Wat is een bestuurscommissie charter?

Een bestuurscommissie charter is een belangrijk document waarin de doelen, taken en processen staan van een bepaalde commissie. Deze charter, ook wel handvest of statuut genoemd, dient als een naslagwerk voor de werkwijze en zorgt ervoor dat ieder lid weet wat het hoofddoel is van de commissie. 

Doelen 

Een gedetailleerde bestuurscommissie charter zorgt ervoor dat een commissie op de juiste manier functioneert. Oftewel, dat alle leden naar hetzelfde doel werken, dat alles op een duidelijke manier wordt gecommuniceerd, en het voorkomen van misverstanden met betrekking tot de belangrijkste verantwoordelijkheden.  

Hoewel de statuten voor een commissie verschilt van die voor de raad van bestuur — een beleidsdocument waarin de rollen en taken van de raad van bestuur staan beschreven — spelen ze allebei een belangrijke rol in corporate governance. Ze stimuleren namelijk het effectief functioneren van de commissie- en bestuursleden.

Belangrijkste elementen

Hieronder de belangrijkste onderdelen van een bestuurscommissie handvest:

Naam, type en doel

In het eerste deel van de charter staat de naam van de commissie, het type — een vaste of een ad hoc commissie — en de taakomschrijving. De taakomschrijving maakt duidelijk wat het doel is van de commissie binnen het bestuur. Het moet helder zijn waarom de commissie in het leven is geroepen en hoe het comité zal bijdragen in het verwezenlijken van de doelen van de organisatie.

Gezag en verantwoordelijkheden

In dit gedeelte staan de bevoegdheden van de commissie beschreven. Deze hebben betrekking op de manier van werken (randvoorwaarden), het besluitvormingsproces en hoe er moet worden omgegaan met geschillen. Ook de specifieke rollen en taken van ieder commissielid worden in dit gedeelte van de statuten genoemd.

Samenstelling en kwalificaties

In dit onderdeel staan de vereisten voor de samenstelling van de commissie en de criteria voor nieuwe leden. Inclusief een gedetailleerde benoemingsprocedure en roulatievereisten.

Meetings

Om productieve meetings te garanderen, staat in dit gedeelte van het statuut beschreven hoe vergaderingen moeten worden gehouden. Van de frequentie van commissievergaderingen tot de aanwezigheidsverplichtingen, en van wat het quorum is tot de manier waarop notulen moeten worden gemaakt. 

Specificatie van procedures en systemen

In dit gedeelte staan de standaard procedures beschreven, zodat alle leden weten wat hun specifieke taken zijn. Er staat ook beschreven welke systemen worden gebruikt voor het maken van rapporten, plus de frequentie, presentatie vereisten en bij wie ze moeten worden ingediend. 

Evaluatie procedures

De laatste sectie beschrijft welke systemen er zijn voor het uitvoeren van een zelfevaluatie. Inclusief het follow-up proces en hoe vaak evaluaties moeten plaatsvinden.