Hoe je de jaarplanning voor de raad van bestuur voorbereidt
Met handige sjablonen

Als bestuurssecretaris is het jouw taak om de raad van bestuur op koers te houden. Niet eenvoudig, want elk bestuurslid heeft zijn/haar eigen prioriteiten, werklast en andere zaken waar hij of zij zich mee bezig moet houden. Als je van tevoren een jaarplanning maakt, is het voor iedereen makkelijker om tijd in te plannen. Dat vergroot de kans op aanwezigheid en het vereiste quorum. Als je die laatste niet behaalt, dan kun je in sommige gevallen namelijk niet stemmen. Een goede reden om het voor alle bestuursleden zo makkelijk te maken om elke vergadering bij te wonen.

Een jaarplanning voor de raad van bestuur helpt om alle belangrijke data, onderwerpen en zaken onder de aandacht van de bestuurders te brengen. In dit artikel vind je verschillende sjablonen voor zo’n jaarplanning waarmee je alles georganiseerd en op schema houdt voor het hele jaar.

Het belang van een jaarplanning voor bestuursvergaderingen

Een goede jaarplanning houdt de raad van bestuur op koers en helpt hen effectief te besturen. Als bestuurssecretaris zorg je met een jaarplanning dat:

• elk lid van de raad van bestuur zijn eigen zaken kan plannen, rekening houdend met zijn/haar verantwoordelijkheden tegenover de organisatie,
• het bestuur per vergadering een actueel overzicht heeft van de aandachtspunten,
• cruciale zaken, zoals evaluaties, risicobeheer of financiën, niet worden vergeten,
• discussies niet opnieuw gevoerd hoeven worden,
• alle bestuursleden op de hoogte zijn van actiepunten en belangrijke rapportagedata,
• iedereen op de hoogte is van vereisten en deadlines ten aanzien van compliance,
• directeuren de logische opvolging van discussies zien en weten wanneer wat aan bod komt.

Hoe structureer je jaarplanningen voor bestuursvergaderingen?

Het opzetten van een jaarplanningen voor bestuursvergaderingen kan in 5 eenvoudige stappen:

1. Begin met een volledig blanco maand- of jaarsjabloon.
2. Voeg nationale feestdagen toe. 
3. Markeer vakanties en belangrijke data bijvoorbeeld data die belangrijk zijn in verband met compliance vereisten, audit-, financiële en rapportagedeadlines.
4. Voeg belangrijke evenementen toe, zoals de jaarlijkse algemene bestuursvergadering of blokkeer voorgestelde data en locaties als deze nog niet zijn vastgesteld.
5. Plan vergaderingen rondom belangrijke evenementen, zoals de algemene bestuursvergadering nadat het financieel jaarverslag is uitgebracht.

Wat moet je opnemen in de jaarplanning?

De items in de checklist hieronder zijn generiek in een jaarplanning voor bestuursvergaderingen. Sommige items verschijnen meerdere keren per jaar.

Je kunt onderstaande checklist als startpunt gebruiken. Vink elk item af terwijl je bezig bent. Zorg er wel voor dat je enige flexibiliteit overhoudt om dringende zaken en speciale vergaderingen toe te voegen.

Sjablonen voor jaarlijkse bestuursvergaderingen

Naast deze checklist hebben we nog een aantal handige sjablonen die je helpen bij het maken van het jaarlijkse bestuursvergaderingsplan.

De eerste sjabloon is van het Australian Institute of Company Directors. Deze bevat:

• Belangrijke bestuurskwesties die het hele jaar door moeten worden aangepakt.
• Commissies (en subcommissies) waar je rekening mee moet houden.
• Reguliere bestuursvergaderingen.

Uit dit voorbeeld blijkt dat de jaarplanning niet voor twaalf maanden al heel gedetailleerd hoeft te zijn of alle specifieke datums al gepland moeten worden. Door het jaar per maand te bekijken, zorg je ervoor dat er voor alle onderwerpen een tijd en plaats is voor evaluatie en discussie. Het is effectiever om eerst alle taken op te sommen en te kiezen in welke maand ze worden voltooid, dan te proberen alles in de eerste twee maanden van het jaar te bespreken.

De tweede sjabloon is van Effective Governance. Ook hiermee breng je eerst alle taken in kaart die je vervolgens van maand tot maand inplant. Deze aanpak geeft meer flexibiliteit. Deze planning zal eerder worden goedgekeurd dan wanneer elke taak al een specifieke datum krijgt. 

De laatste template is van Governing Good. Deze heeft ook een maandweergave, maar met een iets andere stijl die voor iedereen duidelijk en toegankelijk is.

Natuurlijk kun je ook gewoon een tabel met twaalf vierkantjes gebruiken in Word of Google Docs, zoals hieronder.

Tips om de beste jaarplanning voor bestuursvergaderingen te maken

We geven je nog een aantal tips om zo efficiënt mogelijk een jaaragenda voor bestuursvergaderingen te maken:

• Bereid de jaarplanning aan het einde of begin van een jaar voor: in januari of tegen het einde van het boekjaar. 
• Creëer een logische flow voorafgaand aan en na afloop van de algemene bestuursvergadering: wat moet ervoor gebeuren en wat kan wachten tot daarna?
• Laat voldoende ruimte om flexibel te zijn - plan niet elke maand vol met meerdere vergaderingen!
• Plan urgente problemen vroeg in het jaar. Onderwerpen die niet of minder tijdsafhankelijk zijn, kunnen later in het jaar worden behandeld.
• Stem data zoveel mogelijk op elkaar af - laat niet iedereen op een vrijdag reizen als de maandag daarop ook een vergadering is gepland. Maak het voor iedereen zo gemakkelijk mogelijk.
• Een jaarplanning is niet in beton gegoten. Het dient als uitgangspunt maar zaken veranderen door het jaar heen. Stem de planning daarom steeds bij op basis van de activiteiten en behoeften van de organisatie op dat moment. 
• Geef waar mogelijk aan of vergaderingen fysiek of virtueel zijn. Dan kan iedereen rekening houden met reistijd en eventuele overnachtingen.