Steeds meer bedrijven gaan digitaal. Facturatie en relatiebeheer gaan allang niet meer uitsluitend per post, dus waarom zou je als bedrijf nog wel ‘op papier’ blijven vergaderen? Stap over op papierloos vergaderen, het is makkelijker dan je denkt en het vergaderproces verloopt een stuk efficiënter. Heb je meer argumenten nodig? Wij hebben dagelijks contact met bedrijven die papierloos vergaderen invoeren of dit overwegen. Graag helpen wij je in het beslissingstraject en hebben alvast de drie meest gestelde vragen (en antwoorden) voor je op een rij gezet.
- Papierloos vergaderen; wat komt er allemaal bij kijken?
Er komt steeds meer specifieke vergadersoftware op de markt waarmee je snel aan de slag kunt. Juist doordat deze digitale vergadertools zo gebruiksvriendelijk zijn, neemt het gebruik toe. Papierloos vergaderen is echter niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom altijd voor een helder en gefaseerd implementatietraject met praktische trainingen en interne ambassadeurs.
- Is papierloos vergaderen wel veilig?
Security blijft een heet hangijzer, zeker rondom vergaderingen. Mensen maken fouten, waardoor geprinte vertrouwelijke stukken zoekraken. Bij papierloos vergaderen staan alle vergadergegevens veilig op de server of in de cloud. Alleen deelnemers met autorisatie hebben toegang tot vertrouwelijke stukken.
Uiteraard gelden er ook bij papierloos vergaderen de nodige securitymaatregelen. Datalekken, beveiligingsincidenten en hacks zijn immers aan de orde van de dag. Met een goed securitybeleid is het risico dat je gevoelige bedrijfsinformatie openbaar wordt, echter vele malen kleiner dan wanneer je ‘op papier’ vergadert.
Tip: check of de vergadertool die je wilt gaan gebruiken ISO/NEN 27001 is gecertificeerd, en alle bestanden met AES-256 encoding worden opgeslagen. Deze 256-bits AES-encryptie wordt gebruikt door banken en defensie en wordt ook wel ‘military grade encryption’ genoemd.
- Waar worden de vergaderdocumenten opgeslagen?
Als data in de cloud staat, is het voor bedrijven belangrijk te weten waar dat precies is; is dat in Europa, de Verenigde Staten, Nederland? Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven vertrouwelijke informatie het liefst opslaan in eigen land. Geen derden met toegang, geen buitenlandse bedrijven waarvan de betrouwbaarheid niet is gecontroleerd. Dataopslag in Nederland is daarom de beste keuze die je kunt maken.
