Wat is een CAB?

Een Change Advisory Board (CAB) is een groep deskundigen, afkomstig uit verschillende delen van de organisatie. Deze specialistische adviesraad ontfermt zich over veranderingen binnen de organisatie, op het gebied van IT-systemen en zakelijke processen. Ze hebben de taak om ervoor te zorgen dat de organisatie veerkrachtig is en zich zo goed mogelijk kan aanpassen aan (geplande) wijzigingen.

Doel van een CAB

Ondersteunen van het wijzigingsbeheer

Effectief change management (of wijzigingsbeheer) is onmisbaar voor een succesvolle organisatie. De CAB heeft de taak om strategieën op dit vlak te evalueren en protocollen op te stellen. 

Continuïteit verzekeren

De CAB draagt zorg voor de uitvoering van geplande veranderingen, zodat de dagelijkse werkzaamheden en de organisatie hier zo min mogelijk hinder van hebben.

Risico’s in kaart brengen

Het identificeren van alle mogelijke risico’s die gepaard gaan met geplande wijzigingen, en het beoordelen van de eventuele invloed op de activiteiten en systemen van de organisatie. Soms draagt de CAB ook wijzigingen aan voor processen of het beleid, die deze risico’s minimaliseren. 

Taken

• Beoordelen van verzoeken: Het beoordelen van wijzigingsverzoeken door allerlei betrokkenen en de potentiële impact op de activiteiten, het beleid en de IT-infrastructuur. De CAB bepaalt of de voorgestelde veranderingen gerechtvaardigd en praktisch zijn, en uiteraard of ze overeenkomen met de strategische doelen van de organisatie. 
• Evalueren van risico’s en voordelen: Het in kaart brengen van de risico's die gepaard gaan met de implementatie van de voorgestelde veranderingen. Denk aan gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelen, waarbij wordt overlegd met alle betrokkenen. 
• Standaardprocedure opstellen: Het opstellen van een standaardproces voor het evalueren van wijzigingsvoorstellen, zodat een unanieme besluitvorming gegarandeerd is. Plus het minimaliseren van eventuele discrepanties door individuele beoordelingen. 
• Prioriteren van verzoeken: Het rangschikken van wijzigingsvoorstellen op basis van de potentiële invloed, zodat de belangrijkste wijzigingen als eerste worden doorgevoerd. Waarbij ook rekening wordt gehouden met het optimaliseren van tijd en middelen. 
• Monitoren van de implementatie: Ervoor zorgen dat de wijzigingen systematisch worden ingevoerd, zodat de continuïteit van de organisatie zo min mogelijk wordt verstoord. Evenals het direct kunnen handelen als er problemen naar boven komen.
• Evaluatie achteraf: Het evalueren van de effectiviteit, om te achterhalen of de uiteindelijke resultaten overeenkomen met de gewenste resultaten. Inclusief het opsporen van eventuele operationele tekortkomingen en het finetunen van het proces. 

Samenstelling

Leden (de kern)

• Change manager: Leidt vergaderingen en de besluitvorming, om ervoor te zorgen dat alle relevante aspecten van voorgestelde veranderingen worden overwogen. 
• Operationeel manager: Houdt toezicht op de dagelijkse werking van systemen en processen. Inclusief het geven van advies over voorgestelde veranderingen, en in welke mate deze de operationele efficiëntie en continuïteit zullen beïnvloeden.
• Manager relatiebeheer: Werkt rechtstreeks samen met klanten en partners, en zorgt ervoor dat veranderingen overeenkomen met de behoeften van zakelijke belanghebbenden.

Technische experts

• Hoofd van IT: Heeft kennis op hoog niveau van digitale oplossingen en hoe veranderingen van invloed zijn op de algehele IT-infrastructuur.
• IT functionaris: Is verantwoordelijk voor eventuele risico’s, kwetsbaarheden binnen het systeem, en dergelijke. Deze IT-specialist heeft ook de taak om ervoor te zorgen dat alle veranderingen in lijn zijn met de beveiligingsprotocollen.
• Senior netwerk ingenieur: Beheert de netwerkinfrastructuur van de organisatie en geeft advies over de invloed van eventuele veranderingen op de connectiviteit, prestaties en schaalbaarheid.

Zakelijke belanghebbenden

• Uitvoerend management: Dit team geeft strategisch inzicht en zorgt ervoor dat veranderingen passen bij de langetermijn-strategie van de organisatie.
• Afdelingshoofden: Zijn verantwoordelijk voor de invloed van wijzigingen binnen hun afdeling en helpen het voorkomen van onderbrekingen binnen de workflow.
• Project managers: Houden toezicht op lopende projecten en bekijken hoe wijzigingsvoorstellen van invloed zijn op prestaties, tijdlijnen en kosten.

Overige leden

Overige leden kunnen bestaan uit externe adviseurs (die gespecialiseerd zijn in wijzigingsmanagement) en vertegenwoordigers van andere afdelingen (van risicomanagement tot de HR-afdeling). De samenstelling verschilt per organisatie en de behoeften van dat moment. 

Tips voor CAB meetings

• Bereid een goed gestructureerde vergaderagenda voor, waarin alle reeds voltooide en aankomende wijzigingen staan (plus eventuele nieuwe verzoeken).
• Zorg ervoor dat alle relevante leden aanwezig zijn, zodat de verschillende perspectieven worden belicht en meegenomen in de besluitvorming.
• Begin iedere vergadering met het doornemen van wijzigingen uit het verleden en het beoordelen van de resultaten. Zo kunnen jullie toekomstige strategieën en wijzigingen onderbouwen.
• Reserveer tijd om de impact van ieder voorstel op de belangrijkste werkgebieden te onderzoeken en te bespreken, voordat er beslissingen worden genomen.
• Zorg voor een format waarin leden hun meningen en zorgen openlijk kunnen uiten, voor een transparant besluitvormingsproces.
• Houd nauwkeurige en gestructureerde notulen bij van alle vergaderingen, ter referentie en voor de compliance.