Wat betekent “Order of Business”?

”Order of business” is een verzameling van de belangrijkste agendapunten die tijdens de vergadering zullen worden besproken. Het is als het ware een handleiding, die toont hoe de meeting moet verlopen, inclusief procedures en vergaderonderwerpen.

Veelvoorkomende onderdelen

Onderwerpen die over het algemeen behoren tot de order of business zijn:

• Het openen van de vergadering

De eerste orde van zaken is het openen van de vergadering en ervoor zorgen dat er een quorum is, dit is het minimale aantal leden dat nodig is om te stemmen. De voorzitter verklaart hierna de vergadering voor geopend. 

• Notulen goedkeuren

De notulen van de voorgaande vergadering worden uitgedeeld aan alle bestuursleden voordat de vergadering plaatsvindt. De voorzitter vraagt aan het begin van de vergadering of er bezwaren zijn. Zo niet, dan worden de notulen goedgekeurd. 

• Rapportages van functionarissen en vaste commissies

Een van de eerste onderwerpen die worden behandeld, zijn de rapportages van functionarissen en vaste commissies. Omdat het meestal gaat om belangrijke zaken, is het beter dat deze als eerste worden besproken. 

• Rapportages van speciale commissies

Rapporten van speciale commissies maken niet altijd deel uit van vergaderingen, aangezien deze meestal gaan over speciale projecten. 

• Onvoltooide zaken

Onvoltooide zaken hebben betrekking op onderwerpen die nog niet aan bod zijn gekomen tijdens de voorgaande vergadering of die nog moeten worden voltooid. Hier zal over worden gediscussieerd en gestemd. 

• Nieuwe aangelegenheden

Tijdens dit gedeelte van een vergadering kunnen leden nieuwe moties en onderwerpen aandragen.

• Speciale aankondigingen

Als er aankondigingen zijn, worden deze onder de aandacht gebracht nadat de nieuwe aangelegenheden zijn besproken.

• De vergadering afronden

Het laatste onderdeel van de agenda is het sluiten van de vergadering. De voorzitter zal een motie tot het schorsen van de vergadering aandragen, die leden kunnen steunen. Hierna zal de meeting worden beëindigd.

Mogelijke aanpassingen

De vergaderagenda geeft de standaard volgorde aan van alle agendapunten, maar natuurlijk zijn er situaties waardoor deze moet worden aangepast. Bijvoorbeeld als er een dringende kwestie is of een (gast)presentatie die aan de agenda moet worden toegevoegd. 

Voordelen

Een vaste vergadervolgorde kan een vergadering op de volgende manieren verbeteren:

• Het behouden van de aandacht

Het volgen van een standaard vergaderstructuur zorgt ervoor dat bestuursleden hun tijd optimaal kunnen benutten en zich kunnen concentreren op de belangrijkste onderwerpen. 

• Ervoor zorgen dat alle onderwerpen ter sprake komen

De order of business zorgt ervoor dat alle agendapunten ook daadwerkelijk aan bod komen en dat er over alle moties wordt gestemd.

• Een verbeterde voorbereiding

Het is makkelijker om vergaderingen voor te bereiden als er een vast stramien wordt gevolgd tijdens bestuursvergaderingen.

• Een efficiëntere vergadering

De order of business zorgt ervoor dat agendapunten elkaar niet overlappen en dat ieder onderwerp aan bod komt in het daarvoor bestemde tijdsvenster.