Wat is een Tijdwaarnemer

De rol van tijdwaarnemer is erg belangrijk tijdens vergaderingen. De context van dit artikel heeft betrekking op iemand die zorgt voor productiviteit en consistentie tijdens vergaderingen. De tijdwaarnemer heeft een ondersteunende rol en helpt de voorzitter bij het doorlopen van de agendapunten, zodat leden niet te lang blijven hangen op een bepaald onderwerp.

De tijdwaarnemer, ook wel een tijdbewaker of timekeeper genoemd, zorgt ervoor dat de voorgeschreven tijd wordt benut voor ieder agendapunt, zonder dat er zaken onbesproken blijven. Als een spreker te veel tijd gebruikt, is het de verantwoordelijkheid van de timekeeper om dit te onderbreken.  

Taken en verantwoordelijkheden

Hieronder lees je wat de belangrijkste verantwoordelijkheden zijn van een tijdwaarnemer tijdens meetings:

De agenda volgen

De tijdbewaker moet ervoor zorgen dat de discussies relevant blijven aan de agenda-onderwerpen. Het is dus belangrijk om te weten wat de agendapunten zijn tijdens een vergadering, om ervoor te zorgen dat de aangegeven tijdsblokken worden gevolgd. 

Tijdmanagement

Een tijdwaarnemer moet erop toezien dat een vergadering volgens schema verloopt en dus niet langer duurt dan gepland. Hiervoor wordt de tijd bijgehouden van ieder lid dat tijdens een discussie aan het woord is, zodat het totaal aan gereserveerde tijd niet wordt overschreden. 

De voorzitter verwittigen

Als er bijna geen tijd meer over is voor een bepaald agendapunt, dan moet de tijdwaarnemer de voorzitter hierover verwittigen. 

Deelnemers waarschuwen

De tijdbewaker moet ook deelnemers tijdens de vergadering op een subtiele manier laten weten dat het tijd is om af te ronden. Dit is noodzakelijk omdat alle leden een kans moeten krijgen om deel te nemen aan een discussie. Non-verbale signalen zijn een goede manier om dit te doen.

Technieken

Hieronder een aantal technieken om ervoor te zorgen dat een meeting volgens schema verloopt: 

• Het gebruik van technologie: Fysieke of digitale apparaatjes, zoals een stopwatch of smartphone-app, kunnen worden gebruikt om tijd bij te houden. En te berekenen hoeveel tijd er nog over is voor een agendapunt.
• Toewijzen van tijd per onderwerp: Tijdens het opstellen van de agenda, kan er een bepaald tijdsblok worden toegewezen aan ieder discussiepunt, gebaseerd op de complexiteit en prioriteit. De tijdbewaker moet zich deze informatie eigen maken, om ervoor te zorgen dat ieder tijdsblok wordt gerespecteerd. 
• Afgesproken signalen: Voordat een vergadering begint, bespreekt de tijdwaarnemer met alle bestuursleden welke signalen worden gebruikt om aan te geven dat er geen tijd meer is. Deze signalen dienen subtiel te zijn en in lijn met de vergader etiquette, zodat de vergadering niet wordt verstoord. Bijvoorbeeld door met vingers aan te geven hoeveel minuten er nog over zijn, of het gebruik van tijdkaarten.