Robert’s Rules of Order: tijdslimieten voor sprekers

“Robert’s Rules of Order” is een handleiding voor het managen van vergaderingen. Er staan onder andere richtlijnen in om een vergadering volgens schema te laten verlopen, inclusief tijdslimieten voor het discussiëren van agendapunten.  

Volgens de tijdslimieten die beschreven zijn in Robert’s Rules of Order, krijgt ieder lid maximaal 10 minuten spreektijd per beurt. Als een organisatie andere tijdslimieten hanteert, dan dienen deze te worden gerespecteerd door de sprekers. Het is echter niet toegestaan om spreektijd door te geven aan een ander lid. 

Het doel

Het hanteren van limieten voor de spreektijd zorgt ervoor dat de focus tijdens discussies behouden blijft en het bevordert een optimale betrokkenheid. Ze zorgen er ook voor dat alles volgens schema verloopt.

Tijdslimieten zorgen tevens voor eerlijkere discussies, aangezien geen enkel lid een discussie kan domineren. Op deze manier heeft iedereen de gelegenheid om van zich te laten horen, ook leden die zich normaal gesproken meer op de achtergrond houden. 

Door een limiet te stellen aan de spreektijd worden leden gedwongen om na te denken over wat ze willen zeggen en snel tot de kern te komen. Dit zorgt ervoor dat er niet van de agendapunten wordt afgeweken, wat weer positief is voor de productiviteit. 

Hoe je limieten kunt implementeren

Kies voor Robert’s Rules

Zorg ervoor dat jullie organisatie Robert’s Rules of Order officieel aanneemt. Dit houdt in dat de regels moeten worden opgenomen in de statuten van de organisatie en dat ze een vast onderdeel worden van de vergaderetiquette.  

Wijs een leidinggevende aan

Kies iemand die zal fungeren als timekeeper, soms ook tijdbewaarder genoemd. Deze persoon is verantwoordelijk voor het bijhouden van de spreektijden en het naleven van de limieten tijdens vergaderingen. De timekeeper wordt meestal geselecteerd door de secretaris of voorzitter. 

Maak gebruik van hulpmiddelen 

Tools zoals een stopwatch, timer of digitale klok kunnen worden gebruikt om de taken als timekeeper efficiënt en accuraat uit te voeren. Zorg ervoor dat de klok een prominente plek heeft in de ruimte, zodat zowel de spreker als andere leden deze kunnen zien.

Uitzonderingen

Volgens de richtlijnen van Robert’s Rules of Order zijn er een aantal uitzonderingen mogelijk voor het aanpassen van de spreektijd:

• Inkorten of verlengen: Als een lid van mening is dat de spreektijd voor een bepaald onderwerp moet worden aangepast, dan kan dit worden aangekaart middels een motie. Om deze motie aan te nemen dient iemand deze te ondersteunen en moet minimaal twee derde van alle aanwezigen het hiermee eens zijn. 
• Regels opschorten: Leden kunnen vragen om de regels tijdelijk op te schorten, vanwege een specifiek onderwerp of spreker. Ook dit verloopt door middel van het indienen van een motie. 
• Informeel besluit: Als een informele motie wordt aangenomen, handelt het bestuursorgaan in feite als dat van een commissie. Dit betekent dat er geen tijdslimieten meer gelden nadat een meerderheid van de bestuursleden besluit om de motie aan te nemen. 
• Debat sluiten: Deze motie wordt door een lid aangedragen als deze van mening is dat een discussie kan worden afgerond en het tijd is om over te gaan tot stemming. Ook deze motie dient te worden ondersteund door een tweede lid en heeft twee derde van de stemmen nodig. 

Hoe om te gaan met tijdsovertredingen

• Als een lid de tijdslimiet bijna heeft bereikt, is het aan de voorzitter om deze persoon op een vriendelijke manier op de hoogte te brengen. Aangezien het tijd is om af te ronden.
• Zodra een tijdslimiet wordt overschreden dient de voorzitter het daarvoor afgesproken gebaar of signaal te tonen, zodat het lid in kwestie weet dat de tijd erop zit. 
• Indien een lid herhaaldelijk de tijdslimieten overtreedt, kan de voorzitter het lid een waarschuwing geven of deze persoon eraan herinneren dat er tijdslimieten gelden. 
• Een ander lid kan een punt van orde indienen, als een spreker te lang aan het woord blijft. De voorzitter heeft de autoriteit om deze aan te nemen of af te keuren, en kan indien nodig overgaan tot actie.