Top 3 meest gestelde vragen over papierloos vergaderen

Steeds meer bedrijven gaan digitaal. Facturatie en relatiebeheer gaan allang niet meer uitsluitend per post, dus waarom zou je als bedrijf nog wel ‘op papier’ blijven vergaderen? Stap over op papierloos vergaderen, het is makkelijker dan je denkt en het vergaderproces verloopt een stuk efficiënter. Heb je meer argumenten nodig? Wij hebben dagelijks contact met bedrijven die papierloos vergaderen invoeren of dit overwegen. Graag helpen wij je in het beslissingstraject en hebben alvast de drie meest gestelde vragen (en antwoorden) voor je op een rij gezet.

  1. Papierloos vergaderen; wat komt er allemaal bij kijken?
    Er komt steeds meer specifieke vergadersoftware op de markt waarmee je snel aan de slag kunt. Juist doordat deze digitale vergadertools zo gebruiksvriendelijk zijn, neemt het gebruik toe. Papierloos vergaderen is echter niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom altijd voor een helder en gefaseerd implementatietraject met praktische trainingen en interne ambassadeurs.
  1. Is papierloos vergaderen wel veilig?
    Security blijft een heet hangijzer, zeker rondom vergaderingen. Mensen maken fouten, waardoor geprinte vertrouwelijke stukken zoekraken. Bij papierloos vergaderen staan alle vergadergegevens veilig op de server of in de cloud. Alleen deelnemers met autorisatie hebben toegang tot vertrouwelijke stukken.

    Uiteraard gelden er ook bij papierloos vergaderen de nodige securitymaatregelen. Datalekken, beveiligingsincidenten en hacks zijn immers aan de orde van de dag. Met een goed securitybeleid is het risico dat je gevoelige bedrijfsinformatie openbaar wordt, echter vele malen kleiner dan wanneer je ‘op papier’ vergadert.

    Tip: check of de vergadertool die je wilt gaan gebruiken ISO/NEN 27001 is gecertificeerd, en alle bestanden met AES-256 encoding worden opgeslagen. Deze 256-bits AES-encryptie wordt gebruikt door banken en defensie en wordt ook wel ‘military grade encryption’ genoemd.
  1. Waar worden de vergaderdocumenten opgeslagen?
    Als data in de cloud staat, is het voor bedrijven belangrijk te weten waar dat precies is; is dat in Europa, de Verenigde Staten, Nederland? Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven vertrouwelijke informatie het liefst opslaan in eigen land. Geen derden met toegang, geen buitenlandse bedrijven waarvan de betrouwbaarheid niet is gecontroleerd. Dataopslag in Nederland is daarom de beste keuze die je kunt maken.

Gerelateerde blogs

Hoe bestuurssecretarissen een effectieve agenda voor bestuursvergaderingen kunnen opstellen

Een agenda vormt de ruggengraat van elke bestuursvergadering. Het bepaalt de toon, helpt om afleiding of zijsporen te voorkomen en draagt bij aan een effectieve vergadering. Tenminste, als je een geweldige agenda voor de vergadering hebt. Maar veel bestuursvergaderingen vinden plaats met een minder geweldige agenda. Het resultaat? Lange vergaderingen, die vaak afdwalen en allesbehalve...

Vergaderingen die bomen laten ‘boomen’

In Nederland maken we bedrijfsmatig gemiddeld 74,7 miljoen prints per dag. Enig idee hoeveel bomen hiervoor nodig zijn? Schrik niet: 9.500 stuks. Uit een boom van 10 meter lang en 30 centimeter breed, worden namelijk 8.000 A4-tjes geproduceerd. Per jaar verdwijnt wereldwijd bijna 8,8 miljoen hectare natuurlijk bos voor de productie van papier, hout, soja...

Meest gelezen

iBabs Meeting Insights

Join over 24,000 professionals on the Meeting Insights email list to get updated to the latest on meeting management. All our tips and tricks delivered to your inbox.