Wat is een jaarlijkse algemene vergadering?

Een jaarlijkse algemene vergadering (JAV), ook wel een annual general meeting (AGM) genoemd, is een jaarlijkse verplichte bijeenkomst waarin de organisatie en aandeelhouders de belangrijkste ontwikkelingen bespreken. De meeting kan zowel fysiek als virtueel plaatsvinden, wat afhangt van de statuten van de organisatie en de wetgeving. 

Wat is het doel van een JAV?

Een JAV zorgt ervoor dat de strategische richting van de organisatie kan worden besproken. Vaak legt de CEO of COO verantwoording af aan de aandeelhouders tijdens deze jaarlijkse vergadering.

Onderwerpen die worden besproken zijn de belangrijkste ontwikkelingen en prestaties van het afgelopen jaar, zowel de successen als teleurstellingen. De bespreking informeert overige bestuursleden en de aandeelhouders over de laatste ontwikkelingen van de organisatie.

Tijdens een JAV kunnen aandeelhouders ook eventuele zorgen uiten en vragen stellen aan het bestuur. Ook kunnen er stemmingen plaatsvinden onder de aandeelhouders, bijvoorbeeld over de remuneratie van een directeur. 

Belangrijkste onderdelen

Dit zijn de belangrijkste elementen van een JAV:

• Toespraak van de voorzitter

Een jaarlijkse algemene vergadering wordt meestal geopend door een toespraak van de voorzitter. In deze uitgebreide presentatie komen de prestaties, strategie en belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar aan bod.

• Financiële presentatie

Tijdens een JAV lichten de bestuursleden aandeelhouders in over de financiële stand van zaken, inclusief inkomsten, kasstroomoverzichten en de balans. Deze presentatie zorgt voor waardevolle inzichten over de financiële gezondheid van de organisatie en het behalen van targets. 

• Resoluties en stemmingen

Stemmen is een cruciaal onderdeel van iedere JAV, deze vergaderingen zijn zelfs de gangbare manier voor aandeelhouders om het bestuur van de organisatie te beïnvloeden. Meestal wordt van tevoren aangegeven over welke onderwerpen een stemming zal plaatsvinden. Op deze manier kan iedereen relevante informatie verzamelen om een weloverwogen keuze te maken. 

Tijdens een JAV kunnen aandeelhouders bijvoorbeeld stemmen over het benoemen van externe auditors of over het verlengen van een bepaalde functie. Om tot een stemming over te gaan is een quorum nodig. 

• Vragenronde

Aandeelhouders krijgen de gelegenheid om vragen te stellen en om opheldering te krijgen over dringende zaken. Deze vragenronde zorgt voor een betere transparantie en betrokkenheid. 

• Rapporten

Een ander belangrijk onderdeel van een jaarlijkse algemene vergadering zijn rapporten. Meerdere leidinggevende (waaronder de CEO en COO) presenteren rapporten, zodat aandeelhouders een beter beeld krijgen van de gezondheid van de organisatie. 

Voorbereiding en aankondiging

Betrokkenen moeten op de hoogte worden gesteld via een formele aankondiging, minimaal 21 dagen van tevoren. De manier waarop aandeelhouders worden geïnformeerd moet overeenkomen met de wettelijke regelgeving. 

Organisaties moeten een uitgebreide agenda opstellen en delen met de aandeelhouders. Hierin moeten alle onderdelen staan die aan bod komen, inclusief financiële rapporten, verkiezingen, en het aanstellen van auditors.