Wat is een Board Manual?

Een board manual is een handleiding die de raad van bestuur kan volgen. Het bevat belangrijke informatie over de organisatie en alle bijbehorende bestuursprocessen. Een board manual is erg nuttig voor nieuwe bestuursleden, en eigenlijk hoort iedere nieuwe bestuurder dit document te ontvangen.

Waarom is een board manual belangrijk?

Een bestuurshandleiding is essentieel voor een goed functionerend bestuur en dit zijn een aantal redenen:

• Een bestuursoriëntatie handleiding bevat nuttige informatie over de organisatie en het bestuur. Denk aan: de structuur, procedures, strategieën en gegevens van mede-bestuursleden. 
• De handleiding zorgt ervoor dat alle bestuursdocumenten op de juiste manier worden geordend en bewaard.
• Een board manual dient als bewijs van het beleid en de procedures van het bestuur.

Onderdelen board manual

Hieronder de belangrijkste onderdelen van een effectieve bestuurshandleiding:

• Rollen en verantwoordelijkheden: De rolverdeling en verantwoordelijkheden van het bestuur en de medewerkers van de organisatie. 
• Historie: De geschiedenis van de organisatie binnen de sector. 
• Beleid: Het bestuursbeleid, plus de bijbehorende procedures.
• Structuur: De hiërarchie van de organisatie, zodat er een duidelijk beeld is van ieders verantwoordelijkheden en taken.
• Strategie: De strategische plannen en de lange termijn doelen van de organisatie.
• Missie: De missie, visie en waarden van de organisatie.
• Officiële documenten: Juridische documenten, waaronder de statuten, verzekeringspapieren en de oprichtingsakte.
• Gegevens van bestuursleden: Namen en contactinformatie.
• Financiële rapporten: De financiële gezondheid van de organisatie, plus de belangrijkste jaarlijkse financiële rapporten van het voorgaande jaar. 
• Begrotingsinformatie: De begroting en cash flow, waaronder informatie over de herkomst en de manier waarop budgetten worden besteed.

Waarom je een board manual up-to-date moet houden

Een bestuurshandleiding bestaat uit belangrijke informatie over de organisatie, waaronder het beleid. Als deze board manual niet wordt bijgewerkt zodra er veranderingen plaatsvinden, op het gebied van financiën tot werknemersregelingen, is deze niet meer effectief. Als regel kun je aanhouden dat de board manual minimaal één keer per jaar moet worden herzien en bijgewerkt. Als er echter grote veranderingen plaatsvinden, is het beter om de handleiding zo snel mogelijk aan te passen.