Een bestuurssecretaris, in het Engels een board secretary, is verantwoordelijk voor het efficiënt en correct functioneren van de raad van bestuur. Het is een centrale rol met veel invloed op het stimuleren van een effectieve corporate governance.
Bestuurssecretarissen ondersteunen en adviseren zowel de raad van bestuur, als het uitvoerend management.
Verantwoordelijkheden
Hieronder de belangrijkste verantwoordelijkheden van een bestuurssecretaris:
Administratieve taken
Bestuurssecretarissen hebben de taak om alle bestuursdocumenten op een overzichtelijke manier bij te houden, inclusief de notulen en officiële correspondentie. Daarnaast moeten ze een archief bijhouden van bestuursactiviteiten in het geval van een controle.
Het bestuur adviseren
De bestuurssecretaris dient op de hoogte te blijven van de beste practices, de laatste trends en relevante wettelijke vereisten. Evenals het faciliteren van beleidswijzigingen en het up to date houden van het bestuur over al deze ontwikkelingen.
Vergaderingen plannen
Samen met de voorzitter bereidt de bestuurssecretaris de vergaderagenda’s voor. Ze moeten ervoor zorgen dat alle leden de agenda en overige benodigdheden van tevoren ontvangen. Een bestuurssecretaris moet tevens een aanwezigheidslijst maken, notulen schrijven en uitdelen, en helpen met het opstellen van bestuursbesluiten.
Bewaken van de compliance
Bestuurssecretarissen moeten op de hoogte blijven van de relevante wet- en regelgeving, om ervoor te zorgen dat alle bestuursactiviteiten voldoen aan de wettelijke vereisten. Plus het bijwerken van de statuten, indien nodig.
Bestuursevaluaties uitvoeren
De bestuurssecretaris coördineert meestal het evaluatieproces van het bestuur, waaronder het uitdelen van de evaluatieformulieren, het verzamelen van de reacties en het samenvatten van de resultaten. In samenwerking met de bestuursleden zorgt de bestuurssecretaris ervoor dat dit proces aan alle voorwaarden voldoet.
De bestuurscommunicatie ondersteunen
Een andere belangrijke taak is het verbeteren van de communicatie tussen bestuurders. Dit omvat ook het aankondigen van vergaderingen en het verspreiden van vergaderstukken. De bestuurssecretaris behandelt ook de officiële correspondentie in naam van het bestuur.
Multitasking: Secretarissen besteden het grootste deel van hun tijd aan het managen van meerdere taken tegelijkertijd. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen en het op de hoogte houden van het bestuur.
Sterke communicatieve vaardigheden: Goede secretarissen weten een open communicatie te behouden met het bestuur, aandeelhouders en het uitvoerend management.
Grondige kennis van de organisatie en activiteiten: Een bestuurssecretaris moet weten hoe de organisatie in elkaar zit en hoe de verschillende afdelingen werken. Ze moeten tevens in staat zijn management theorieën te vertalen naar de praktijk.
Organisatorische vaardigheden: Goed kunnen organiseren en weten welke taken prioriteit moeten krijgen, zijn essentiële vaardigheden. De secretaris moet bijvoorbeeld een georganiseerde bestuurskalender bijhouden van belangrijke evenementen en projecten, inclusief alle data en deadlines.
Wie benoemt de bestuurssecretaris?
De raad van bestuur benoemt de bestuurssecretaris, op basis van kwalificaties, opleiding, ervaring en kennis. Grote organisaties hebben vaak een benoemingscommissie, die geschikte kandidaten kan aanbevelen voor deze functie.
Want to know more?
Do you have any additional questions about "bestuurssecretaris"? Speak to one of our consultants, we are here to help.
