Bij een hybride vergadering komen deelnemers samen vanuit verschillende locaties. Sommige leden zijn fysiek aanwezig, terwijl anderen op afstand deelnemen via een digitaal platform. Deze manier van vergaderen zorgt voor veel flexibiliteit en vergroot de toegankelijkheid. Aangezien iedereen kan deelnemen en bijdragen aan de vergadering.
Deze software oplossingen maken het mogelijk voor deelnemers om elkaar recht in de ogen te kijken, ongeacht hoe ze deelnemen. Het gekozen platform moet video en audio van hoge kwaliteit kunnen streamen. Daarnaast moet de vergadersoftware betrouwbaar zijn en beschikken over robuuste veiligheidsmaatregelen.
Platformen die hierin gespecialiseerd zijn bieden vaak extra mogelijkheden aan. Zoals het delen van schermen en documenten, evenals de mogelijkheid om in real-time samen te werken. Allemaal dingen die de kwaliteit van een hybride vergadering verbeteren.
Software die samenwerking mogelijk maakt
Een goed board portal is geschikt voor real-time interactie, zoals online samenwerking tussen deelnemers. Ze bieden handige functies aan, die ervoor zorgen dat de vergadering vlekkeloos verloopt.
Je kunt hierbij denken aan chat-opties, het delen van documenten, het bewerken van bestanden door meerdere personen tegelijkertijd, project management tools en koppelingen met office software, zoals Microsoft 365.
Hardware
Hieronder vallen kwalitatieve camera’s, een microfoon, speakers en/of hoofdtelefoons.
Het is belangrijk dat de camera’s van goede kwaliteit zijn, zodat de vergadering duidelijk en scherp wordt overgebracht. De kwaliteit van de audio is minstens even belangrijk, zodat deelnemers goed verstaanbaar zijn. Kies voor een microfoon die stemmen kan opvangen vanuit de hele ruimte, om ervoor te zorgen dat ook deelnemers die virtueel deelnemen alles goed kunnen volgen. De juiste mix zorgt uiteindelijk voor een indrukwekkende hybride vergader ervaring.
Andere hulpmiddelen die van pas komen zijn whiteboards, projectors en dual monitoren. Elementen die als totaalpakket de kwaliteit van een hybride vergadering enorm kunnen verbeteren.
Aandachtspunten
Hoe je alle deelnemers betrekt
Implementeer methodes die zowel deelnemers die fysiek aanwezig zijn als op afstand deelnemen, tegemoetkomen. Denk aan een methode om de aandacht van de voorzitter te vragen, waarbij deze methode dus geschikt moet zijn voor alle deelnemers. Vraag bijvoorbeeld aan deelnemers om de digitale functie “hand opsteken" te gebruiken, als ze iets willen toevoegen aan het gesprek of vragen hebben.
Wijs tevens iemand aan die ervoor zorgt dat alle leden betrokken worden tijdens discussies. En nog belangrijker, zorg ervoor dat iedereen van te voren de vergaderdocumenten ontvangt. Zo hebben alle deelnemers de tijd om zichzelf voor te breiden en is iedereen er klaar voor om iets bij te dragen aan de vergadering.
Ervoor zorgen dat de technologie werkt
Het testen van de software zorgt ervoor dat de vergadering vlekkeloos zal verlopen als het moment daar is. Controleer ook de internetverbinding. Zorg ervoor dat je een beroep kunt doen op de IT-afdeling, mochten er onverhoopt toch problemen voordoen.
Welke stemmethode er wordt gebruikt
Het gebruik van een digitale oplossing voor het stemmen zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier kan deelnemen en maakt het proces een stuk eenvoudiger. Zorg ervoor dat deze methode klaar staat, zodat dit voor alle deelnemers toegankelijk is.
Voordelen
Grotere participatie: Aangezien mensen vanuit verschillende locaties kunnen deelnemen, vergroot dit de invloed op het besluitvormingsproces.
Kostenefficiënter: Het feit dat deelnemers niet in eigen persoon aanwezig hoeven te zijn, scheelt in reis- en verblijfskosten.
Tijdbesparend: Reizen wordt overbodig en het inplannen van een vergadering zelf kost ook veel minder tijd.
Flexibel: Omdat de locatie geen factor is, is het makkelijker om vergaderingen te plannen op een datum dat iedereen kan.
Uitdagingen
Verbindingsproblemen: Een slechte internetverbinding of haperende virtuele vergadersoftware kan de deelname aan een vergadering verstoren.
Technische problemen: Technische problemen met de hardware en/of software kunnen zorgen voor een verminderde communicatie en participatie.
Coördinatie van verschillende soorten deelnemers: Het kan lastig zijn om ervoor te zorgen dat deelnemers op afstand zich even betrokken voelen bij de vergadering.
Veiligheid: Het delen van gevoelige informatie brengt risico’s met zich mee. Het is dus essentieel dat alle communicatiemethodes versleuteld zijn, evenals opgeslagen data.
Want to know more?
Do you have any additional questions about "Hybrid Meetings"? Speak to one of our consultants, we are here to help.
