Wat is een Convocatie?

Convocatie / convocaties

Een convocatie is een geschreven uitnodiging voor een vergadering en wordt in het Engels ook wel een “notice of meeting” genoemd. Het informeert leden en aandeelhouders wanneer de vergadering plaatsvindt, inclusief details zoals de datum, tijd en locatie. Er staat tevens in welke onderwerpen zullen worden besproken.

Waarom is een convocatie vereist?

Een convocatie informeert leden over de bestuursvergadering, zodat ze de specifieke datum en tijd vrij kunnen houden om belangrijke zaken te bespreken. Ze dienen op tijd te worden verstuurd, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden en/of iets kan regelen om aanwezig te kunnen zijn. Bij veel organisaties is deze termijn opgenomen in de statuten en vaak wordt een minimale periode van 14 dagen gehanteerd. 

De vergaderagenda is ook onderdeel van de convocatie, zodat deelnemers zich kunnen inlezen en eventueel vooraf onderling kunnen overleggen. 

Inhoud

In een convocatie horen de volgende dingen te staan:

  • Naam en contactinformatie van de voorzitter 
  • Naam en functie van de afzender 
  • De namen en functies van alle genodigden 
  • Wat voor vergadering het is — algemeen, jaarlijks of speciaal
  • Datum, tijd en locatie van de vergadering. (De uitnodiging moet ook van een datum worden voorzien)
  • Doel van de vergadering, bijvoorbeeld het goedkeuren van een budget of het bespreken van de vooruitgang van de organisatie 
  • De vergaderagenda — onderwerpen en actiepunten waarover moet worden gestemd
  • Instructies hoe men aan de vergadering kan deelnemen — face-to-face, hybride of online 
  • Relevante details, denk aan kledingvoorschriften of bepaalde voorzieningen 

Soorten vergaderingen waarvoor een convocatie moet worden verstuurd

Hieronder de drie verschillende soorten vergaderingen waarvoor een uitnodiging moet worden verstuurd:

  • Algemene vergaderingen

Dit soort vergaderingen zijn verplicht volgens de statuten van de organisatie. Ze worden op verschillende momenten gedurende het jaar gehouden.

  • Speciale vergaderingen

Een speciale vergadering wordt georganiseerd als er een specifiek onderwerp moet worden besproken of als er een belangrijke verandering plaatsvindt.  

  • Jaarlijkse vergaderingen

Een jaarlijkse vergadering is eveneens verplicht en meestal gaat het om de algemene ledenvergadering (ALV).

Want to know more?

Do you have any additional questions about "convocaties"?
Speak to one of our consultants, we are here to help.

Get in touch