende officiële maatregelen:

1. Personeelszaken

  1. Evaluatie van de verlenging van het 3-maanden [Personeel] contract 
  2. Motie ingediend door [CFO] om het contract te verlengen tegen een tarief van € 300 per dag tot [DATUM]

2. Fusies, overnames en transacties

  1. [BEDRIJF X] heeft ons op [DATUM] benaderd met een ​​vergaderverzoek om een ​​mogelijke fusie te bespreken.
  2. Goedkeuring verleend door [voorzitter] aan [CEO] om fusiegesprek aan te gaan.

[[TIME]: [voorzitter] verzocht [CEO] om de kamer te verlaten. Deze vertrok.]

3. Prestatiebeoordeling van de CEO

  1. [Voorzitter] merkt op dat [CEO] heeft voldaan aan de prestatiecriteria voor [PERIODE].
  2. Een kwartaalbonus van € 15.000 is goedgekeurd.
  3. Jaarlijkse salarisverhoging van € 70.000 goedgekeurd bij meerderheid van stemmen met ingang van [DATUM].

[TIME] besloten bestuursvergadering beëindigd.

Handtekening secretaris

       *****

Conclusie

We hopen dat onze tips je helpen om de notulen van besloten directievergaderingen kort, bondig en to the point te houden.

Voor online vergaderingen kan het bijhouden en vastleggen lastiger zijn. In dat geval kan de Board Management software van iBabs je helpen. Hiermee maak je snel aantekeningen, notulen en beheer je eenvoudig zowel online als fysieke vergaderingen. Ook kun je via het platform de notulen veilig toesturen aan de juiste groepen. Met onze gratis demoversie kun je zelf kijken hoeveel tijd je bespaart. Probeer het nu! 

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Recente blogs

Blog per onderwerp

iBabs Meeting Insights

Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.

Schrijf je nu in!