Wat is een Commissierapport?

Een rapport van de commissie is een gedetailleerd document waarin staat welke werkzaamheden ze hebben uitgevoerd. Evenals de besproken onderwerpen tijdens vergaderingen en aanbevelingen die hieruit naar voren zijn gekomen. Deze rapporten zijn als het ware een overzicht van de belangrijkste bevindingen van een commissie. 

Commissierapporten kunnen zowel updates zijn over het afgelopen jaar of kwartaal, maar ook worden opgesteld naar aanleiding van een onderzoek of suggesties voor het uitvoeren van nieuwe ideeën.

Doel 

Een raad van bestuur moet zich meestal bekommeren om meerdere zaken tegelijkertijd en om de werklast te verlagen benoemen ze bestuurscommissies. Deze groepen kunnen zich verdiepen in bepaalde onderwerpen en vervolgens advies geven over de vervolgstappen aan de raad.

Een commissierapport is een essentieel hulpmiddel om het bestuur te sturen bij belangrijke onderwerpen. Hierin worden alle gegevens, feiten en inzichten verzameld, zodat het bestuur weloverwogen beslissingen kan nemen.

Inhoud 

Hieronder de onderdelen die een standaard commissierapport moet bevatten:

Werkwijze

Informatie over hoe de commissie te werk is gegaan, zoals de manier waarop gegevens zijn verzameld.

Bevindingen

De belangrijkste bevindingen tijdens het proces, zoals statistieken, feiten en andere relevante informatie. 

Analyse

Uitleg over wat de gegevens betekenen en welke conclusies hieruit getrokken kunnen worden. 

Aanbevelingen

Op basis van de conclusie geeft de commissie aan wat volgens hen de beste oplossing is.

Uitvoeringsplan

In dit onderdeel staan de actiepunten die de kern vormen voor het behalen van de gewenste resultaten. 

Opmaak en toelichting

Een regulier commissierapport — jaarlijks of driemaandelijks — moet worden geschreven en ingediend zoals dit staat aangegeven in de statuten van de organisatie. Het moet een samenvatting zijn van de werkzaamheden die de commissie heeft uitgevoerd in de aangegeven periode. 

Alle commissierapporten moeten worden verstrekt aan ieder bestuurslid, voordat de vergadering plaatsvindt. Tijdens de vergadering wordt het rapport toegelicht door de voorzitter van de commissie, of een daarvoor aangewezen bestuurslid.

Goedkeuring

Er hoeft geen motie te worden ingediend voor een commissierapport. Zodra de leden het rapport onder ogen hebben gekregen, wordt het als “ontvangen” beschouwd.

Als er aanbevelingen en concrete stappen zijn die moeten worden genomen, dan moet het verslaggevende lid wel een motie indienen per actiepunt. Er is geen tweede stem nodig en alle punten worden één voor één aan het voltallige bestuur voorgelegd.