Wat is een Verzoek om Informatie?

Een verzoek om informatie (Point of Information (POI) is een tussentijds verzoek dat elk lid kan indienen terwijl een hoofdvoorstel in behandeling is. Het wordt gebruikt om informatie van het bestuur te vragen met betrekking tot het besproken onderwerp. Dit is een vraag die geen procedurele aard heeft, niet bediscussieerd kan worden en geen steun vereist van een ander lid. Het helpt de leden om de nodige informatie te verkrijgen om weloverwogen stemmen uit te brengen.

Het is gemakkelijk om dit verzoek te verwarren met een poging om meer informatie over het onderwerp te geven in plaats van erom te vragen. Daarom wordt in de nieuwste editie van Robert's Rules of Order nu verwezen naar dit verzoek als een "request for information" in plaats van een "punt van informatie".

Voorbeelden van een POI

Hieronder een aantal voorbeelden van een POI terwijl een voorstel wordt besproken:

• Vragen wat het vastgoed budget is, voordat je een stem uitbrengt over het aankopen van een stuk grond. 
• Vragen naar de marketingstrategie, voordat je de lancering van een nieuw product goedkeurt.
• Informatie vragen over de planning van gerelateerde beslissingen, die van invloed kunnen zijn op het huidige onderwerp.

Veel voorkomend verkeerd gebruik

Hieronder een aantal manieren waarop een Point of Information vaak op de verkeerde manier wordt gebruikt tijdens bestuursvergaderingen:

• Feiten vermelden

Als een bestuurder een POI indient kan het gebeuren dat het lid informatie geeft, in plaats van een vraag te stellen. Meestal omdat de persoon in kwestie vindt dat deze informatie relevant is en gedeeld moet worden. Dit is echter niet waarvoor een POI is bedoeld. 

• Mening geven

Een Point of Information mag niet worden gebruikt om een persoonlijke mening te delen. Niemand heeft namelijk het recht om hiervoor de spreker te onderbreken. Als een lid iets wil toevoegen aan het onderwerp, kan deze persoon vragen om op de sprekerslijst geplaatst te worden. 

• Irrelevante vragen stellen

De vraag die wordt gesteld na het indienen van een POI moet relevant zijn aan het onderwerp dat besproken wordt. Een vraag stellen die hier niets mee te maken heeft of die gaat over de spreker, wordt gezien als misbruik van een POI. 

• Vragen naar de voorgestelde actie 

Naast irrelevante vragen, mag een POI ook niet worden gebruikt om te vragen naar de persoonlijke mening of de handelswijze van de spreker. Dit kan namelijk leiden tot partijdigheid en de besluitvorming schaden.

Procedure 

Het indienen van een POI volgens de juiste vergader etiquette van een bestuur is als volgt:

• Het opsteken van je hand en zeggen: “Ik sta op vanwege een POI” of “POI alsjeblieft?” 
• Als een ander lid aan het woord is, zal de voorzitter vragen of deze even kan pauzeren. Als de spreker niet onderbroken wil worden, is het belangrijk om deze beslissing te accepteren en te wachten.
• De voorzitter geeft aan dat het lid in kwestie mag spreken.
• Het lid stelt de vraag aan de voorzitter. 
• De voorzitter of de spreker beantwoordt vervolgens de vraag. Het kan voorkomen dat de voorzitter een geschikt lid aanwijst om de vraag te beantwoorden.