Wat betekent Instemming tijdens vergaderingen?

Instemming tijdens bestuursvergaderingen gaat over het goedkeuren van een bepaalde actie door bestuursleden. Dit kan gaan over een actiepunt, een beleidswijziging of een andere kwestie, waarbij het belangrijk is dat leden deze goedkeuren voordat kan worden overgegaan tot implementatie. 

Een formele instemming vindt altijd plaats tijdens een vergadering, vooral als het gaat om een specifieke situatie die het bestuur eerst dient te bespreken. 

Wanneer is een instemming vereist?

Over het algemeen is een instemming vereist voor onderstaande situaties:

• Wijzigen van de statuten of het beleid van de organisatie
• Verrichten van zakelijke transacties
• Vaststellen van de jaarlijkse begroting
• Wijzigen of accepteren van de vergaderagenda
• Wijzigen of goedkeuren van de notulen
• Toewijzen van actiepunten 
• Ontslaan of aanstellen van een bestuurslid
• Naamsverandering organisatie

Met welke factoren moet rekening worden gehouden tijdens een instemming?

Een instemming gaat altijd over een specifieke kwestie uit de vergaderagenda. Hieronder een aantal dingen om rekening mee te houden:

• Als oude zaken worden besproken waarover reeds gediscussieerd is door bestuursleden, dan is een formele instemming voldoende. De kwestie dient niet opnieuw te worden besproken.
• Als het gaat om nieuwe zaken, dan zal de voorzitter aangeven dat deze moet worden verplaatst naar het discussie gedeelte van de bestuursvergadering. Zo kunnen leden eerst debatteren, voordat er wordt overgegaan tot een instemming
• Als het gaat om een routinekwestie, dan is een instemming via een unanieme geschreven consensus voldoende. 

Het is belangrijk dat over alle agendapunten wordt gestemd. Zodat deze kunnen worden goedgekeurd, afgewezen of uitgesteld, voordat de vergadering wordt afgesloten. 

Wat is het proces van een instemmingsverzoek?

Een instemmingsverzoek over een bepaald onderwerp wordt als eerste toegevoegd aan de vergaderagenda. Bestuursleden kunnen vervolgens de bijbehorende documenten doornemen om zich voor te bereiden. Het onderwerp zal tijdens de vergadering aan bod komen en de voorzitter zal tenslotte vragen om een formele stemming.